ট্রান্সফার নিয়ে যাঁরা অন্য বিদ্যালয়ে জয়েন করেছেন তাঁরা ভবিষ্যতে চাকরি সংক্রান্ত জটিলতা এড়াতে কোন কোন ডকুমেন্ট কীভাবে নিজের অথবা নতুন স্কুলের হেফাজতে রাখবেন। — – SHAMIM RAHAMAN, HM
——————————————————————————————–
১) APPOINTMENT RECOMMENDATION —
এসএসসি দ্বারা সিলেক্টেড ক্যান্ডিডেটরা আপনার প্রথম অ্যাপয়েন্টমেন্ট এর এসএসসি রেকমেন্ডেশন সযত্নে রাখুন। স্কুলের হেফাজতে একটা কপি আর নিজের কাছে একটা কপি। যদি এটা হারিয়ে ফেলেন তাহলে একটা জেনারেল ডায়েরি করে অবিলম্বে এসএসসি তে ডুপ্লিকেট কপি পাওয়ার জন্য আবেদন করুন। নিশ্চিত করুন এতে আপনার নাম ঠিকানা ঠিক লেখা আছে কি না। অবশ্য চাকরি পাওয়ার পরে ঠিকানা পরিবর্তন হতেই পারে। তাতে কোনো অসুবিধা নাই।
২) Appointment Letter —
আগের চাকরিটা যদি প্রথম চাকরি হয় তাহলে তার Appointment Letter ( এমসি দ্বারা বা WBBSE দ্বারা ) সযত্নে রাখুন । একটা জেরক্সড কপি স্কুলের হেফাজতে আর অরিজিনাল কপি নিজের কাছে। হারিয়ে গেলে স্কুলের থেকে কপিটা নিয়ে একটা জেরক্স attested করিয়ে নিজের কাছে রাখুন। এতেও নাম ঠিকানা যেন ঠিক থাকে।
৩) কনফার্মেশন অর্ডার —
যদি ফার্স্ট জয়েনিং এর Appointment Letter এমসি দ্বারা ইস্যু হয়ে থাকে তাহলে কনফার্মেশন অর্ডার বলতে বোঝায় সেই সংক্রান্ত এমসি রেজোলিউশন এর কপি। এর সঙ্গে এই সংক্রান্ত HOI এর একটা সার্টিফিকেট নিয়ে রাখতেও পারেন, যদিও এটা বাধ্যতামূলক নয়। কিন্তু কনফার্মেশন এর এমসি রেজোলিউশন এর একটা কপি অবশ্যই স্কুলের ফাইল এ আর একটা নিজের কাছে রাখবেন। যদি কোনো কারনে কনফার্মেশন রেজোলিউশন আগে না করা হয়ে থাকে তাহলে এখনকার ডেট দিয়েই একটা Post Facto Resolution করে দিতে বলুন আগের স্কুলকে। 2018 এর পরে জয়েনিং হলে অবশ্য কনফার্মেশন অর্ডার আসবে বোর্ড থেকে। দুই বছর চাকরি হয়ে গেলে আপনার HOI কি Confirmation এর জন্য Prayer ডি আই এর মাধ্যমে বোর্ডে পাঠিয়েছেন ? সেটা খোঁজ নিন। যদি বোর্ড থেকে কনফার্মেশন এর অর্ডার পেয়ে গিয়ে থাকেন তাহলে তার এক কপি স্কুলে আর এক কপি নিজের কাছে রাখুন। যদি স্কুল কনফার্মেশন Prayer পাঠিয়ে থাকে কিন্তু এখনো বোর্ডের অর্ডার আসেনি এমন হয় তাহলে সেই আবেদনের একটা Received কপি নিজের কাছে রাখুন ( যদি আগের স্কুলের HOI দেন) ।
৪) No Liability and No Litigation – Certificate —
এটি অবশ্যই আগের স্কুলের HOI এর নিকট থেকে নিয়ে রাখবেন। একটা কপি স্কুলে একটা নিজের কাছে রাখবেন।
৫) Experience Certificate —
এটা দরকার হবে ভবিষ্যতে HM নিয়োগের পরীক্ষা দিতে চাইলে। এটাও একটা নিজের কাছে, একটা স্কুলে রাখুন।
৬) কোয়ালিফিকেশন বাড়ানোর পরীক্ষা দিয়ে থাকলে তার পারমিশন ও স্টাডি লিভ অনুমোদন সংক্রান্ত নথি —–
যদি আপনি কোনও Subject এ পি জি করে থাকেন তাহলে সেটা করার জন্য যে এমসি রেজোলিউশন এ আপনাকে পারমিশন দেওয়া হয়েছিল তার জেরক্স attested copy সংগ্রহ করে রাখুন। ভালো করে দেখে নেবেন এমসি রেজোলিউশন এ আপনার একাডেমিক সেশন ও সাবজেক্ট উল্লেখ করে আপনাকে ঐ পড়াশোনাটা করার জন্য অনুমতি দেওয়া হলো — এই কথাটা পরিষ্কার করে লেখা আছে কি না। এছাড়া যদি ডি আই এর থেকে এই ব্যাপারে Prior Permission পেয়ে থাকেন তাহলে তার কপি। যদি ঐ পরীক্ষার জন্য স্টাডি লিভ নিয়ে থাকেন তাহলে বোর্ডের থেকে প্রাপ্ত সেই স্টাডি লিভ অনুমোদনের কপি। আর রাখবেন ঐ পরীক্ষার একটি প্রোগ্রাম। যদি CL নিয়ে বা হাফ এভারেজ পে লিভ নিয়ে পরীক্ষা দিয়ে থাকেন তাহলে অ্যাটেনডেন্স রেজিষ্টারের ওই দিনগুলির জায়গাটার জেরক্স কপি। এগুলি সব যত্ন করে রাখবেন এক কপি স্কুলে আর একটা কপি নিজের কাছে।
৭) Higher Scale Sanctioning Order —
যদি আপনি পরবর্তীকালে higher scale পান তাহলে সেটা অনুমোদনের কপি স্কুলে এবং নিজের কাছে রেখে দিন।
৮) কোর্ট অর্ডার —
যদি আপনার চাকরি সংক্রান্ত কোনো কোর্ট অর্ডার থাকে তাহলে সেটার কপি স্কুল এবং নিজের কাছে রাখুন।
৯) অপশন ও পে ফিক্সেশন
আগের স্কুলে যদি কোনো ROPA এর অপশন ও fixation হয়ে থাকে তাহলে অবশ্যই ঐ স্কুল থেকে তার অরিজিনাল কপিগুলো নিয়ে এসে নতুন স্কুলে জমা করুন। আর ঐ গুলির একটা করে Attested copy নিজের কাছে রাখুন। এই অরিজিনাল কপিগুলি কিন্তু আপনার Retirement এর সময় লাগবে। এই সূত্রে একটা কথা বলে দিই। আগের স্কুলে যদি আপনার জয়েনিং 01/01/2006 থেকে 31/03/2009 এর মধ্যে হয় তাহলে ROPA 2009 এর শুধু FIXATION পাবেন অপশন পাবেন না, দরকারও নেই। আর আগের স্কুলে যদি আপনার জয়েনিং 01/01/2016 থেকে 31/12/2019 এর মধ্যে হয় তাহলে আপনি ROPA 2019 এর শুধু FIXATION পাবেন, অপশন পাবেন না, দরকারও নেই। এছাড়া higher স্কেলে পে fixation যদি আগের স্কুলে হয়ে থাকে তারও অরিজিনাল কপি নিয়ে রাখুন।
১০) Last Pay Certificate ( LPC) —
ইতিমধ্যেই আশা করা যায় ডি আই এর Countersigned করা লাস্ট পে সার্টিফিকেট আগের স্কুল থেকে নিয়ে নতুন স্কুলে জমা দিয়েছেন। এর একটা কপি নিজের কাছে রাখুন।
১১) ছুটি সংক্রান্ত সার্টিফিকেট —
আগের স্কুলে যত রকম ছুটি নিয়েছেন ( যে বছরে রিলিজ নিয়েছিলেন শুধুমাত্র সেই বছরের CL সহ ) তার একটা সার্টিফিকেট HOI এর থেকে নিয়ে রাখবেন।
১২) সার্ভিসবুক —
এটা ভীষণ ইম্পর্ট্যান্ট। যদি আগের স্কুল অন্য জেলায় হয় তাহলে এতে অবশ্যই আগের ডি আই এর Countersign থাকবে। সার্ভিসবুকটা যেন নিয়ম মেনে filled up থাকে সেটা দেখে নিতে হবে। সেখানে যেন সমস্ত এসএসসি রেকমেন্ডেশন , অ্যাপ্রুভাল, কনফার্মেশন, লিভ, পে স্কেল, স্কুলের রিকগনিশন ও গ্রান্ট ইন এড/ স্যালারি ডেফিসিট স্কিম মেমো , Pay Fixation, পে স্কেল, 10/20/18 এর বেনিফিট যথাযথ ভাবে নোট করা থাকে। আর যদি সেই স্কুলে চাকরিরত অবস্থায় এডুকেশনাল কোয়ালিফিকেশন বাড়িয়ে থাকেন তাহলে যেন সার্ভিস বুকের প্রথম পাতায় নির্দিষ্ট কলমে সেটা এবং তার লাস্ট ডেট অফ এক্সাম নোট করা হয় ।সার্ভিস বুকের অরিজিনাল কপি নতুন স্কুলে জমা থাকবে। সেই সার্ভিসবুকটাতেই চাইলে নতুন স্কুলের এন্ট্রি তারপর থেকে করতে পারবেন। এই সার্ভিস বুকের একটা ডুপ্লিকেট কপি আপনার কাছে দেওয়ার জন্য HOI কে অনুরোধ করতে পারেন। পাবেনই এমন নিশ্চয়তা নেই।
১৩) ট্রান্সফার অর্ডার ও ট্রান্সফার রেকমেন্ডেশন অর্ডার —
এসএসসি কর্তৃক প্রদত্ত ট্রান্সফার রেকমেন্ডেশন অর্ডার ও WBBSE কর্তৃক প্রদত্ত ট্রান্সফার অর্ডার সযত্নে স্কুলে ও নিজের কাছে রাখুন।
১৪) রিলিজ অর্ডার —
আগের স্কুলের HOI এর দ্বারা ইস্যু করা রিলিজ অর্ডার অবশ্যই নিজের কাছে ও স্কুলে রাখুন। দেখে নেবেন রিলিজ অর্ডারে যেন উল্লেখ থাকে যে আগের স্কুলে শেষ দিনে বিকেল সাড়ে চারটার সময় আপনাকে রিলিজ করা হলো। ডেট ও টাইম যেন উল্লেখ থাকে।
১৫) গুরুত্বপূর্ণ এমসি রেজোলিউশন এর কপি —
আগের স্কুল থেকে দুটি এমসি রেজোলিউশন এর কপি নিয়ে রাখবেন। একটি হলো আপনাকে অ্যাপয়েন্টমেন্ট লেটার ছাড়ার সিদ্ধান্ত নেওয়ার ও আপনার জয়েনিং এর পর আপনার জয়েনিং একসেপ্ট করার রেজোলিউশন।
১৬) Overdrawn Amount ফেরত দেওয়ার প্রমাণপত্র
যদি কখনো স্যালারি বা অন্য কোনো কারনে Overdrawn হয়ে থাকে এবং সেই টাকা আপনি ফেরত দিয়ে থাকেন তাহলে তার প্রমাণপত্র সযত্নে রক্ষা করুন। একটা স্কুলের কাছে। আর একটা নিজের কাছে। এই ফেরত দুইভাবে হয় । প্রথমতঃ , পরবর্তী স্যালারি রিকুইজিশন করার সময় পার্ট স্যালারি করে IOSMS এ Overdrawn Amount টা বাদ দিয়ে রিকুইজিশন সাবমিট করা। দ্বিতীয়তঃ, TR 7 চালান দিয়ে ট্রেজারিতে ( ব্যাংকের মাধ্যমে ) ফেরত দেওয়া। এখানে উল্লেখ্য দ্বিতীয় পদ্ধতিটাই অপেক্ষাকৃত বেশি ভালো। যদি স্যালারি রিকুইজিশন এর মাধ্যমে ফেরত দিয়ে থাকেন তাহলে সংশ্লিষ্ট মাস বা মাসগুলির স্যালারি রিকুইজিশন এর কপি। আর যদি TR 7 চালান দিয়ে ফেরত দিয়ে থাকেন তাহলে সেই চালানের কপি ( অরিজিনাল ) স্কুলে রাখুন। ডুপ্লিকেট নিজের কাছে রাখুন। আর ঐ সময়টির Acquittance Roll এর জেরক্স attested কপিও নিয়ে রাখুন।
১৭) পিএফ সংক্রান্ত ডকুমেন্টস —
আগের স্কুল থেকে পি এফ এর year wise statement , পি এফ ট্রান্সফার এর অর্ডার কপি আর পি এফ ট্রান্সফারের TR চালান সযত্নে রাখুন স্কুলে এবং নিজের কাছে। ধন্যবাদ।
১৮) Post Sanctioning Memo , ডি আই এর Prior Permission এর অর্ডার ও 100 পয়েন্ট রোস্টার এর কপি —–
আপনি যে পোস্টে নিযুক্ত হয়েছিলেন সেই পোস্টের Post Sanctioning Memo ও সেই নিয়োগের জন্য ডি আই এর Prior Permission এর কপি অবশ্যই রাখতে হবে। এগুলির অরিজিনাল কপি পাবেন না। Xeroxed কপি নিতে হবে। 100 পয়েন্ট রোস্টার খাতায় যেখানটায় আপনার নাম আছে সেখানটার একটা Xerox কপি রাখুন নিজের কাছে। এখানে উল্লেখ্য সব ক্ষেত্রে Post Sanctioning Memo নাও পাওয়া যেতে পারে। তবে রেগুলার ষ্টাফ প্যাটার্ন এর মধ্যে নিয়োগ হলে স্কুলের রিকগনিশন মেমোই Post Sanctioning Memo এর কাজ করবে। কিন্তু অ্যাডিশনাল পোস্টে নিয়োগের ক্ষেত্রে Post Sanctioning Memo থাকতে হবে।
১৯) অ্যাডিশনাল পোস্টের ক্ষেত্রে —
অ্যাডিশনাল পোস্টের ক্ষেত্রে সাধারনত প্রথম অ্যাপ্রুভাল টা টেম্পোরারি দেয়। তারপর দুই বছর অতিক্রান্ত হলে অ্যাডিশনাল পোস্টের Retention ও পার্মানেন্ট অ্যাপ্রুভাল একসঙ্গে পাওয়া যায় ডি আই অফিস থেকে। এগুলির অরিজিনাল ও ডুপ্লিকেট কপি স্কুলে ও নিজের কাছে রাখুন।
২০) স্কুল সংক্রান্ত তথ্য —-
আগের স্কুলের সমস্ত রিকগনিশন মেমো ( Jr High/High/ HS ) এবং গ্রান্ট ইন এড বা স্যালারি ডেফিসিট স্কিম মেমো এর জেরক্স কপি স্কুলে ও নিজের কাছে রাখুন। — SHAMIM RAHAMAN, HM।
©Kamaleshforeducation.in (2023)