একজন কর্মচারীকে চাকরিতে কি কি বিষয়ে সচেতন থাকতে হবে (নিজের ব্যাপারে) যাতে at the time of retirement তার অসুবিধা না হয়।
1) প্রথমেই নিজের service book টা ভালো করে দেখতে হবে। নামের বানান, জন্মতারিখ সহ যাবতীয় information ঠিক আছে কিনা দেখে নিতে হবে। এরপর দেখতে হবে যতদূর entry হয়েছে, ততদূর পর্যন্ত সব তথ্য সঠিক ভাবে উল্লেখ করা হয়েছে কিনা। Annual increment, কোনো ধরনের functional or non functional promotion এবং অবশ্যই নিয়মমাফিক বছরে একবার service verification হয়েছে কিনা। একই সঙ্গে দেখবেন প্রত্যেকটা entry এর সাপেক্ষে যথাযথ record আছে কিনা। যেমন কোনো ধরনের promotion, pay fixation ইত্যাদি entry হলে তার order copy যেন service book এ রাখা থাকে। Service Book এ ওই সমস্ত copy থাকুক বা না থাকুক, আপনার কাছে যেন চাকরির appointment letter থেকে শুরু করে প্রতিটি documents সযত্নে রাখা থাকে। প্রতিটা entry যেন head of the office বা authorised person এর সই থাকে।
তার সাথে চেষ্টা করুন যাতে অফিস service book in duplicate খুলে দেয়।। একান্তই যদি সেটা সম্ভবপর না হয় তাহলে প্রতি বছর photocopy of service book বানিয়ে রাখুন।
2) এখন HRMS থেকে সবকিছু auto calculation হয়ে যায় software এর দৌলতে। তবুও উচিত হবে প্রতি মাসে নিজের payslip download করে একবার চোখ বুলিয়ে নেওয়া। বিশেষ করে কোনো promotion জনিত pay fixation annual increment ইত্যাদি বিষয়গুলো একবার দেখে রাখুন। কোথাও কোনো ধরনের অসঙ্গতি পাওয়া গেলেই সাথে সাথেই অফিসের নজরে আনুন। কোনো ধরনের overdrawn হয়ে থাকলে সেটা যাতে ঠিকমতো কেটে নেওয়া হয়, সেই বিষয়ে অবশ্যই উদ্যোগ নিতে হবে। নাহলে retirement এর সময়ে অশেষ দুর্ভোগ পোহাতে হতে পারে।
3) গুরুত্বপূর্ণ একটা বিষয় হচ্ছে nomination. GPF, Gratuity এগুলোর nomination যথাযথ ভাবে করে রাখবেন।
4) GPF এর deduction যাতে প্রতি মাসে নিময়মতো হয় সেদিকেও নজর দিতে হবে। কোনো মাসের GPF কাটা না হলে যাতে তার arrear পরবর্তী সময়ে কাটা হয় এবং missing credit থাকলে তা অফিসের মাধ্যমে AG এর সাথে যোগাযোগ করে প্রয়োজনীয় rectification করানোর উদ্যোগ নেবেন। প্রতি বছর GPF account statement download করে যাবতীয় তথ্য ভালো করে দেখে নিতে হবে যে ঠিক আছে কিনা।
5) Service Book এ কোনো ধরনের authorised absence থাকলে সেটা যেন dies-non বা EOL এর মাধ্যমে regulrise করা হয় এবং তার সপক্ষে যেন office order অবশ্যই থাকে।
6) Retirement এর অন্ততঃ 06 মাস আগে পেনশনের কাগজপত্র AG তে জমা পড়ে সেটা দেখতে হবে।
7) অবসর গ্রহণের 01 বছর আগে থেকে GPF 90% pre retirement withdrawal তুলে নেওয়া উচিত।
প্রতি বছর নিয়মমাফিক declaration of assets জমা দেওয়া, HRA declaration জমা দেওয়া (যদি প্রযোজ্য হয়), দূরে কোথাও যাওয়ার আগে station leave application দেওয়া, অন্য কোনো ব্যবসা ও intraday trading এ সরাসরি যুক্ত না হওয়া, প্রতক্ষভাবে স্বনামে কোনো রাজনৈতিক দলের সদস্যপদ গ্রহণ না করা (Trade Union করা কর্মচারীর অধিকার), কখনও কোনো show cause notice পেলে ভয় না পেয়ে অবশ্যই তার উত্তর দেওয়া, বিদেশ যাত্রা করতে চাইলে অবশ্যই অনুমতি নেওয়া, নিজের বিরুদ্ধে রাজ্য vigilance commission এর তরফ থেকে কোনো লিখিত অভিযোগ এলে অবসর গ্রহণের আগে যথাযথ তদন্ত শেষ করে অবশ্যই clearence নেওয়া এই ধরনের ব্যাপারগুলো খেয়াল রাখবেন।9) অবশ্যই চাকরি সংক্রান্ত কিছু basic rules and regulations জেনে রাখা উচিত। যেমন – leave rules, probation and confirmation rules, determination of seniority rules, promotion policy, gradation list and point of roster সংক্রান্ত মূল বিষয়গুলো ইত্যাদি।
এছাড়াও আর একটা বিষয় সবার অল্পবিস্তর জেনে রাখা প্রয়োজন West Bengal Services (Classification Control and Appeal)Rules 1971 এবং সেই সাথে Section 197 of CRPC 1973. আপনার বিরুদ্ধে বিভাগীয় ব্যবস্থা গ্রহণের ব্যাপার থাকলে বা কোনো ধরনের তদন্ত হলে এগুলো তখন কাজে লাগবে। না জানা থাকলে ভুল পথে চালিত হতে পারেন।
আবার বলছি ভয় পাওয়ার কিছু নেই। উপরের বিষয়গুলো নিয়ে একটু সচেতন থাকবেন কেবলমাত্র।