জয়েনিং রিপোর্ট। চাকরি জীবনের একটি অতি গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট। কিন্তু কোনও সরকারি নির্দেশিকায় এটির কোনও ফরম্যাট দেওয়া হয়নি। তাই অনেকেই কনফিউশন এ পড়েন এটা কী ভাবে লেখা হবে। আমি জয়েনিং রিপোর্ট এর একটা মডেল ফরম্যাট দিলাম নীচে।
এটি কী ভাবে ধাপে ধাপে পূরণ করা হবে তার একটা নির্দেশিকা নীচে দিয়েছি নোটের মাধ্যমে।
নোটগুলি খেয়াল করবেন। —–
—————————
PART – 1
———————-
TO
The Headmaster/ Headmistress/ TIC and Secretary
—————————School
—————————————————–( Address of the school)
Subject – Joining Report
Sir/ Madam,
I , ———————-, son / daughter of —————-, of —————— ( Permanent address) , beg to draw your kind attention to the fact that today ———– ( date of joining ) at 10.30 a m I am joining the post of Assistant Teacher/ Clerk/ Group D staff in your school after being recommended for the said appointment by the WBSSC vide Memo No ———-, dated ——–, and subsequently having received my Appointment Letter from the MC/ Administrator of the school/ WBBSE vide Memo No ——, dated—–.
Please allow me to join the said post and hand over me a copy of my Joining Report duly accepted by the school authority.
Yours faithfully,
————————–
Place ———–
Date ————
———————
PART — 2
———————–
Allowed to join the above mentioned post w.e.f. ——– ( forenoon ) after thorough checking of the requisite documents and this letter is being forwarded to the MC / Administrator of the school for kind perusal.
Date- —————
( HOI)
————————
PART — 3
———————–
Memo No — Date —
Joining of ——————-, AT/Clerk/ Group D staff of this school , w.e.f. ——— has been accepted and approved by the MC/ Administrator of the school vide Resolution No ——-, dated—– .
——————– ————————
President / HOI / Administrator
==========================================
Note –
============================================
১) এই জয়েনিং রিপোর্টটার তিনটে পার্টই একসঙ্গে থাকবে। তবে জয়েনিং এর দিন কেবল মাত্র প্রথম ও দ্বিতীয় পার্ট পূরণ করা অবস্থায় এটি হাতে পাবেন ক্যান্ডিডেট। কিছুদিন পরে তিনি তৃতীয় পার্ট সহ সমগ্র রিপোর্টটি পূরণ করা অবস্থায় পাবেন। এটা কী ভাবে হবে নীচে দেওয়া হলো।
২) Joining এর দিন এই লেটারটা সংশ্লিষ্ট স্টাফের থেকে পাওয়ার পর HOI লেটারটির দ্বিতীয় পার্ট এ তাঁর সই করে এক কপি ঐ স্টাফকে দিয়ে দেবেন। লেটারটিতে তখনও প্রেসিডেন্ট/ অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর সই হয়নি বা রেজোলিউশন নং লেখা হয়নি। তাই লেটারটার তৃতীয় অংশটা HOI একটা দাগ দিয়ে কেটে দেবেন।
৩ ) এরপর HOI সেটা এমসি/ অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর নিকট ফরওয়ার্ড করবেন তাদের Acceptance ও Approval এর জন্য।
৪ ) কিছুদিন পরে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর / এমসি রেজোলিউশন করে এই জয়েনিং Acept ও Approve করবেন।
৫ ) উপরোক্ত রেজোলিউশন হয়ে যাওয়ার পর HOI এই জয়েনিং রিপোর্ট এর আর দুটি কপি নিয়ে সেগুলির তিনটি পার্টই সম্পূর্ণরূপে পূরণ করবেন। উপরে লিখে দেবেন ” JOINING REPORT”। নির্দিষ্ট জায়গায় স্কুলের মেমো নং ও ডেট বসাবেন। তাতে নিজে সই করবেন এবং প্রেসিডেন্ট / অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর সই করিয়ে নেবেন।
৬) এরপর এক কপির উপর সংশ্লিষ্ট স্টাফের দ্বারা রিসিভ করিয়ে নিয়ে অন্য কপিটা তাকে দিয়ে দেবেন। আর Received Copy টা ঐ স্টাফের ফাইল রেখে স্কুলে সংরক্ষণ করবেন। —-
SOURCE-SMR