সংশ্লিষ্ট সবার জ্ঞাতার্থে জয়েনিং রিপোর্ট সংক্রান্ত পোস্টটি সামান্য পরিমার্জন করে আর একবার দিলাম নীচে।
—————————————————–
জয়েনিং রিপোর্ট। চাকরি জীবনের একটি অতি গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট। কিন্তু কোনও সরকারি নির্দেশিকায় এটির কোনও ফরম্যাট দেওয়া হয়নি। তাই অনেকেই কনফিউশন এ পড়েন এটা কী ভাবে লেখা হবে। আমি জয়েনিং রিপোর্ট এর একটা মডেল ফরম্যাট দিলাম নীচে। এটি কী ভাবে ধাপে ধাপে পূরণ করা হবে তার একটা নির্দেশিকা নীচে দিয়েছি নোটের মাধ্যমে। নোটগুলি খেয়াল করবেন।  
—————————————————————————————–—————-
PART – 1
———————-

TO
The Headmaster/ Headmistress/ TIC and Secretary
—————————School
—————————————————–( Address of the school)
Subject – Joining Report
Sir/ Madam,
I , ———————-, son / daughter of —————-, of —————— ( Permanent address) , beg to draw your kind attention to the fact that today ———– ( date of joining ) at 10.30 a m I am joining the post of Assistant Teacher/ Clerk/ Group D staff in your school after being recommended for the said appointment by the WBSSC vide Memo No ———-, dated ——–, and subsequently having received my Appointment Letter from the MC/ Administrator of the school/ WBBSE vide Memo No ——, dated—–.
Please allow me to join the said post and hand over me a copy of my Joining Report duly accepted by the school authority.
Yours faithfully,
————————–
Place ———–
Date ————

—————————————————-
PART — 2
———————–

Allowed to join the above mentioned post w.e.f. ——– ( forenoon ) after thorough checking of the requisite documents and this letter is being forwarded to the MC / Administrator of the school for kind perusal.
Date- —————

( HOI)

————————————————-
PART — 3
———————–

Memo No — Date —
Joining of ——————-, AT/Clerk/ Group D staff of this school , w.e.f. ——— has been accepted and approved by the MC/ Administrator of the school vide Resolution No ——-, dated—– .
——————– ————————

President / HOI
Administrator

Note – ১) Joining এর দিন এই জয়েনিং রিপোর্টের Part 1 পূরণ করে এবং নির্ধারিত জায়গায় সই ও তারিখ দিয়ে এটা HOI এর হাতে এর চার কপি জমা দেবেন ক্যান্ডিডেট। জয়েনিং রিপোর্টগুলির তিনটে পার্টই কিন্তু একসঙ্গেই থাকবে। অর্থাৎ ক্যান্ডিডেট শুধুমাত্র প্রথম পার্ট পূরণ করে দেবেন। কিন্তু দ্বিতীয় ও তৃতীয় পার্ট ফাঁকাই থাকবে। একসঙ্গে থাকবে।

 

২) Joining এর দিন এই লেটারটা সংশ্লিষ্ট স্টাফের থেকে পাওয়ার পর HOI লেটারটির সব কপিগুলির ( চারটে কপিরই) Part 2 পূরণ করে নির্ধারিত জায়গায় নিজের সই ও সিল দেবেন। ডেট দেবেন। রিপোর্টটিতে তখনও Part 3 অংশটা পূরণ করা হয়নি। অর্থাৎ তখনও সেটিতে প্রেসিডেন্ট/ অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর সই হয়নি এবং রেজোলিউশন নং লেখা হয়নি। এবার ঐ Part 1 এবং Part 2 পূরণ করা চার কপির মধ্যে দুই কপি নিয়ে সেগুলির Part 3 টা অংশটা HOI একটা দাগ দিয়ে কেটে দেবেন। ঐ Part 1 এবং Part 2 পূরণ করা দুই কপির একেবারে উপরে ফাঁকা সাদা জায়গায় HOI লাল কালি দিয়ে লিখে দেবেন — “PROVISIONAL JOINING REPORT”। এরপরে জয়েনিং এর দিনেই HOI এই দুই কপি প্রভিশনাল জয়েনিং রিপোর্টের একটা কপিতে ক্যান্ডিডেটকে দিয়ে রিসিভ করিয়ে নিয়ে অপর কপিটি তাকে দিয়ে দেবেন। মনে রাখতে হবে ক্যান্ডিডেট কিন্তু তখনও ফাইনাল জয়েনিং রিপোর্ট পেলেন না। কেবল একটি প্রভিশনাল রিপোর্ট হাতে পেলেন। তখনও ক্যান্ডিডেট এর Received copy টি ছাড়াও শুধুমাত্র Part 1 এবং Part 2 পূরণ করা দুটি কপি HOI কাছে থাকলো।

 

৩ ) এরপর HOI সেই Part 1 এবং Part 2 পূরণ করা দুই কপি জয়েনিং রিপোর্ট এমসি/ অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর নিকট ফরওয়ার্ড করবেন তাদের Acceptance ও Approval এর জন্য।

 

৪ ) কিছুদিন পরে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর / এমসি রেজোলিউশন করে এই জয়েনিং Acept ও Approve করবেন।

 

৫ ) উপরোক্ত রেজোলিউশন হয়ে যাওয়ার পর HOI জয়েনিং রিপোর্ট উক্ত দুটি কপি নিয়ে সেগুলির Part 3 সম্পূর্ণরূপে পূরণ করবেন। নির্ধারিত জায়গায় ঐ জয়েনিং একসেপ্ট করার রেজোলিউশন নং ও ডেট লিখে দেবেন।এইবার জয়েনিং রিপোর্টটি সম্পূর্ণরূপে পূরণ করার কাজ শেষ হলো। উপরে লিখে দেবেন “FINAL JOINING REPORT”। নির্দিষ্ট জায়গায় স্কুলের মেমো নং ও ডেট বসাবেন। তাতে নিজে সই করবেন এবং প্রেসিডেন্ট / অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর সই করিয়ে নেবেন। সিল দেবেন। ডেট দেবেন।

৬) এরপর এই ফাইন্যাল জয়েনিং রিপোর্ট দুটির মধ্যে একটি কপির উপর সংশ্লিষ্ট ক্যান্ডিডেটকে দিয়ে রিসিভ করিয়ে নিয়ে অন্য কপিটা তাকে দিয়ে দেবেন। আর Received Copy টা ঐ স্টাফের ফাইলে রেখে স্কুলে সংরক্ষণ করবেন।

 SOURCE-SMR

©kamaleshforeducation.in(2023)