উত্তর – DDO নিয়োগের অর্ডার পাওয়ার পর HOI প্রথমেই বিদায়ী এমসির সমস্ত পদাধিকারী ও সদস্যদের একটা চিঠি লিখে এই ব্যাপারে একটা ইন্টিমেশন দিয়ে দেবেন। এই ভাবে লিখতে পারেন –

To

Mr/ Mrs ———-(Name), President/ PIE/Member of the Managing Committee of

————— School,

—————–(Address of the School)

Subject- Intimation about cancellation of nominations of PIEs and President of the Managing Committee of the School and appointment of DDO replacing the MC of the School .

Sir,

This is to inform you that the School Education Department, Govt of West Bengal, vide its Memo No – 582-SE/S/5C-01/2026, dated -14/05/2026, has cancelled the nominations of the Presidents and PIEs of all the Govt Sponsored Schools of West Bengal and has instructed the DI of Schools (SE)s to appoint DDOs replacing the Managing Committees of the Sponsored Schools.

Complying the said order of the School Education Department as mentioned above the DI of Schools (SE) —— (District) vide his Memo No —, dated —- ,has appointed the SI of Schools of the respective Circles as the DDOs of the Sponsored Schools falling under the jurisdiction of his/ her Circle.

As ours is a Govt Sponsored School, these orders are applicable to our school too.

This is for your kind information and taking necessary action .

Sd/-

—————-

(HOI)

Enclosures —

i) Copy of the order of the School Education Department

ii) Copy of the order of the DI of Schools (SE)

২) প্রশ্ন- এই চিঠির পর HOI কাকে চিঠি লিখবেন ? সেটা কেমন করে লিখবেন ?

উত্তর – উপরে উল্লেখিত চিঠিতে বিদায়ী এমসির সমস্ত সদস্যদের intimation দেওয়ার পর HOI একটা লেটার দেবেন DDO হিসাবে নিয়োগপ্রাপ্ত সেই সার্কেলের SI কে। আসুন দেখি সেটা কেমন হবে ?

উত্তর – সেই চিঠিটা এইভাবে লিখতে পারেন।

To

The SI of Schools

————- Circle

——— (Address of the Circle Office)

Subject — Intimation about appointment as DDO of the School .

Reference –

i)Department of School Education Memo No – 582-SE/S/5C-01/2026, dated- 14/05/2026

ii) DI of Schools (SE) ——-(District) ‘s Memo No ———–, dated —–

Sir / Madan,

This is to draw your kind attention to the fact that in compliance with the order of the School Education Department vide Memo No cited under Reference (i),

the DI of Schools (SE), ——–(District) vide his Memo No cited above under Reference(ii) has appointed you as the DDO of this school with immediate effect.

I request you to take over charges as the DDO of this school as early as possible. Please fix the date on which such Charge hand over/ take over will be carried out and also allow me to have a face to face discussion with you regarding the procedures to be followed in future official proceedings and regarding the change of operators of Bank Accounts of the School.

Please do the needful.

Yours faithfully,

———————-

(HOI)

Enclosures – i) Copy of the order of the School Education Department

ii) Copy of the Order of the DI of Schools

৩) প্রশ্ন – তারপর চার্জ হ্যান্ড ওভার হবে। SI এরপর DDO হিসাবে চার্জ বুঝে নেবেন। HOI চার্জ বুঝিয়ে দেবেন। কীভাবে চার্জ হ্যান্ড ওভার হতে পারে আগের পোষ্টে লিখেছি। এই চার্জ হ্যান্ড ওভারের পর কি HOI কোনো চিঠি লিখবেন ? কাকে লিখবেন ? কীভাবে লিখবেন ?

উত্তর – চার্জ হ্যান্ড ওভার হয়ে যাওয়ার পর এবং সমস্ত ব্যাংক অ্যাকাউন্ট এর অপারেটর চেঞ্জ হয়ে যাওয়ার পর HOI ডি আই কে একটা intimation দিয়ে দেবেন। যদি SI এর সঙ্গে কোনো বিষয়ে মতবিরোধ হয় সেটাও জানিয়ে দেবেন এই চিঠিতে। এই চিঠিটা লিখতে পারেন এইভাবে –

To

The DI of Schools (SE)

———( District)

——-(Address of the DI Office)

Subject – Intimation about the Charge hand over to the DDO and about the change of the operators of the Bank Accounts of the School.

Ref –

i) West Bengal School Education Department’s Memo No – 582- SE/S/ 5C-01/2026, dated – 14/05/2026

ii) Your Memo No —–, dated —

Sir,

With reference to the Memo Nos cited above I beg to inform you that in compliance with your order vide your Memo No cited under Reference (ii) , ——- Mr/ Mrs ———- (Name of the SI) , SI of Schools, ——— Circle, has taken over charges as the DDO of this school w.e.f. —— ( Date). Necessary changes of operators of the Bank Accounts of the School have also been carried out. I forward here with a copy of the Charge Hand Over / Take Over Statement for your kind perusal.

This is for your kind information and taking necessary action from your end.

Yours faithfully,

—————————

( HOI)

Enclosures –

i) Copy of the Order of the School Education Department

ii) Copy of the order of the DI of Schools (SE) appointing DDO

iii) Copy of the Charge Hand Over/ Take Over Statement.

———————————