সার্ভিসবুক (SERVICE BOOK) চাকরি জীবনের ভীষণ গুরুত্বপূর্ন ডকুমেন্ট। এটা সার্ভিসবুক লেখার পদ্ধতি নিয়ে আলোচনা নয়। একজন কর্মী নিজের চাকরি জীবনকে সুরক্ষিত রাখতে সার্ভিসবুকে কোন কোন বিষয়গুলো দেখে নেবেন সেটা নিয়ে আলোচনা। আপনার সার্ভিসবুকে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি বুঝে নিন। নিজের চাকরির স্বার্থে। 

——————————————————–   সার্ভিসবুকের একেবারে শুরুতে

                               ( Particulars of Employee)

———————————————-

১) আপনার নাম ও পদবী ঠিকঠাক বানানসহ লেখা হয়েছে তো ? নাম বা পদবী পরিবর্তনের ব্যাপার থাকলে উপযুক্ত পদ্ধতি অবলম্বন করে সেটা সার্ভিসবুকে লেখা পূর্বতন নামের পাশে HOI নোট করে সই করে দিয়েছেন তো ?
২) সব আঙুলের ছাপ দিয়েছেন তো ? সেগুলিকে Attested বা Verified লিখে HOI পাশে সই করেছেন তো ?
৩) আইডেন্টিফিকেশন মার্ক , হাইট, ডেট অফ বার্থ ঠিক করে লেখা হয়েছে তো ?
৪) এসএসসি রেকমেন্ডেশন অনুযায়ী আপনার অ্যাড্রেস ঠিকঠাক লেখা হয়েছে ? অ্যাড্রেস চেঞ্জ হলে সেটা অনুযায়ী করে তারপর ওখানে নোট করা হয়েছে ? তার পাশে HOI সই করেছেন ?
৫) আপনার এন্ট্রি লেভেল এডুকেশনাল কোয়ালিফিকেশন এবং পরবর্তী সময়ে ইন সার্ভিস অবস্থায় যদি BEd সহ অন্য কোনও Higher Educational Qualification (Improvement of Qualification) করে থাকেন সে ক্ষেত্রে পাশে HOI এর সই সহ সেটা লেখা হয়েছে তো ? মনে রাখবেন যে Qualification আপনার অ্যাপ্রুভাল এ উল্লেখ করা হয়েছে অর্থাৎ যে কোয়ালিফিকেশন অনুযায়ী আপনি বেতন পান তার বাইরে কিছু লেখা যাবে না এখানে।
৬) আপনার এবং HOI এর সই যথা স্থানে করা হয়েছে ?
৭) কোনও কাটাকুটি থাকলে তার পাশে HOI সই করেছেন ?

—————————————————–

সার্ভিস বুকের মূল অংশ

(History of Service)
—————————————————–

১) স্কুলের নাম, অ্যাড্রেস, স্কুলের বিভিন্ন রিকগনিশন মেমো (জুনিয়র হাই, হাই, HS হিসাবে) , স্যালারি ডেফিসিট স্কীম এর মেমো, গ্র্যান্ট ইন এড এর মেমো ইত্যাদি ডেট সহ পেজের একেবারে বাম দিকে নোট করা হয়েছে তো ?
২) স্কেল অফ পে এর ঘরে সেই সময়ের পে স্কেল ঠিক ঠাক লেখা হয়েছে ?
ক) 1998 রোপা অনুযায়ী পাস গ্র্যাজুয়েট স্কেলের পে স্কেল ছিল 4650 – 10175 টাকা , আবার ঐ ROPA অনুযায়ীই 18 ইয়ার্স বেনিফিট পাওয়ার পর পে স্কেল হয় 4800 – 10925 টাকা , অনার্স স্কেলের পে স্কেল ছিল 5500 – 11325 টাকা , পি জি স্কেলের পে স্কেল ছিল 6000- 12000 টাকা। HM এর ছিল 8000- 13500 টাকা। উপরোক্ত সব স্কেলগুলি স্টেজ সহ লিখতে হবে।
খ ) ROPA 2009 অনুসারে পাস গ্র্যাজুয়েটদের পে স্কেল ছিল PB 3 with Grade Pay -4100 টাকা 18 ইয়ার্স বেনিফিট পাওয়ার পর পাস স্কেল হয় PB 4 with Grade Pay – 4400 টাকা , অনার্স স্কেল হয় PB 4 with Grade Pay – 4700 টাকা ,ভিপি জি স্কেল হয় PB 4 with Grade Pay – 4800 টাকা HM স্কেল হয় PB 4 with Grade Pay – 5400 টাকা।

গ) ROPA 2019 অনুযায়ী পাস স্কেল হলো PAY LEVEL – 11, 18 বছরের বেনিফিট পাওয়ার পর পাস স্কেল হলো PAY LEVEL – 12, অনার্স স্কেল হলো PAY LEVEL – 14, পি জি স্কেল হলো PAY LEVEL – 15, HM স্কেল হলো PAY LEVEL – 16

৩) আপনি যে পোস্টে জয়েন করেছেন সেটার প্রকৃতি Nature of Post এর ঘরে এবং আপনার Appointment এর প্রকৃতি Nature of Appointment এর ঘরে ঠিক ঠাক লেখা হয়েছে তো ?

৪) মনে রাখবেন আপনি যদি পার্মানেন্ট পোস্টে জয়েন করেন তাহলে প্রথম থেকেই Nature of Post এর ঘরে “PERMANENT” বলে লেখা হবে । আর যদি আপনি অ্যাডিশনাল পোস্টে জয়েন করেন তাহলে ঐ পোস্টের Retention এর আগে পর্যন্ত Nature of Post এর ঘরে “TEMPORARY” বলে লেখা থাকবে। অবশ্য দুই বছর অতিক্রান্ত হওয়ার পর স্কুল কর্তৃপক্ষ ঐ পোস্ট ডি আই কর্তৃক RETENTION করাবেন। সেটা হওয়ার পর সেই বছরের সার্ভিস যেখান থেকে শুরু হচ্ছে সেখানে Nature of Post এর ঘরে “Permanent” বলে লেখা হবে। দেখে নিন এটা লেখা হয়েছে ?

৫) আপনি অ্যাডিশনাল বা পার্মানেন্ট যে পোস্টেই জয়েন করুন না কেন Nature of Appointment এর ঘরে প্রথম দুই বছরের জন্য “Temporary” লিখতে হবে। পার্মানেন্ট পোস্টের ক্ষেত্রে দুই বছর কমপ্লিট হওয়ার পর যেখান থেকে পরবর্তী বছরের সার্ভিস শুরু হচ্ছে সেখানে Nature of Appointment এর ঘরে “Permanent” লেখা হবে। অ্যাডিশনাল পোস্টের ক্ষেত্রে অবশ্য ডি আই এর Retention অর্ডার পাওয়ার পর তবেই Nature of Appointment এর ঘরে Permanent লেখা হবে। তার আগে নয়। দেখে নিন এটা লেখা হয়েছে ?

৬) Date of Appointment or Increment এর ঘরে যতবার বেসিক চেঞ্জ হবে ততবার যে ডেট থেকে সেটা এফেক্ট হয়েছে সেই ডেটটা উল্লেখ করতে হবে।

৭) অ্যানুয়াল ইনক্রিমেন্ট, 10/20/18 বছরের বেনিফিট, ROPA বা অন্য কারনে যেমন Higher Scale প্রাপ্তি ইত্যাদির কারনে যতবার বেসিক চেঞ্জ হয়েছে সেগুলি কারন ও সেটা গ্রান্ট করে উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের অর্ডারের মেমো নং ও ডেট উল্লেখ করে সেই বেসিক পে গুলি “Pay and Special Pay” এর ঘরে ঠিক ঠাক লেখা হয়েছে তো ? D Pay বা ইন্টারিম রিলিফ পেলে সেটা বেসিকের নীচে লেখা হয়েছে তো ? Arrear প্রাপ্ত হলে বেসিকের নীচে Due Drawn করে লেখা হয়েছে ? অথবা Service Book টিকে Recast করা হয়েছে তো ?

৮) Overdrawn ট্রেজারিতে রিফান্ড করে থাকলে সেটা জমা দেওয়ার চালান নং এবং ডেট সহ সেটা ঐ Overdrawn এর জায়গার পাশে কোথাও নোট করে দিয়ে HOI সই করে দিয়েছেন তো ?

৯) প্রতিটা বেসিক এর জন্য যে ঘর রয়েছে তার পাশে নির্ধারিত Date of Service Termination এর ঘরে কবে যেদিন পর্যন্ত সেই বেসিক লাস্ট পাচ্ছেন সেই ডেট নোট করা হয়েছে তো ?

১০) তার পাশে Reason for Termination of Service এর ঘরে সার্ভিস টার্মিনেশন এর কারন অর্থাৎ বেসিক চেঞ্জের কারন (যেমন – Increment/ 10, 18, 20 বছরের বেনিফিট/ ROPA, Scale Change ইত্যাদি ) ঠিক ঠাক লেখা হয়েছে তো ?

১১) Leave Taken এর ঘরে CL ছাড়া সমস্ত লিভ (ছুটি) এমসি রেজোলিউশন নং এবং ডেট অথবা সেটা গ্রান্ট করে বোর্ডের অর্ডারের (যদি থাকে) মেমো নং ও ডেট সহ নোট করা হয়েছে তো ? এক্ষেত্রে উল্লেখ্য স্পেশাল লিভ ( ডেপুটেশন এ বি এড ছাড়া অন্য যে কোনো পড়াশোনা বা পরীক্ষা দেওয়ার জন্য নেওয়া স্টাডি লিভ বা দীর্ঘ অসুস্থতাজনিত বিশেষ ছুটি ) কিন্তু বোর্ডের দ্বারা অনুমোদিত হতে হবে।

১২ ) সংশ্লিষ্ট বেসিকের ঘরের সঙ্গে সংশ্লিষ্ট রো তে আপনার সইয়ের জায়গায় আপনার সই এবং HOI সইয়ের জায়গায় HOI এর সই আছে তো ?

১৩) প্রত্যেক রো এর শেষে “Certificate of Verification” এর ঘরে HOl এইভাবে সার্টিফিকেট দিয়েছেন – ” Service verified and found in order” ?

১৪) দেখে নিন সার্ভিসবুকে আপনার SSC RECOMMENDATION মেমো নং ও ডেট, Appointment Letter মেমো নং ও ডেট, Approval মেমো নং ও ডেট, 2018 এর আগের জয়েনিং হলে কনফারমেশন করার এমসি রেজোলিউশন নং ও ডেট অথবা 2018 এর পরে জয়েনিং হলে বোর্ডের কনফারমেশন অর্ডার মেমো নং ও ডেট, স্টাডি লিভ নেওয়া হলে বোর্ডের দ্বারা অ্যাপ্রুভাল অর্ডার মেমো নং ও ডেট, স্কেল Upliftment হলে উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের অর্ডারের মেমো নং ও ডেট, কোর্ট কেস থাকলে কেস নং ও অর্ডার ডেট, সমস্ত ROPA এর বা অন্য কোনো PAY FIXATION হলে সেটার সংক্ষিপ্ত বর্ণনা ইত্যাদি সার্ভিস বুকে লেখা হয়েছে তো ?

————————————————–––

সার্ভিস বুকের শেষের অংশ

( LEAVE ACCOUNT)
————————————————––—

১) এখানে একেবারে প্রথম জয়েনিং এর ডেট থেকে হিসাব করে ঠিক এক বছর সময়কাল ধরে ধরে Leave Account টি প্রস্তুত করা হয়েছে তো ? ট্র্যান্সফার হলেও ছুটির হিসাব রাখার এই পদ্ধতিটি কন্টিনিউ করেছে তো ?

২) ক্রেডিট, ডেবিট, ব্যালান্স করে ML এবং Half Average Pay Leave লেখা হচ্ছে তো ?

৩) ML টোটাল 365 এর বেশি জমা বা খরচ দেখানো হয়নি তো ?

৪) Half Average Pay 60 টির বেশি একবারে কোনও সময় জমা দেখানো হয়নি তো ?

৫) Commuted Leave নিলে তার দ্বিগুণ সংখ্যক Half Average Pay Leave ডেবিট করা হয়েছে তো ? এই ব্যাপারে নোট দেওয়া হয়েছে তো ? Commuted Leave সারা চাকরি জীবনে 30 টির বেশি নেওয়া হয়ে যায়নি তো ?

——————————————–

ট্র্যান্সফার এর ক্ষেত্রে
——————————————–

১) এসএসসির ট্রান্সফার রেকমেন্ডেশন মেমো নং ও ডেট, বোর্ডের ট্র্যান্সফার অর্ডার মেমো নং ও ডেট , স্কুলের রিলিজ অর্ডার মেমো নং ও ডেট এফেক্ট ডেট সহ নোট করা হয়েছে তো ?

২) আগের স্কুল থেকে রিলিজের পরে History of Service এর শেষে এবং Leave Account এর শেষে HOI প্রয়োজনীয় সার্টিফিকেট দিয়েছেন তো ? ( বিঃ দ্রঃ – এই নোট কেমন হতে পারে তার একটা মডেল আমি আমার আগের পোস্টে দিয়েছি )।

৩) ট্র্যান্সফার নিয়ে অন্য ডি আই এর আন্ডারে স্কুলে গেলে আগের ডি আই এর Countersign সার্ভিস বুকে নেওয়া হয়েছে তো ?

সামগ্রিকভাবে দেখতে হবে 
————————————————–
এটা ঠিকই যে সার্ভিসবুক মেনটেন করার দায়িত্ব HOI এর। কিন্তু মনে রাখবেন সার্ভিসবুকে প্রতি বছর আপনি সই করছেন। ধরে নেওয়া হবে সার্ভিসবুকে যা লেখা হয়েছে সেটা দেখে সন্তুষ্ট হয়েই আপনি সই করেছেন। তাই এখানে কিছু ভুল লেখা হলে তার দায় আপনিও এড়িয়ে যেতে পারবেন না। সুতরাং দেখে নেওয়াটা আপনার কর্তব্য।  

 

 SOURCE-SCM