উত্তর – Post Sanctioning Memo। এটি জারি হয় DSE থেকে। ডি আই এর মাধ্যমে পাওয়া যায়। সমস্ত পোস্টের Post Sanctioning Memo থাকা দরকার। তবে জুনিয়র হাই স্কুলের প্রথম 6 টি টিচিং পোস্ট এবং High / HS স্কুলের নরমাল সেকশন এর ক্ষেত্রে প্রথম 12 টি টিচিং পোস্টের Post Sanctioning Memo নাও থাকতে পারে। এক্ষেত্রে স্কুলের রিকগনিশন মেমোই Post Sanctioning Memo রূপে কাজ করবে। কিন্তু এরপর Normal Section এ যত অ্যাডিশনাল পোস্ট Sanctioned হয়েছে বা হবে এবং সমস্ত HS সেকশনের টিচারদের ক্ষেত্রে Post Sanctioning মেমো অবশ্যই থাকবে।

২) প্রশ্ন – Post Sanctioning Memo না পাওয়া গেলে কী হবে ?

উত্তর – সেক্ষেত্রে যাঁর জায়গায় বর্তমান Employee এসেছেন তার অ্যাপ্রুভাল কপি , তাঁর নিয়োগের জন্য ডি আই এর থেকে প্রাপ্ত Prior Permission এর কপি (যদিও বর্তমানে এটা দেওয়া হয় না। ), এই সংক্রান্ত এমসি রেজোলিউশন এর কপি, 100 পয়েন্ট রোস্টার এর কপি এটার বিকল্প হিসাবে রাখতে হবে।

৩) প্রশ্ন – Post Sanctioning Memo পাওয়ার পর নিয়োগ প্রক্রিয়ার দ্বিতীয় ধাপের গুরুত্বপূর্ন ডকুমেন্টটি কী ?

উত্তর – সেটা হচ্ছে ঐ পোস্টে নিয়োগের জন্য ডি আই এর Prior Permission। এটাতে যে পোস্টে নিয়োগ হচ্ছেন তার Vacancy Details, Category, Subject, কোয়ালিফিকেশন ইত্যাদি উল্লেখ থাকে। এটার ভিত্তিতেই এসএসসি রেকমেন্ড করেছে সংশ্লিষ্ট কর্মীকে। এটার সঙ্গে রেকমেন্ডেশন এবং Approval এর মিল থাকা উচিত। তবে 2016 সালের SLST থেকে যাঁদের নিয়োগ হয়েছে তাঁদের অনেকের ক্ষেত্রে Prior Permission এর সঙ্গে অ্যাপ্রুভাল না মিলতে পারে। কারন PG স্কেলে Prior Permission হওয়ার পর 2016 Recruitment Rules অনুযায়ী IX- X এবং আপার প্রাইমারির সব পোস্টকে পাস গ্র্যাজুয়েট স্কেলে অ্যাপ্রুভাল দেওয়া হয়। অর্থাৎ হয়ত এমন হতেই পারে আপনার নিয়োগের Prior Permission এ স্কেল লেখা আছে PG স্কেল কিন্ত আপনার অ্যাপ্রভালে লেখা আছে পাস গ্র্যাজুয়েট স্কেল। এতে সমস্যার কিছু নেই।

৪) প্রশ্ন – নিয়োগ প্রক্রিয়ার তিন নম্বর ধাপে কোন ডকুমেন্ট গুরুত্বপূর্ন ?

উত্তর – এসএসসি রেকমেন্ডেশন লেটার। সেখানে সাবজেক্ট, ক্যাটাগরি, কোয়ালিফিকেশন , নাম, ঠিকানা সব যেন ঠিক থাকে। রেকমেন্ডেশন এর একটি অরিজিনাল কপি অবশ্যই ক্যান্ডিডেট এর কাছে থাকা উচিত। রেকমেন্ডেশন এ ভুল থাকলে এসএসসি তে যোগাযোগ করা উচিত। তবে রেকমেন্ডেশন লেটারে উল্লেখিত ঠিকানা ও বিবাহিতা মহিলাদের পদবী পরে চেঞ্জ হতেই পারে। তার জন্য রেকমেন্ডেশন লেটার সংশোধনের দরকার নেই। সার্ভিসবুক সহ স্কুলের অন্যান্য রেকর্ডে প্রয়োজনীয় চেঞ্জ করে নিলেই হবে। সেটা কী ভাবে করা হবে তাই নিয়ে আমার সেপারেট পোস্ট আছে।দেখতে পারেন।

৫) প্রশ্ন- নিয়োগ প্রক্রিয়ার চার নম্বর ধাপ কী ?

উত্তর – অ্যাপয়েন্টমেন্ট লেটার । এটা হয় এমসি কর্তৃক জারি হবে অথবা WBBSE কর্তৃক। SSC Recommendation এবং Appointment Letter যেন Mismatch না করে। অ্যাপয়েন্টমেন্ট লেটার এর একটি অরিজিনাল কপি অবশ্যই ক্যান্ডিডেট এর কাছে থাকা উচিত। Apoointment লেটারে মেমো নং থাকা উচিত। অনেকের অ্যাপয়েন্টমেন্ট লেটারে মেমো নং নেই কারন অনেক স্কুল এটা দিত না। এটা নিয়ে কিছুদিন আগে একটা সমস্যা হয়েছিল। যদি আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট লেটারে মেমো নং না থাকে তাহলে বিভিন্ন জায়গায় সেটা ব্যবহার করার সময় মেমো নং এর ঘরে NIL লিখে ইস্যু ডেটটা লিখবেন। ডেট কিন্তু থাকতেই হবে।

৬) প্রশ্ন – অ্যাপয়েন্টমেন্ট লেটার পাওয়ার পর জয়েন হওয়ার পর কোন গুরুত্বপূর্ন ডকুমেন্ট পাওয়া যায় ?

উত্তর – জয়েনিং লেটার / রিপোর্ট। জয়েনিং রিপোর্ট আসলে একজন কর্মী যেদিন জয়েন করেছিলেন সেই সংক্রান্ত একটি রিপোর্ট। একজন কর্মী জয়েনিং এর দিন জয়েনিং এর ঠিক আগে এসএসসি রেকমেন্ডেশন মেমো ও অ্যাপয়েন্টমেন্ট লেটার মেমো এর উল্লেখ করে স্কুল কর্তৃপক্ষ এর কাছে একটি Prayer দেন এটা জানিয়ে যে আজকে —– তারিখে —– টার সময় —–Post এ তিনি জয়েন করছেন এবং ঐ চিঠিতেই তিনি অনুরোধ করেন যে তাঁকে উক্ত পোস্টে জয়েন করতে Allow করা হোক এবং তার জয়েনিং Accept করা হোক। এই চিঠিটি লেখা হয় HOI কে অ্যাড্রেস করে। HOI তখন সেই চিঠির একটি কপি নিজের কাছে রেখে আর একটি কপিতে জয়েনিং Accepted লিখে সময় ও তারিখ দিয়ে সই করে ঐ কর্মীকে দিয়ে দেন। এই কপি যত্ন সহকারে সংরক্ষণ করতে হয়। Joining Letter কী ভাবে লিখতে হয় , তাতে কে কে সই করবেন এটা নিয়ে আমার বিস্তারিত পোস্ট আছে। দেখতে পারেন। তবে জয়েনিং লেটার অবশ্যই নিজের কাছে রাখবেন। যদি না থাকে Post Facto বেসিসে সংগ্রহ করে রাখুন।

৭) প্রশ্ন- জয়েনিং এর পর গুরুত্বপূর্ন কাজটি কী ?

উত্তর – Approval of Appointment। এটা দেন সংশ্লিষ্ট ডি আই। এটার অর্থ হলো আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্টটিকে মান্যতা দিল সরকার।

৮) প্রশ্ন – অ্যাপ্রুভাল কত প্রকারের হয় ও কী কী ?

উত্তর – অ্যাপ্রুভাল দুই ধরনের হয়। পার্মানেন্ট / Substantive এবং টেম্পোরারি অ্যাপ্রুভাল। চাকরিতে জয়েন করার পর প্রথম দুই বছর সময় হলো একজন কর্মচারীর প্রবেশন পিরিয়ড। এই সময় চাকরি থাকে অস্থায়ী। তাই এই সময় বেশিরভাগ ক্ষেত্রে ডি আই রা প্রথম দুই বছরের জন্য টেম্পোরারি অ্যাপ্রুভাল দেন। দুই বছর অতিক্রান্ত হলে চাকরি স্থায়ী হয় । তখন আবার যে Approval টা পাওয়া যায় সেটা হলো পার্মানেন্ট অ্যাপ্রুভাল। এখানে উল্লেখ্য অনেক ডি আই আবার পার্মানেন্ট পোস্টে জয়েন হলে টেম্পোরারি অ্যাপ্রুভাল না দিয়ে প্রথম থেকেই পার্মানেন্ট অ্যাপ্রুভাল দিয়ে দিয়েছেন এমনও দেখা যায়। যাই হোক আপনি নিশ্চিত করুন আপনার কাছে যে অ্যাপ্রুভালটি আছে সেটি যেন পার্মানেন্ট হয়। টেম্পোরারি হলে অবশ্যই HOI এর কাছে এটির পার্মানেন্ট কপি পাওয়ার ব্যবস্থা করার জন্য অনুরোধ করুন।স্কুলের আপগ্রেডেশন হলে সমস্ত স্টাফের বারে বারে অ্যাপ্রুভাল হয়। অ্যাডিশনাল পোস্টে যাদের নিয়োগ তাদের সেই পোষ্টটির Retention না হওয়া পর্যন্ত একটি টেম্পোরারি অ্যাপ্রুভাল পাবেন। এরপর ডি আই কর্তৃক পোষ্টটির Retention হলে সাধারনত সেই Retention অর্ডার এবং পার্মানেন্ট অ্যাপ্রুভাল একই সঙ্গে একটাই অর্ডার কপিতে পাওয়া যায়। অ্যাপ্রুভাল এর একটি অরিজিনাল কপি অবশ্যই ক্যান্ডিডেট এর কাছে থাকা উচিত।

৯) প্রশ্ন – চাকরির কনফার্মেশন কী ?

উত্তর – চাকরির প্রথম দুই বছর একজন কর্মীর চাকরির প্রবেশন পিরিয়ড। এই সময় চাকরি স্থায়ী থাকে না। এই সময় সংশ্লিষ্ট কর্মীর কাজ সন্তোষজনক মনে না হলে Employer ঐ কর্মীর চাকরি স্থায়ী না করে তাকে চাকরি থেকে অপসারণের সিদ্ধান্ত নিতে পারে ( যদিও বাস্তবে এটা হয় না বললেই চলে ) । যদি কর্মীর চাকরি সন্তোষজনক হয় তাহলে Employer দুই বছর চাকরিকাল অতিক্রান্ত হলে ঐ কর্মীর চাকরি Confirmed করে। এডুকেশন ডিপার্টমেন্টের গেজেট নোটিফিকেশন মেমো নং – 214 SE, তারিখ – 08/03/2018 দ্বারা বর্তমানে বোর্ড (WBBSE ) Employer। ঐ অর্ডারের দ্বারাই কোনও কর্মীর সার্ভিস কনফার্মেশন এর অথরিটিও হয়েছে বোর্ড । তাই ওই তারিখের পর যাদের নিয়োগ তাদের চাকরি কনফার্মেশন এর জন্য বোর্ডে Prayer পাঠাতে হবে স্কুল থেকে ডি আই এর থ্রু দিয়ে । বোর্ড থেকে আসবে কনফার্মেশন অর্ডার। উক্ত তারিখের পূর্বে যাদের নিয়োগ তাদের কনফার্মেশন করত এমসি একটি রেজোলিউশন এর মাধ্যমে। কনফার্মেশন অর্ডারের একটি কপি ক্যান্ডিডেট এর কাছে থাকা উচিত।

১০) প্রশ্ন – কনফার্মেশন কত বছর পরে হয় ?

উত্তর – আগেই বলেছি অ্যাপয়েন্টমেন্ট এর দুই বছর পর কনফার্মেশন হবে। দুই বছর অতিক্রান্ত হয়ে যাওয়ার পরও যদি Employer এ ব্যাপারে কোনো সিদ্ধান্ত নিতে ব্যর্থ হয় তাহলে ধরে নিতে ঐ কর্মীর চাকরি অটোমেটিক্যালি Confirmed হয়ে গেছে, তাতে তার কাছে কনফার্মেশন অর্ডার থাকুক বা না থাকুক। অ্যাডিশনাল পোস্টের ক্ষেত্রেও একই নিয়ম। তবে সে ক্ষেত্রে পোস্ট Retention না হলে কনফার্মেশন অর্ডার সাধারনত Employer জারি করেন না। এবার আসা যাক কনফার্মেশন সংক্রান্ত কয়েকটি বিশেষ ক্ষেত্রের কথায়। যদি একজন Confirmed টিচার একই স্কেলে এক স্কুল থেকে অন্য স্কুলে যোগদান করেন তাহলে নতুন স্কুলে তার সারভিস কনফার্মেশন কী ভাবে হবে ? এক্ষেত্রে কোনও Confirmed কর্মী যদি Same Scale এ নতুন স্কুলে জয়েন করেন তাহলে তাঁর আর নতুন করে কনফার্মেশন এর দরকার নেই। সেই জন্যই ট্রান্সফার এর পর নতুন স্কুলে আর কনফার্মেশন এর দরকার হয় না।কিন্তু সে যদি নতুন স্কুলে Higher স্কেলে যোগদান করে তাহলে তার নতুন স্কুলে কনফার্মেশন হবে সেই স্কুলে যোগদানের এক বছর পর । এই কারণেই পাস স্কেল থেকে পি জি স্কেল নিয়ে নতুন স্কুলে গেলে বা AT থেকে HM হয়ে গেলে একবছর পর নতুন স্কুলে সার্ভিস Confirmed করতে হবে। কিছু ক্ষেত্রে অবশ্য এমনও হয়েছে যে কনফার্মেশন এর আগেই কোনও কোনও টিচার ট্রান্সফার হয়ে গেছেন ( কী করে হলো সেটা একটা প্রশ্ন ) । তাঁদের ক্ষেত্রে নতুন স্কুলে জয়েন করার পর যেদিন দুটি স্কুল মিলে টোটাল দুই বছর সার্ভিস কমপ্লিট হবে সেদিন থেকে নতুন স্কুলে সার্ভিস কনফার্মেশন করাতে হবে বোর্ড থেকে।

১১) প্রশ্ন – পোস্ট কয় ধরনের ও কী কী ?

উত্তর – পোস্ট দুই ধরনের। Permanent ও Additional post। যে পোস্টগুলি কোনও নির্দিষ্ট ক্যাটাগরির স্কুলে মিনিমাম থাকতেই হবে সেগুলোকে বলে Permanent Post। আর অতিরিক্ত ছাত্র সংখ্যার কারনে যখন মিনিমাম রেগুলার পোস্টের বাইরে অতিরিক্ত পোস্ট Sanction করে DSE তখন সেই পোস্টগুলোকে বলে অ্যাডিশনাল পোস্ট। তবে Retention এর পর এডিশনাল পোস্ট পার্মানেন্ট পোস্ট বলেই গণ্য হয়।

১২) প্রশ্ন – ROPA এর অপশন ও ফিক্সেশন কি জরুরী ডকুমেন্ট ?

উত্তর – অবশ্যই । এর অরিজিনাল কপি পেনশন পেপারের সঙ্গে জমা দিতে হয়। ROPA এর অপশন / Fixation আগে সাধারনত এক কপি দিত যা স্কুলে রাখা হতো। 2019 ROPA তে অনেক জেলাতেই স্কুলের কপি ছাড়াও ক্যান্ডিডেটকেও এক কপি অরিজিনাল দিচ্ছে। যাই হোক এটা নিশ্চিত করতে হবে যে এর অরিজিনাল কপি যেন স্কুলে থাকে এবং নিজের কাছে যেন অন্তত এর একটা জেরক্স কপি থাকে।

১৩) প্রশ্ন – ROPA অপশন / FIXATION কী সবারই থাকবে ?

উত্তর – সবারই থাকবে এমন কোনো মানে নেই। কোনও ROPA যখন থেকে ইফেক্ট হয়েছে তার আগে থেকে যদি কোনো কর্মী চাকরিতে থাকেন তাহলে তাঁর ঐ ROPA এর অপশন এবং ফিক্সেশন দুটিই থাকতে হবে। আবার কোনও কর্মী একটি ROPA এর ইফেক্ট ডেট পরে জয়েন করেছে কিন্তু তার এমন সময়ে জয়েনিং যে কিছু মাস সে পুরোনো ROPA এর অনুসারে বেতন পেয়েছে তার ক্ষেত্রে অপশন দরকার নেই, কিন্তু Fixation লাগবে। আর যারা কোনও ROPA এর আন্ডারে শুরু থেকেই বেতন পাচ্ছে তাদের ঐ ROPA এর অপশন বা FIXATION কিছুরই দরকার নেই । উদাহরণ – ROPA 2019 এর এফেক্ট ডেট 01/01/2016 কিন্তু ROPA 2019 এর বেতন পাওয়া গিয়েছিল 01/01/2020 থেকে। সুতরাং যে সমস্ত কর্মী 01/01/2016 এর আগে থেকে চাকরিতে আছে তাদের ROPA 2019 এর অপশন ও FIXATION দুইই লাগবে। যে সমস্ত কর্মীর জয়েনিং 01/01/2016 থেকে 31/12/2019 এর মধ্যে তাদের অপশন লাগবে না, কিন্তু Fixation লাগবে।আর যাদের জয়েনিং 01/01/2020 বা তারপর থেকে তাদের ROPA 2019 এর অপশন ও Fixation কিছুই লাগবে না।

১৪) প্রশ্ন – কেউ যদি চাকরিরত অবস্থায় Higher Education করে থাকেন এবং সেটা করার মাধ্যমে উচ্চতর বেতনক্রম বা কোনও ফিনান্সিয়াল বেনিফিট পেয়ে থাকেন তাহলে তাঁর ক্ষেত্রে কী কী ডকুমেন্টস থাকা দরকার ?

উত্তর – নিম্নলিখিত ডকুমেন্টসগুলি রাখতে হবে —

ক) উক্ত কোর্সে ভর্তি হওয়ার প্রমাণ।

খ) উক্ত ডিগ্রির মার্কশিট ও সার্টিফিকেট।

গ ) ঐ কোর্স করার জন্য ডি আই/এমসির পারমিশন। যদি পারমিশন নেওয়া না হয়ে থাকে তাহলে Post Facto পারমিশন করাতে হবে। এই ব্যাপারে আমার সেপারেট পোস্ট আছে সেটা দেখতে পারেন।

ঘ ) যদি ঐ কোর্সের পরীক্ষা দেওয়ার জন্য স্টাডি লিভ নিয়ে থাকেন তাহলে সেটার বোর্ড কর্তৃক অনুমোদনের অর্ডার। এক্ষেত্রে মনে রাখবেন স্টাডি লিভ কিন্তু বোর্ডের অনুমোদন লাগবে। আর বিশেষ ক্ষেত্র ছাড়া বোর্ড অনুমোদন দেবে না। তাই যদি বোর্ড থেকে এই ছুটির অনুমোদন না পান তাহলে সেগুলিকে স্টাডি লিভ হিসাবে না দেখিয়ে CL/ হাফ এভারেজ পে লিভ/ Commuted লিভ করে দেখান।

ঙ) Higher Scale পেলে উপযুক্ত কর্তৃপক্ষ দ্বারা তার অনুমোদনের অর্ডার কপি ও পরবর্তী পে fixation এর কপি।

চ) যদি এই পড়াশোনা করে উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের অর্ডারে Higher স্কেল বা কোনও ফিনান্সিয়াল বেনিফিট পান তবেই সেই ডিগ্রি অর্জনের কথা ও Higher স্কেল বা ফিনান্সিয়াল বেনিফিট এর কথা সার্ভিস বুকে নোট করান।

১৫) ম্যানেজিং কমিটির দ্বারা নিযুক্ত টিচাররা কী কী ডকুমেন্টস রাখবেন ?

নিম্নলিখিত ডকুমেন্টসগুলি স্কুলে আপনার ফাইলে রাখা থাকবে —

ক) Post Sanctioning Memo

খ) নিয়োগের Prior পারমিশন

গ) সংবাদপত্রে Advertisement/ Employment Exchange কল লেটার

ঘ) নিয়োগ প্রক্রিয়ার বিভিন্ন পর্যায়ের এমসি রেজোলিউশনসমূহ।

ঙ) আবেদনকারীদের আবেদনপত্র ও তাদের অ্যাটেনডেন্স শিট

চ) সিলেকশন কমিটির সদস্যদের দ্বারা সই করা ইন্ডিভিজুয়াল ও Consolidated স্কোর শিট, প্যানেল ।

ছ) ডি আই দ্বারা Approved Panel।

জ) বাকি অন্যান্য সমস্ত ডকুমেন্টস যা আগে উল্লেখ করা হয়েছে।

১৬) প্রশ্ন – ট্রান্সফার হয়ে আসা টিচাররা কী কী ডকুমেন্টস নিশ্চিত করবেন ?

উত্তর — ক) SSC কর্তৃক প্রদত্ত ট্রান্সফার রেকমেন্ডেশন

খ) WBBSE কর্তৃক প্রদত্ত ট্রান্সফার অর্ডার ( যদি থাকে )

গ) পূর্বের স্কুল কর্তৃক প্রদত্ত রিলিজ অর্ডার ও LPC

গ) পূর্বের স্কুলে কোনও ROPA বা অন্য কারনে অপশন পে ফিক্সেশন হয়ে থাকলে তার কপি।

ঘ) পূর্বের স্কুল থেকে সঠিক নিয়ম মেনে নিয়ে আসা সার্ভিস বুক। এই নিয়ে আমার সেপারেট পোস্ট আছে। দেখতে পারেন।

ঙ ) পূর্বের স্কুলের HOI এর থেকে এক্সপেরিয়েন্স সার্টিফিকেট। এটার বয়ান নিয়েও আমার পোস্ট আছে।

১৭) প্রশ্ন – সার্ভিসবুকে কী কী দেখে নিতে হবে ?

উত্তর – সার্ভিসবুক নিয়ে আমার সেপারেট পোস্ট আছে। দেখতে পারেন।

১৮) প্রশ্ন – স্কুলে সংরক্ষিত কোন কোন রেজিষ্টার একজন কর্মীর জন্য গুরুত্বপূর্ণ ?

উত্তর – দেখে নিন নিম্নলিখিত রেজিষ্টারগুলিতে ঠিকঠাক এন্ট্রি আছে কি না এবং যদি প্রযোজ্য হয় সে ক্ষেত্রে তাতে আপনার সই আছে কি না। এগুলি যেন আপ টু ডেট থাকে সেটা নিশ্চিত করুন। সেই রেজিষ্টার গুলি হলো –

ক) অ্যাটেনডেন্স রেজিষ্টার

খ) Acquittance রোল

গ) লিভ রেজিষ্টার

ঘ) পি এফ রেজিষ্টার।

১৯) প্রশ্ন – এছাড়া আর কোন কোন ডকুমেন্টস গুরুত্বপূর্ন হয়ে উঠতে পারে ?

উত্তর — উপরে উল্লেখিত ডকুমেন্টস গুলি ছাড়া গুছিয়ে রাখুন – ডিসিপ্লিনারি প্রসিডিংস ( যদি হয়ে থাকে) এর ডিটেইলস, কোর্ট কেসের ডিটেইলস , আপনার বিশেষ কোনো কৃতিত্বের সাক্ষর ইত্যাদি। এগুলির রিফ্লেকশন সার্ভিসবুকে হওয়া দরকার।

২০) প্রশ্ন – উপরে তো মহাভারত সমান ডকুমেন্টস এর কথা বললেন। এত ডকুমেন্টস সব কি সত্যিই পাওয়া যাবে ?