যদি কোনো প্রাপ্য ছুটি জমা না থাকে অথবা জমা থাকলেও ছুটির আবেদন মঞ্জুর না হয়, তখন অফিসে অনুপস্থিত থাকলে তাকে বলা হয় Unauthorised absence from duty. এই unauthorised absence from duty কে নিয়মিতকরণের জন্য Extra Ordinary Leave এর ব্যবস্থা।।

– এর ফলে,

1) ওই দিনের বা দিনগুলোর জন্য কোনো প্রকার বেতন ও ভাতা পাওয়া যাবে না।

2) যদি কোনো বছর অর্ধে (1st January to 30th June অথবা 1st July to 31st December) 10 দিন বা তার বেশি দিনের জন্য E.O.L. হলে 1 টা অতিরিক্ত অর্জিত ছুটি (E.L.) বাদ যাবে। প্রতি 10 টা E.O.L. এর জন্য 1 টা করে E.L. অতিরিক্ত কাটা যাবে।

এমনিতে বছরের 1st January এবং 1st July কর্মচারীর leave account এ 15 টা করে Earned Leave যোগ করা হয়। Rule 170(3) of WBSR Part-1 অনুযায়ী যদি কোনো কর্মচারী on Extraordinary Leave এ থাকেন তাহলে next half year এর প্রথমে (1st January অথবা 1st July) তার leave account এ Earned Leave credit করার সময় প্রতি 10 টা Extraordinary Leave এর জন্য 01 টা করে Earned Leave বাদ যাবে। তবে এই বাদ যাওয়ার পরিমাণ কখনও 15 এর বেশি হবে না যেহেতু 15 টা Earned Leave যোগ করা হয়। তাহলে দেখা যাচ্ছে কেউ যদি 1st January থেকে 30th June পর্যন্ত 06 মাস on EOL থাকেন তাহলে 01st July তার account এ Earned Leave credit করার সময় 15 টা Earned Leave বাদ যাবে। 06 মাস অর্থাৎ প্রায় 180 দিন on EOL থাকার কারণে 18 টা Earned Leave বাদ যাওয়ার কথা, কিন্তু যেহেতু সর্বোচ্চ 15 টা Earned Leave বাদ যাবে, তাই 15 টা Earned Leave credit হয়ে যাওয়ার পর 15 টা Earned Leave বাদ চলে যাচ্ছে এবং মোটের ওপর কোনো EL নতুন করে জমা হচ্ছে না।

ঠিক একই ঘটনা ঘটবে যখন 1st July থেকে 31st December পর্যন্ত on EOL থাকছেন তখন আবার পরের half year এ অর্থাৎ পরের বছর 1st January আবার Earned Leave credit করার সময় 1/10 হারে বাদ দিয়ে কোনো Earned Leave জমা হচ্ছে না।

এইভাবে চলতে থাকবে, যতদিন পর্যন্ত না EOL থেকে ফিরে join করছেন। যে বছরের যে half এ join করছেন, তার পরের half year এ Earned Leave credit করার সময় 1/10 হারে EL বাদ দিয়ে বাকিটা জমা হবে। পরের Half year থেকে আবার যথারীতি 15 টা করে করে earned leave জমা হতে থাকবে যদি আবার নতুন করে EOL না হয়।

তার মানে, একটা half year এর EOL এর জন্য EL কাটা যাওয়ার বিষয়টা তার পরের half year এ গিয়ে শেষ হয়ে যাচ্ছে, এটার কোনো জের টানা চলবে না। এবার কেউ বলতে পারেন যে টানা দুতিন বছর EOL থাকলে কিভাবে EL credit হবে? এর উত্তর হলো – on EOL থাকাকালীন Earned Leave credit হবে না, এমন কোনো নিয়ম নেই। থাকার কথাও না, কারন EL credit করা হয় 1st January and 1st July. তখন তো আর জানার কথা নয় যে ওই half year টা কেউ on EOL থাকবেন কিনা। তাই on EOL থাকলেও যথারীতি EL credit হবে এবং সাথে সাথেই 1/10 হারে (সর্বোচ্চ 15 টা) বাদ গিয়ে শূন্য সংখ্যক Earned Leave credit হবে।

Reference – Rule 170(3) of WBSR Part-1

3) যদি কোনো বছরের 1st July থেকে পরবর্তী বছরের 30th June পর্যন্ত 30 দিন বা তার বেশি E.O.L. হয় তাহলে annual increment প্রতি 30 দিনের E.O.L. জন্য 1 মাস করে পিছিয়ে যাবে।

এক্ষেত্রে তিন ধরনের নিয়ম আছে।

A) কোনো কর্মচারী যদি কোনো বছরের 1st July থেকে পরের বছরের 30th June এর মধ্যে যদি 01 মাস থেকে 11 মাস on EOL হয়ে থাকেন তাহলে পরের বছরের 1st July এর annual increment পাবেন notional ভিত্তিতে। এরপর actual effect পাবেন যতদিন on EOL ছিলেন তার প্রতি 30 দিনের জন্য 01 মাস করে পিছিয়ে 1st July থেকে তত মাস পর।

B) আবার কোনো কর্মচারী যদি কোনো বছরের 1st July এর আগে থেকে 1st July এর পর পর্যন্ত 01 মাস থেকে 11 মাস on EOL হয়ে থাকেন তাহলে সেই বছরের 1st July এর annual increment পাবেন notional ভিত্তিতে। এরপর actual effect পাবেন তিনি যতদিন on EOL ছিলেন তার প্রতি 30 দিনের জন্য 01 মাস করে পিছিয়ে যেদিন তিনি পুনরায় join করবেন, সেইদিন থেকে তত মাস পর।

C) আবার যদি কোনো কর্মচারী যদি একবছরের বেশি সময় ধরে on EOL থাকেন তাহলে তিনি কোনো notional effect ভিত্তিতেও annual increment পাবেন না। এরপর যেদিন তিনি পুনরায় join করবেন তার পরবর্তী 1st July তিনি আবার annual increment পাবেন সর্বশেষ পাওয়া increment এর পর থেকে। এক্ষেত্রে notional effect না পাওয়ায় এক বা একাধিক annual increment পিছিয়ে যাচ্ছে।

Reference – Point 6 of 6471-F(P2) dt 02.12.2019

কিন্তু E.O.L. যদি অসুস্থতা বা এমন কোনো কারনে হয়ে থাকে যা কর্মচারীর নিয়ন্ত্রণে ছিল না, তাহলে ওই E.O.L. এর কারণে increment পিছিয়ে যাবে না।

Reference – Rule 48(f) of WBSR Part -I

4) E.O.L. এর দিনগুলো কর্মজীবন থেকে বাদ যায় qualified period of service for pension হিসেব করার ক্ষেত্রে।‌ কিন্তু E.O.L. যদি অসুস্থতা বা এমন কোনো কারনে হয়ে থাকে যা কর্মচারীর নিয়ন্ত্রণে ছিল না, তাহলে ওই অনুপস্থিতির দিনগুলো কর্মজীবন থেকে বাদ যাবে না। আর বাদ গেলেও E.O.L. period টা বাদ দিয়ে যদি 20 বছর বা তার বেশি চাকরি হয়ে যায়, তাহলে বাদ গেলেও pension এর পরিমাণ কমবে না এবং E.O.L. period টা বাদ দিয়ে যদি 33 বছর বা তার বেশি চাকরি হয়ে যায়, তাহলে বাদ গেলেও Gratuity এর পরিমাণ কমবে না ।