TO

The Headmaster/ Headmistress/ TIC and Secretary

—————————School

—————————————————–( Address of the school)

Sir/ Madam,

I , ———————-, son / daughter of —————-, of —————— ( Permanent address) , beg to draw your kind attention to the fact that today ———– ( date of joining ) at 10.30 a m I am joining to the post of Assistant Teacher in Upper Primary/ IX -X/XI -XII Level to teach the Subject —— at your school after being recommended for the said appointment by the WBSSC vide Memo No ———-, dated ——–, and subsequently having received my Appointment Letter from the MC/ Administrator of the school/ WBBSE vide Memo No ——, dated—–.

Please allow me to join the said post and handover me a copy of my Joining Report duly accepted by the school authority.

Yours faithfully,

Place ———–

Date ————

————————————————————————–

Allowed to join the above mentioned post w.e.f. ——– (forenoon ) after thorough checking of the requisite documents. This letter is being forwarded to the MC / Administrator of the school for kind perusal.

Sd/-

Date –

———-

(HOI)

Memo No — Date —

Joining of ————-, AT, has been accepted and approved by the MC/ Administrator of the school w.e.f.—– vide Resolution No ——-, dated—– .

Sd/-  

Date – 

—————— ——————–

President / HOI

Administrator

১) প্রথমেই লক্ষ্য করুন জয়েনিং রিপোর্টটির তিনটে পার্ট আছে। Part 1, Part 2 ও Part 3। এই তিনটে পার্ট নিয়েই এই জয়েনিং রিপোর্ট। এগুলি একটা পেপারে একসঙ্গেই থাকবে। আলাদা করা যাবে না।

২) ক্যান্ডিডেট তাঁর Joining এর দিনেই এই জয়েনিং রিপোর্টের চারটে কপি তৈরি করবেন। তারপর সেগুলির শুধুমাত্র Part-1 পূরণ করে এবং নির্ধারিত জায়গায় সই ও তারিখ বসিয়ে চারটে কপিই জয়েনিং এর আগে HOI এর হাতে জমা দেবেন। মনে রাখবেন ক্যান্ডিডেট শুধুমাত্র Part-1 পূরণ করে দেবেন। কিন্তু Part 2 ও Part 3 ফাঁকাই থাকবে।

৩) Joining এর দিন এই লেটারটা সংশ্লিষ্ট স্টাফের থেকে পাওয়ার পর HOI লেটারটির সব কপিগুলির ( চারটে কপিরই) Part 2 পূরণ করে নির্ধারিত জায়গায় নিজের সই ও সিল দেবেন। ডেট দেবেন। রিপোর্টটিতে তখনও Part 3 অংশটা পূরণ করা হয়নি। অর্থাৎ তখনও সেটিতে প্রেসিডেন্ট/ অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর সই হয়নি এবং রেজোলিউশন নং লেখা হয়নি। এবার ঐ Part 1 এবং Part 2 পূরণ করা চার কপির মধ্যে দুই কপি নিয়ে সেগুলির Part 3 টা অংশটা HOI একটা দাগ দিয়ে কেটে দেবেন। ঐ Part 1 এবং Part 2 পূরণ করা দুই কপির একেবারে উপরে ফাঁকা সাদা জায়গায় HOI লাল কালি দিয়ে লিখে দেবেন — “PROVISIONAL JOINING REPORT”। এরপরে জয়েনিং এর দিনেই HOI এই দুই কপি প্রভিশনাল জয়েনিং রিপোর্টের একটা কপিতে ক্যান্ডিডেটকে দিয়ে রিসিভ করিয়ে নিয়ে অপর কপিটি তাকে দিয়ে দেবেন। মনে রাখতে হবে ক্যান্ডিডেট কিন্তু তখনও ফাইনাল জয়েনিং রিপোর্ট পেলেন না কারন এখনও এটাতে Part 3 পূরণ করা হয়নি। এটা কেবল একটি প্রভিশনাল রিপোর্ট হাতে পেলেন।

৪)এখন ক্যান্ডিডেটের দ্বারা Received করা কপিটি ছাড়াও শুধুমাত্র Part 1 এবং Part 2 পূরণ করা আরো দুটি কপি HOI কাছে থাকলো। এরপর HOI সেই Part 1 এবং Part 2 পূরণ করা দুই কপি জয়েনিং রিপোর্ট এমসি/ অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর নিকট ফরওয়ার্ড করবেন তাদের Acceptance ও Approval এর জন্য।

৫) কিছুদিন পরে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর / এমসি রেজোলিউশন করে এই জয়েনিং Acept ও Approve করবেন।

৬) উপরোক্ত রেজোলিউশন হয়ে যাওয়ার পর HOI জয়েনিং রিপোর্টের উক্ত দুটি কপি নিয়ে সেগুলির Part 3 সম্পূর্ণরূপে পূরণ করবেন। মেমো নং ও ডেট বসাবেন। নির্ধারিত জায়গায় ঐ জয়েনিং একসেপ্ট করার রেজোলিউশন নং ও ডেট লিখে দেবেন। নির্দিষ্ট জায়গায় HOI নিজে সই করবেন এবং Administrator/ MC President এর সই করাবেন। ডেট দেবেন। সিল দেবেন। একেবারে উপরে লিখে দেবেন “FINAL JOINING REPORT”। এইবার জয়েনিং রিপোর্ট চূড়ান্তভাবে প্রস্তুত হলো।

৭) এই ফাইন্যাল জয়েনিং রিপোর্টের দুটি কপির মধ্যে একটি কপির উপর সংশ্লিষ্ট ক্যান্ডিডেটকে দিয়ে রিসিভ করিয়ে নিয়ে অন্য কপিটা তাকে দিয়ে দেবেন। আর Received Copy টা ঐ স্টাফের ফাইলে রেখে স্কুলে সংরক্ষণ করবেন।