অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ-অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দ্বারা কী ভাবে স্কুলের প্রশাসনিক কাজকর্ম চলবে-

 

১) প্রশ্ন – এই অর্ডারের পরে কীভাবে স্কুলে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ হবে ?

উত্তর – ডি আই রা সংশ্লিষ্ট সার্কেলের SI কে Administrator হিসাবে নিয়োগ করবেন ঠিক যেমন ভাবে একটা অর্ডার জারি করে DDO নিয়োগ করেছিলেন।

২) প্রশ্ন – কিছু কিছু স্কুলে DDO নিয়োগের পর DDO গণ ইতিমধ্যেই চার্জ টেক ওভার/ Assume করে রেজোলিউশন / অর্ডার বুকে লিখে ফেলেছেন। সেটা এখন কী হবে ?

উত্তর – যদি এরকম ইতিমধ্যেই হয়ে গিয়ে থাকে তাহলে নিয়ম অনুযায়ী DDO দ্বারা চার্জ হ্যান্ড ওভার ও অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দ্বারা চার্জ টেক ওভার হওয়ার কথা। সেক্ষেত্রে হ্যান্ড ওভার টেক ওভার স্টেটমেন্ট বানিয়ে হ্যান্ড ওভারের দিকে সই করবেন DDO আর টেক ওভারের দিকে সই করবেন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর। মজার ব্যাপার হচ্ছে এই অ্যাডমিনিস্ট্রেটর ও DDO একই ব্যক্তি। তাহলে স্টেটমেন্টে দুটি দিকেই SI সই করবেন। একবার DDO হিসাবে। আর একবার Administrator হিসাবে। তবে এখানে HOI এর Countersign থাকতেই হবে কারন DDO এর কাছে আর্থিক চার্জ বুঝে পেলেও অন্যান্য অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ চার্জ তাঁকে HOI এর থেকেই বুঝে নিতে হবে। এই স্টেটমেন্ট প্রস্তুত হয়ে যাওয়ার পরে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাঁর রেজোলিউশন বুকে বা অর্ডার বুকে এটার সাপেক্ষে চার্জ টেক ওভারের বা Assume করার সিদ্ধান্তকে অনুমোদন দিয়ে একটা রেজোলিউশন/ অর্ডার করবেন।

এটা গেল ফর্মাল পদ্ধতি। তবে আমার পরামর্শ হবে এই ঝামেলায় যাবেন না। যেহেতু ব্যাংকের অপারেটর চেঞ্জ হয়নি তাই DDO যে চার্জ Assume করেছিলেন সেটা দেখাবেন না। প্রয়োজনে DDO র অর্ডারবুকে ছোট্ট করে একটা মাইক্রো সার্জারি করতে হতে পারে।

৩) প্রশ্ন – অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দের প্রশাসনিক ক্ষমতা কতটা ? তাঁরা কী কী কাজ করতে পারেন ?

উত্তর – Management Rules for Sponsored Institutions , 1972 এর Ammendment করে স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট যে গেজেট নোটিফিকেশন (মেমো নং 215 SE, তারিখ – 08/03/2018) জারি করে তার Rule 23 এ স্কুলের ম্যানেজিং কমিটি ও অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর ক্ষমতা ও কর্তব্য একই করে দেওয়া হয়েছে। এই Rules অনুযায়ী একজন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর যে সমস্ত ক্ষমতা প্রয়োগ করবেন সেগুলি হলো –

i) Headmaster/ Headmistress কে জয়েন করাবেন।

ii) DI/ ADI এর অনুমোদন সাপেক্ষে Part Time Vacancy তে অস্থায়ী প্রকৃতির স্টাফ নিয়োগ করবেন।

iii) নির্দিষ্ট পদ্ধতি মেনে AHM কে নিয়োগ দেবেন।

iv) CL ছাড়া অন্যান্য ছুটি মঞ্জুর করবেন। তবে এখানে মনে রাখা দরকার স্পেশাল লিভ কিন্তু অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর দ্বারা গ্রান্ট হওয়ার পর বোর্ড থেকে অনুমোদন করাতে হবে।

v) BEd করার জন্য টিচারদের ডেপুট করবেন।

vi) আইন মেনে কোনো স্টাফকে ট্রান্সফার এর জন্য NOC দেবেন।

vii) কোনো স্টাফ ডিসিপ্লিন ভঙ্গ করে অসদাচরণ করলে বর্ডারে কাছে রিপোর্ট দেবেন। বোর্ড সেই স্টাফের বিরুদ্ধে ডিসিপ্লিনারি অ্যাকশান শুরু করতে পারে।

viii) হলিডে লিস্ট ও অ্যাকাডেমিক ক্যালেন্ডার তৈরি করবেন।

ix) স্কুলের সমস্ত ফান্ডের অ্যাকাউন্টস মেনটেন করবেন।

x) স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর মেমো নং – 718 SE/S, তারিখ – 31/07/2015 অনুযায়ী স্কুলের সমস্ত ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করবেন HOI এর সঙ্গে যুগ্মভাবে।

xi) স্কুলের অ্যানুয়াল রিপোর্ট তৈরি করবেন।

xii) স্কুলের সমস্ত ডেভেলপমেন্ট স্কিমের তদারকি ও বাস্তবায়ন ঘটাবেন।

xiii) RTE Act এর প্রভিশন গুলির রূপায়ণ ঘটাবেন।

xiv) স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট/ DSE/ DI/ADI এর অর্ডার মেনে চলবেন।

xv) নিয়ম অনুযায়ী কোনো টিচিং বা নন টিচিং পোস্টে ভ্যাকেন্সি তৈরি হলে সেই রিপোর্ট দেবেন উপযুক্ত কর্তৃপক্ষকে।

 

৩) প্রশ্ন – বেশীরভাগ স্কুলের ক্ষেত্রেই এখনও DDO চার্জ Assume করেননি। এখন এমসিও নেই। সে ক্ষেত্রে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগের পর চার্জ টেক ওভার/ হ্যান্ড ওভার/ Assume প্রক্রিয়ায় কে কে অংশগ্রহণ করবেন ?

উত্তর – অ্যাডমিনিস্ট্রেটর যেহেতু এমসি কে রিপ্লেস করে এমসির সমস্ত ক্ষমতা প্রয়োগ করার অধিকারী হচ্ছেন তাই তাঁর ফর্মাল চার্জ টেক ওভার করা উচিত। তাঁকে চার্জ হ্যান্ড ওভার করবেন HOI তথা পূর্বতন এমসির সেক্রেটারি। এই চার্জ গ্রহণের পদ্ধতিটা পরে আলোচনা করা হয়েছে।

৪) প্রশ্ন – Administrator কে চার্জ বুঝিয়ে দেওয়ার জন্য HOI কোন ডকুমেন্টসগুলি আগে থেকে রেডি করে রাখবেন?

উত্তর –

ক ) Administrator চার্জ নেওয়ার সময় সবচেয়ে আগে আর্থিক বিষয়টা বুঝে নিতে চাইতে পারেন। সেই ক্ষেত্রে এই নথিগুলো রেডি করে রাখুন :

i) স্কুলের সমস্ত অ্যাকাউন্টের পাস বই আপডেট করুন। সেগুলি Administrator দেখতে চাইতে পারেন।

ii) লাস্ট তিন বছরের অডিট রিপোর্ট হাতের কাছে রাখুন।

iii) Last Audit Report এ স্কুলের বিভিন্ন অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স যে তারিখ পর্যন্ত নোট করা আছে সেই তারিখের পর থেকে চার্জ হ্যান্ড ওভারের দিন পর্যন্ত (সম্ভব না হলে অন্তত দুই দিন আগে পর্যন্ত) ব্যাংক স্টেটমেন্ট সংগ্রহ করে রাখুন। অথবা পাসবুকেই যেন লেটেস্ট ব্যালান্স শো করে সেটা নিশ্চিত করুন।

iv) লাস্ট অডিট রিপোর্টে বিভিন্ন অ্যাকাউন্টের যে ব্যালান্স দেখিয়েছে সেটা একটা কাগজে নোট করুন।

v ) ওই কাগজটিতেই লাস্ট অডিট রিপোর্টের ব্যালান্স এর পাশে আর একটি কলাম করে সেখানে বর্তমান ব্যালেন্স লিখুন।

Iv) ওই অ্যাকাউন্ট গুলির লাস্ট অডিট রিপোর্ট অনুযায়ী ব্যালান্স আর বর্তমানে প্রকৃত ব্যালেন্সের মধ্যে কত টাকার পার্থক্য আছে সেটা পাশে আর একটি কলামে লিখুন।

v) লাস্ট অডিট রিপোর্টের ব্যালেন্স থেকে বর্তমান ব্যালেন্স কী ভাবে এলো সেটা দেখিয়ে একটা রিসিভ পেমেন্ট স্টেটমেন্ট বানান। তাতে নিজের স্ট্যাম্প দিয়ে সই করুন।

vi) উপরে যে জমা খরচের স্টেটমেন্ট বানালেন সেটার সাপোর্টে টেন্ডার, কোটেশন, ক্রেডিট ভাউচার, ডেবিট ভাউচার , বিল, ইউসি, ওয়ার্ক অর্ডার ইত্যাদি গুছিয়ে রাখুন।

vii) চেক ইস্যু রেজিষ্টার।

viii) Mid day Meal সংক্রান্ত বিভিন্ন রেজিষ্টার যথা মিড ডে মিলের ক্যাশবুক টেস্টিং রেজিষ্টার, খাদ্যশস্য মজুত রেজিষ্টার ইত্যাদি

ix) স্কুলের ক্যাশবুক ও SSM ক্যাশবুক।

x) সরকার, MLA, MP বা অন্য কোনো প্রতিষ্ঠান থেকে অডিটের পর যদি কোনো অনুদান আসে তার অর্ডার কপি ( যদি থাকে)।

খ) ছাত্র ছাত্রীদের সংক্রান্ত ডকুমেন্টসগুলির মধ্যে রাখুন স্টুডেন্ট অ্যাডমিশন রেজিষ্টার, অ্যাটেনডেন্স রেজিষ্টার , প্রগ্রেস রেজিস্টার, TC রেজিষ্টার, বিভিন্ন স্কলারশিপ রেজিস্টার।

গ) স্কুল সংক্রান্ত বিভিন্ন ডকুমেন্টস যথা-

i) স্কুল জুনিয়র হাই, হাই, HS হিসাবে ফার্স্ট রিকগনিশন মেমো ও তাদের এক্সটেনশন অর্ডার।

ii) Vocational থাকলে তার রিকগনিশন মেমো

iii) Fire Safety Certificate

iv) Grant in Aid মেমো

v) স্কুলের দলিলপত্র

vi) স্কুলের কোনো বিষয় নিয়ে বা কোনো স্টাফের চাকরি সংক্রান্ত কোনো ব্যাপার নিয়ে কোর্ট কেস থাকলে তার প্রমাণপত্র।

vii) পি এফ এর স্কুল রেজিষ্টার ও NGIPF থেকে প্রাপ্ত তথ্য।

ঘ ) স্কুলের স্টাফদের চাকরি সংক্রান্ত নিম্নলিখিত ডকুমেন্টসগুলি –

i) সমস্ত Post Sanctioning Memo ও নিয়োগের Prior Permission (যদি থাকে )

ii) Staff Attendance Register

iii) Individual PF Register

iv) সমস্ত স্টাফের সার্ভিস বুক

v) Attendance Register

vi) Leave Register

vii ) Salary Requisition Register

viii) Acquittance Roll

ix) Appointment Approval

x) SSC রেকমেন্ডেশন এবং ট্রান্সফার অর্ডার

xi) Confirmation Order

xii) সমস্ত রোপার ROPA OPTION FIXATION (Original)

xiii) Service Book

উপরের সমস্ত ডকুমেন্টস চার্জ হ্যান্ডওভারের/টেক ওভার বা Charge Assume এর দিনে বা তার আগে অ্যাডমিনিস্ট্রেটরএর Consideration এর জন্য তাঁর কাছে প্লেস করুন। তিনি এইগুলি দেখতে চাইলে দেখান। এরপর তিনি Satisfied হলে ঐ স্টেটমেন্টে আপনার সইয়ের পাশে ” Verified and found in order” বলে লিখে সই করবেন। তারিখ দেবেন। এই স্টেটমেন্টটিকে গুছিয়ে রাখুন।

৫) প্রশ্ন – Administrator কবে থেকে চার্জ নেবেন ?

উত্তর – স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর মেমো নং 582 SE/S, তারিখ – 14/05/2026 অনুযায়ী আমাদের ম্যানেজিং কমিটিগুলো ভেঙে গেছে 14/05/2026 তারিখ থেকে। প্রশাসনিক কাজে কোনো শূন্যতা কাম্য নয়। তাই আদর্শগত ভাবে 15/05/2026 থেকেই অ্যাডমিনিস্ট্রেটর কর্তৃক চার্জ টেক ওভার/ Assume করার কথা। কিন্তু অ্যাডমিনিস্ট্রেটর দের নিয়োগ হয়েছে 27/05/2026 বা তার পরের কোনো তারিখ থেকে। সুতরাং অ্যাডমিনিস্ট্রেটর কর্তৃক চার্জ টেক ওভার বা Assume করার প্রসিডিওরটা কমপ্লিট করতে করতে জুনের দ্বিতীয় সপ্তাহ পর্যন্ত গড়াতে পারে। এমতাবস্থায় চার্জ হ্যান্ড ওভার/ টেক ওভার / Assume এর প্রসেসটা যেদিনই সমাধা করা হোক না কেন অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা যদি চার্জ গ্রহণের এফেক্ট ডেটটা 15/05/2026 থেকে দেন তাহলে সবচেয়ে ভালো হয়। তাহলে মাঝের দিনগুলির প্রশাসনিক শূন্যতার সৃষ্টি হয় না। অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে ব্যাপারটা বুঝিয়ে বলুন। প্রয়োজনে আপনি ডিক্লারেশন দিন যে 14/05/2026 এর পর থেকে চার্জ গ্রহণের কার্য সমাধা হওয়ার দিন পর্যন্ত আপনি কোনও আর্থিক লেনদেন করেননি। প্রয়োজনে ঐ সময়ের ব্যাংক স্টেটমেন্ট দেখান। আশা করি অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা এটা মেনে নেবেন। যদি এর পরেও কোনো অ্যাডমিনিস্ট্রেটর 15/05/2026 থেকে চার্জ না নিয়ে প্রসেসের দিন থেকেই নেবেন বলে অনড় থাকেন তাহলে তাঁকে সেটাই করতে বলুন। আপনি এই ব্যাপারে ডি আই কে একটা Intimation মেল করে রাখবেন।

৬) প্রশ্ন – অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা কি কোনো রেজোলিউশন বা অর্ডার করবেন ? করলে কোথায় সেটা লিপিবদ্ধ থাকবে ?

উত্তর – অবশ্যই করবেন। অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা প্রতিটা সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য একটা রেজোলিউশন করবেন/ অর্ডার জারি করবেন। এই রেজোলিউশনে যে সিদ্ধান্ত লেখা হবে সেটা তিনি নিজে বাস্তবায়ন করবেন অথবা HOI কে সেটা করার আদেশ দেবেন। এই Resolution গুলি বর্তমান MC Resolution খাতাতেই করতে পারেন। অথবা অন্য কোনো সেপারেট রেজোলিউশন খাতা বা অর্ডার বুকে করতে পারেন। উনি যেটা চাইবেন সেটাই হবে। অ্যাডমিনিস্ট্রেটর যেদিন চার্জ গ্রহণ করছেন সেই চার্জ গ্রহণের রেজোলিউশনটাই হবে তাঁর প্রথম রেজোলিউশন। মনে রাখবেন MC Resolution এর সিরিয়াল নাম্বার কিন্তু এখানে কন্টিনিউ করবে না। অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের রেজোলিউশন এর সিরিয়াল নাম্বার প্রথম থেকে শুরু হবে। কী ভাবে Administrator Resolution এর সিরিয়াল নাম্বার দেওয়া হবে নীচে তার একটা উদাহরণ দিলাম —

ধরা যাক Administrator চার্জ গ্রহণের রেজোলিউশন করছেন 08/06/2026 তারিখে। তাঁর স্কুলের নাম হলো BDS Shikshaniketan। তাহলে প্রথম রেজোলিউসনের সিরিয়াল নাম্বার লেখা হবে এইভাবে- স্কুলের সংক্ষিপ্ত নাম/Administrator / যে বছর রেজোলিউশন হচ্ছে সেই বছর/ এই রেজোলিউশন সেই বছরের কত নাম্বার রেজোলিউশন সেই সিরিয়াল নাম্বার। পাশে সেই রেজোলিউশন নেওয়ার ডেট। যেমন উপরের উদাহরণে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর প্রথম Resolution অর্থাৎ চার্জ গ্রহণের রেজোলিউশনের নাম্বার লেখা হবে হবে এইভাবে –

BDSS/Administrator/2026/01, Dated – 08/06/2026

অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাঁর রেজোলিউশন লেখার আগে HOI কে প্রপোজাল জমা দিতে পারেন। HOI এই প্রপোজাল লিখবেন হয় Note Sheet এ অথবা প্রপোজাল রেজিষ্টারে। কী ভাবে এটা করতে হবে নীচে আলোচনা করা হয়েছে।

৭) প্রশ্ন – অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর জন্য কি কোনো সিল (স্ট্যাম্প) ব্যবহার করতে হবে ?

উত্তর – হ্যাঁ করতে হবে। অ্যাডমিনিস্ট্রেটর যেখানেই সই করবেন তার নীচে এই সিলটা দিতে হবে। উদাহরণস্বরূপ BDS Sikshaniketan নামক স্কুলের অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের সিল হবে এইভাবে –

ADMINISTRATOR

BDS SHIKSHANIKETAN

(School Address)

৮) প্রশ্ন – চার্জ হ্যান্ড ওভার/ টেক ওভার/ Assumption of Charges যাই বলি না কেন এর প্রসেসটা কী রকম হতে পারে ? অর্থাৎ কাজটা কী ভাবে করা হবে ?

উত্তর – নিম্নলিখিত পদ্ধতিতে চার্জ হ্যান্ড ওভার/ চার্জ Assume এর কাজটা সমাধা করতে হবে —

i) Administrator Appointment লেটার পাওয়ার পর নব নিযুক্ত Administrator কে একটা চিঠি দিয়ে এই ব্যাপারে ইন্টিমেশন দেবেন HOI। সেই চিঠিতেই জানতে চাইবেন তিনি কবে চার্জ নেবেন। এবং কোন পদ্ধতিতে কাজটা সারা হবে। Administrator এর থেকে চার্জ গ্রহণের সবুজ সংকেত পাওয়ার পর পরবর্তী পদক্ষেপ গ্রহণ করবেন HOI।

ii) চার্জ হ্যান্ড ওভার/ টেক ওভার হবে নিম্নলিখিত পদ্ধতিতে —

ক) চার্জ টেক ওভার – হ্যান্ড ওভার/ Charge Assumption এর একটা স্টেটমেন্ট বানাবেন HOI। এটা সাদা কাগজে হবে।

খ) উপরে চার নং প্রশ্নের উত্তরে যে ভাবে বিভিন্ন ব্যাংক অ্যাকাউন্টের তথ্য লিপিবদ্ধ করে এবং লাস্ট অডিট রিপোর্টে দেখানো বিভিন্ন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের ব্যাল্যান্স থেকে বর্তমান ব্যাল্যান্স পর্যন্ত একটা “Receive – Payment Statement” বানিয়েছেন সেটা আবার লিখুন এখানে।

গ) এরপর ঐ কাগজের নীচে বা পরের পাতায় চার নং প্রশ্নোত্তরেই স্কুল, ছাত্র ছাত্রী, স্টাফ বিষয়ে যে বিভিন্ন ডকুমেন্টস গুলির নাম লিখেছেন সেগুলি সিরিয়াল নাম্বার দিয়ে পরপর লিখুন। প্রতিটা আইটেমের পাশে “Available/ Not Available” লিখুন। তার পাশে একটা Remarks এর ঘর রাখুন। Administrator প্রতিটা আইটেম দেখে নিয়ে Available বা Not Available এ টিক দেবেন। প্রয়োজনে Remarks কলামে তাঁর মন্তব্য লিখবেন। তার নীচে বা পাশে শর্ট সিগনেচার করবেন। অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের মন্তব্যের পরিপ্রেক্ষিতে HOI এর কিছু বলার থাকলে পাশে তিনিও তাঁর মন্তব্য লিখতে পারেন।

ঘ) উপরের তথ্যগুলি পূরণ করার পর এই শিটের শেষে HOI এর ডিক্লারেশন থাকবে। এটা লেখা হবে এইভাবে : –

” I, ———– ( Name of the HOI), HOI of ——— School, ————( Address of the School) , do hereby declare that all the information furnished above are true to the best of my knowledge. Today ( Date —– of execution) at 10 am, I hand over charges of all the academic and administrative matters as specified in Rule 23 of School Education Department’s Gazette Notification Memo No – 215 SE, dated- 08/03/2018 to the Administrator appointed for this school by the DI of Schools (SE ), —— (District) , vide Memo No ——, Dated —“

Sd/- with date

——————–

(HOI)

ঙ) HOI এর ডিক্লারেশনের পাশেই থাকবে Administrator এর ডিক্লারেশন। সেটা লেখা হবে এইভাবে –

” I, ———— (Name of the Administrator), working in the capacity of SI of Schools, ——– Circle, has been appointed as the Administrator of ———— School, ——— ( Address of the School) by the DI of Schools (SE) , ————– ( District) vide his Memo No ——, dated —-. Today ( ——- Date of execution) at 10 am I take over charges of all the academic and administrative matters of this school as stipulated in Rule 23 under School Education Department’s Memo No- 215 SE, dated – 08/03/2018. I have gone through all the information furnished above and prima facie found it to be in order.

Sd/- with date

————————

SI of Schools, —— Circle

and Administrator, —– School

এইভাবে যে কাগজটি তৈরি হলো এটাকেই বলে Charge Hand Over/ Take Over Statement।

v) এইবার উপরের স্টেটমেন্টের উপর ভিত্তি করে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাঁর রেজোলিউশন বুকে বা অর্ডার বুকে একটা রেজোলিউশন গ্রহণ করবেন। এই রেজোলিউশনে তিনি উক্ত চার্জ গ্রহণটিকে অনুমোদন দেবেন। এটাকে এই চার্জ গ্রহণের / Assume করার রেজোলিউশন বলা যেতে পারে। এটাই হলো অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের প্রথম রেজোলিউশন। এই রেজোলিউশনটা কেমন হতে পারে তার একটি মডেল ফর্ম্যাট দিলাম নীচে –

” In compliance with the order of the School Education Department vide Memo No- 582-SE/S, dated- 14/05/2026 and order of the DI of Schools (SE), ——– (District) vide Memo No—–, dated—- I, ———— (Name of the DDO) , working in the capacity of SI of Schools, ——— (Circle), assume charges/ take over charges as the Administrator of ——— School, ———-(address of the School) w.e.f. ——- to perform my duties as the Administrator of the said school with strict adherence to the relevant Govt Orders in this regard. Before assuming this charge I have checked and verified the “Charge Hand Over/ Take Over Statement” jointly signed by me and the HOI of the School and other relevant documents as produced before me by the HOI of this school and prima facie found those documents in order. As every document can not be checked in a short span of time, the HOI of the school is supposed to produce additional documents whenever I sought for those documents in future”

Sd/- with date

——————-

Administrator

vi) এইভাবে চার্জ গ্রহণের কাজ শেষ হবে। এই কাজ হয়ে যাওয়ার পর দ্রুত ব্যাংকের অপারেটর চেঞ্জ করার উদ্যোগ নিতে হবে।

vii) সেটা হয়ে যাওয়ার পর ডি আই কে একটা Intimation দিয়ে দেবেন HOI। আগের পোষ্টে এই ব্যাপারে ডিটেইলসে বলা আছে।

১০) প্রশ্ন – স্কুলে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ হলে সেই স্কুলের ব্যাংক অ্যাকাউন্টগুলি কে অপারেট করবেন ?

উত্তর – স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট তার মেমো নং -718 SE/S, তারিখ – 31/07/2015 তে পরিস্কার করে বলে দিয়েছে যে স্কুলে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ হলে স্কুলের বিভিন্ন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি জয়েন্টলি অপারেট করবেন Administrator ও HOI।

১১) প্রশ্ন – অনেক জায়গাতে অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা বলছেন তাঁরা মিড ডে মিলের ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করবেন না। এটা কি ঠিক তাঁরা ঠিক বলছেন ?

উত্তর – হ্যাঁ , ঠিকই বলছেন। 2021 সালের মিড ডে মিলের অ্যাকাউন্ট পরিচালনা সংক্রান্ত একটি অর্ডারে স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট তার মেমো নং – 510(24)-ES ( CMDMP)/ Fund -01/2021, তারিখ- 10/12/2021) এ বলেছে যে মিড ডে মিলের ব্যাংক অ্যাকাউন্ট যুগ্মভাবে পরিচালনা করবেন HOI এবং একজন AT। এটা দেখেই তাঁরা বলছেন যে তাঁরা মিড ডে মিলের কোনো কাজই করবেন না। তবে এখানে তাঁরা বুঝতে ভুল করছেন। একজন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর বলতে পারেন যে তিনি মিড ডে মিলের ব্যাংক অ্যাকাউন্ট অপারেট করবেন না। সেটা ঠিকই আছে। কিন্তু তিনি কখনই বলতে পারেন না যে মিড ডে মিলের ব্যাপারে তাঁর কোনো ভূমিকা নেই। স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর গেজেট নোটিফিকেশন মেমো নং 215 SE, তারিখ – 08/03/2018 এর Rule 23(i) তে পরিস্কার করে বলা হয়েছে যে স্কুলের সমস্ত অ্যাকাউন্টস মেনটেন করার দায়িত্ব MC বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের। মিড ডে মিল অ্যাকাউন্টের দায়িত্ব তাই অ্যাডমিনিস্ট্রেটর উপেক্ষা করতে পারেন না। 2021 সালের অর্ডারটাতে শুধুমাত্র ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করার দায়িত্ব দেওয়া হয়েছে HOI এবং একজন AT কে। কিন্তু খরচের ব্যাপারে সিদ্ধান্ত নেওয়ার সম্পূর্ণ ক্ষমতা তাঁদের উপরে দেওয়া হয়নি। সেই সিদ্ধান্ত নেবেন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর। আর সেই সিদ্ধান্তের ভিত্তিতে মিড ডে মিল অ্যাকাউন্টের চেকে সই করেন HOI ও একজন AT। অনেকে বলতে পারেন স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর মেমো নং 394(26)-ES (CMDMP), তারিখ – 14/12/2018 অনুযায়ী মিড ডে মিলের জন্য যে স্কুল লেভেল মনিটরিং কমিটি তৈরির কথা বলা হয়েছে তাতে তো থাকেন শুধু HOI, দুইজন অভিভাবক প্রতিনিধি, একজন রাঁধুনি, আর মিড ডে মিলের দায়িত্বপ্রাপ্ত টিচার। এই কমিটির সদস্য যেহেতু অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নন তাই মিড ডে মিলের ব্যাপারে তাঁর কোনো দায়িত্ব নেই। এটা ঠিক কথা নয়। এই মিড ডে মিল কমিটিটি কেবল একটি তদারকি কমিটি। এই কমিটির কোনও অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ পাওয়ার নেই। অর্ডারে কোথাও বলা নেই যে এই কমিটি কোনো আর্থিক সিদ্ধান্ত নিতে পারবে। সেই দায়িত্ব যথারীতি অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের কাছেই থাকছে। অর্থাৎ অন্য সব বিষয়ের মতো মিড ডে মিলের খরচ করার ব্যাপারে সিদ্ধান্ত নেবেন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর। আর সেই সিদ্ধান্ত মোতাবেক চেক ইস্যু করবেন মিড ডে মিল অ্যাকাউন্টের দুই অপারেটর – HOI ও একজন AT।

তাই যদি কোনো স্কুলের মিড ডে মিল অ্যাকাউন্টের অপারেটর আগে থেকেই HOI ও একজন AT থাকেন সেটা পাল্টানোর দরকার নেই। সেটাই চলবে। কিন্তু যদি এমন হয় যে কোনো স্কুলের মিড ডে মিলের অ্যাকাউন্টের অপারেটর হিসেবে ছিলেন প্রেসিডেন্ট ও HOI তাহলে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর চার্জ গ্রহণের পরে একটা রেজোলিউশন করে HOI ও একজন AT কে ঐ অ্যাকাউন্টের অপারেটর করে নেবেন।

১২) প্রশ্ন – অ্যাডমিনিস্ট্রেটর কোনো ফান্ডের খরচের ব্যাপারে কীভাবে তাঁর সিদ্ধান্ত গ্রহণ করবেন ?

উত্তর – নিম্নলিখিত পদ্ধতি অনুসরণ করে একজন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর কোনো ফান্ডের খরচের ব্যাপারে সিদ্ধান্ত নেবেন ও খরচ পরিচালনা করবেন –

i) কোনো খরচের প্রয়োজন হলে কোন খাত থেকে কত টাকা খরচ করতে হবে তার ডিটেইলস দিয়ে HOI একটা প্রপোজাল লিখবেন সাদা কাগজে। অথবা প্রপোজাল রেজিষ্টারে। অথবা এই উদ্দেশ্যে Note Sheet ও ব্যবহার করতে পারেন। যাইহোক প্রপোজালের দুটি কপি নিয়ে যাবেন অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের কাছে। সেগুলির এক কপি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিজের কাছে রাখবেন। আর এক কপি আপনাকে ফেরত দেবেন। আসুন দেখি এই Proposal কী ভাবে লেখা হবে –

উদাহরণ স্বরূপ মনে করা যাক SSM ফান্ড থেকে Composite Grant এর 25000 টাকা খরচ করতে হবে বিভিন্ন জিনিসপত্র ক্রয় করার জন্য ও কিছু রিপেয়ারিং ও মেন্টেনেন্স বাবদ। আসুন দেখি HOI নোটশিটে বা Proposal Register এ এই ব্যাপারে কেমন করে Proposal লিখবেন। এবং কেমন করেই বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর সেই প্রপোজালে অ্যাপ্রুভাল দেবেন , কীভাবে Resolution বা Order লিখবেন এবং কী ভাবে চেক ইস্যু করবেন। এই কাজটি পরপর কয়েকটি ধাপে করা হবে। প্রসেসটা নীচে দিলাম –

ক) প্রথমে HOI নোটশিটে/ প্রপোজাল রেজিস্টারে একটা প্রপোজাল লিখবেন কোন খাতে কী খরচ করতে চান তার একটা প্রস্তাব দিয়ে। সেটা লিখবেন এইভাবে –

NOTE SHEET/ Proposal Register

—————————————————

No- 01/2026, Date – 05/06/2026

An amount of Rs. 25000/- was transferred to the SSM Account (AC No —, at ——- Branch, —– Bank) of the school as Composite Grant for the financial year 2024-2025 by the DEO, SSM, Purba Bardhaman vide his Memo No—–, dated—-.

Proposal is here by placed before the Administrator of the school to allow to

a) Purchase an Inkjet Printer as the previous one is out of order and that can’t be repaired.

b) Repair of 25 pairs of benches

c) Plastering of the inner walls of a classroom

Sd/- with date

——————

( HOI)

খ) উপরোক্ত প্রপোজাল পাওয়ার পর যদি DDO মনে করেন এই খরচগুলি করার দরকার আছে তাহলে তিনি এই Proposal এর নীচে এইভাবে একটা নোট দিয়ে HOI কে তাঁর প্রস্তাব মতো কাজগুলি করার অনুমতি দেবেন –

” Proposals placed here are checked and found justified. The HOI is requested to execute those works maintaining financial norms and to submit Bills, Copy of Work Orders, Quotations, if applicable, before the undersigned for approval of the proposal and subsequent issuance of cheques in favour of the payees.

Sd/- with date

——————–

(Administrator)

গ) উপরের Proposal এ খরচের ব্যাপারে Approval দেওয়ার পরে পরেই অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাঁর রেজোলিউশন বুক/ অর্ডার বুকে একটা রেজোলিউশন লিখবেন এই ভাবে —

ADMINISTRATOR’S RESOLUTION

———————————————-

Resolution No – BDSS/Administrator/2026/02 , Date – 05/06/2026

With reference to the HOI’s Proposal No- 01/2026, dated – 05/06/2026 it is resolved that Rs.25000/- received at the SSM Fund Account (AC No —— at—– Branch ——- Bank) as Composite Grant for the financial year 2024- 2025 (Sanctioned by the SSM, Puba Bardhaman), will be utilised for the following purposes –

i) Repair of benches

ii) Purchase of an Inkjet Printer

iii) Plastering of the inner walls of a classroom

ঘ) অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের দ্বারা উপরোক্ত অর্ডার হওয়ার পর HOI প্রস্তাবিত জিনিসগুলির ক্রয় বা প্রস্তাবিত কাজগুলি করে নেবেন। Payee দের পেমেন্ট এর জন্য তাদের থেকে অ্যাপ্লিকেশন ও বিল নেবেন।

ঙ) HOI এইবার আবার Note Sheet এ বা প্রপোজাল রেজিস্টারে আর একটা প্রপোজাল লিখবেন। সেখানে ডিটেইলস এ লিখবেন কী কী কেনা হলো, কার কাছ থেকে কেনা হলো, জিনিসটার দাম কত, বিক্রেতাকে কত টাকার চেক দিতে হবে ইত্যাদি। আবার যদি কোনো মেন্টেনান্স এর কাজ করানো হয় তাহলে সেই কাজটি কী কাজ, কে করেছে, কত টাকার দ্রব্য কিনতে হয়েছে, কত টাকা মজুরি লেগেছে, সেই কাজের জন্য কাকে কত টাকা দিতে হবে ইত্যাদি জানিয়েও প্রপোজাল লিখতে হবে । নীচে এই দ্বিতীয় প্রপোজালটির একটা মডেল দিলাম।

Note Sheet/ Proposal Register

————————————————

Proposal No- 02/2026 Dated- 25/06/2026

Please be informed that in compliance with your previous decision vide your Resolution No/Order No – BDSS /Administrator /2026/02 , dated – 05/06/2026 regarding utisation of an amount of Rs.25000/- received at the SSM Fund Account (AC No —, at —— Branch of —– (Bank) as Composite Grant (2024-2025), the proposed works / purchase works have been completed. The following expenses are to be incurred for payment to the concerned payees as mentioned below —

i) Rs. 12500/- to Carpenter Anil Sharma for repairing works of Benches in classrooms.

ii ) Rs. 5500 to Dynamic

Computers for Purchase of a Laser Jet Printer

iii) Rs. 7000/- to Massion Akbar Ali for Plastering of walls.

Necessary Bills, Quotations, Application of payees , Bank Passbook are forwarded herewith for your kind perusal and issuance of cheques in favour of the payees as mentioned above.”

Sd/- with date

———————-

HOI

চ) এরপর Administrator এই প্রপোজালের নীচে এইভাবে লিখে একটা নোট দেবেন —

“Proposals accepted and cheques may be issued accordingly”

Sd/- with date

————————

Administrator

ছ) এরপর DDO তাঁর রেজোলিউশন বা অর্ডার বুকে আবার একটা অর্ডার বা রেজোলিউশন লিখবেন এইভাবে —

Administrator’s Resolution/Order

————————————————

Resolution/ Order No – BDSS/Administrator/ 03/2026, Dated – 25/06/2026

” With reference to the HOI’s Proposal No-02/2026, dated – 25/06/2026 it is resolved that payments will be made to the following payees by issuing cheques on the SSM Fund Account of the School ( AC No ——, Branch ——-, Bank —–) :

i) Rs 12500 to Carpenter Anil Sharma for repairing Of 25 sets of benches

ii) Rs 5500/- to Dynamic Computers as payment for purchase of an Inkjet Printer

iii) Rs7000/- to massion Akbar Ali as labour and material charges for Plastering of four walls of a classroom .

The HOI is requested to handover the cheques to the concerned payees after taking proper Received Vouchers from them.

Sd/- with date

———————

(Administrator)

জ) এরপর Administrator চেকগুলি প্রস্তুত করে নিজে সই করে ও HOI এর সই করিয়ে সেগুলি HOI এর হাতে তুলে দেবেন।–  

ঝ) HOI প্রাপকদের হাতে সেই চেকগুলো দিয়ে দেবেন। তবে দেওয়ার আগে চেক রেজিষ্টারে ডিটেইলস লিখে নিতে ভুলবেন না। আর অবশ্যই প্রাপকদের দিয়ে ডেবিট ভাউচারে সই করিয়ে নেবেন।- 

১৩) প্রশ্ন – আগের প্রশ্নের উত্তরে বলা হলো অ্যাডমিনিস্ট্রেটর থাকাকালীন কী ভাবে স্কুলের কোনো ফান্ডের টাকা খরচের সিদ্ধান্ত নেওয়া হয় ও খরচ করা হয়। আচ্ছা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তো খরচ ছাড়া অন্য প্রশাসনিক ব্যাপারেও সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। যেমন ছুটির অনুমোদন। তাহলে কোনো স্টাফ ছুটির জন্য আবেদন করলে সেটা কেমন ভাবে মঞ্জুর করা হবে ?

উত্তর – একটা উদাহরণ সহযোগে ব্যাপারটা নিয়ে আলোচনা করা যাক। মনে করি একজন ফিমেল টিচার যাঁর নাম Soma Sarkar তাঁর সন্তানের সেকেন্ড টার্ম পরীক্ষার জন্য 02/07/2026 তারিখ থেকে 16/07/2026 তারিখ পর্যন্ত 15 দিনের CCL চান। আসুন দেখি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর থাকাকালীন এই ছুটির আবেদন কী ভাবে নিষ্পত্তি করা হবে —

i) টিচার সোমা সরকার সাদা কাগজে CCL চেয়ে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর কাছে (Through HOI) আবেদন করবেন ছুটির ডেট মেনশন করে। সঙ্গে দেবেন ছেলের স্কুলের পরীক্ষার রুটিন। আর তার বার্থ সার্টিফিকেট।

ii) এই আবেদন পাওয়ার পর HOI আগের প্রশ্নের উত্তরে উল্লেখিত পদ্ধতিতে প্রপোজাল পাঠাবেন অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে। এই প্রপোজালটি নিম্নলিখিতভাবে লিখতে পারেন-

Proposal Register/ Note Sheet

———————————————–

No- 03/2026, Date – 26/06/2026

Forwarding here with an application of Soma Sarkar, AT, seeking 15 days’ CCL for her son’s upcoming examination to be held from 02/07/2026 to 14/07/2026. The applicant has attached the schedule of the examination and her son’s birth certificate . She has stated that she is the only member in her family to look after the child. Considering her necessity such leave may be granted in her favour.

Sd/- with date

——————————-

HOI

iii) এই প্রপোজাল পাওয়ার পর যদি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এই ছুটি দেওয়ার ব্যাপারে সদর্থক সিদ্ধান্ত নেন তাহলে তিনি এই প্রপোজাল শিটের নীচে এইভাবে একটা নোট দেবেন –

Considering the need of the applicant such leave may be granted in her favour

Sd/- with date

—————————–

Administrator

iv) এইবার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাঁর রেজোলিউশন বুক বা অর্ডার বুকে এই ব্যাপারে একটা রেজোলিউশন বা অর্ডার লিখবেন —

Soma Sarkar, an AT of the school, has applied for 15 days’ CCL from 02/07/2026 to 16/07/2026 for taking care of her 13 years’ old child during his examination to be held during the period as mentioned above. The applicant is the only member of her family to look after the child. Hence, considering her situation 15 days’ CCL for the said period is granted in her favour on usual terms and conditions. The Headmaster is requested to serve this order/ decision to the applicant at the earliest convenience.

Sd/- with date

————————-

Administrator

এইভাবে ছুটি গ্রান্ট করা হবে। একইভাবে Approval, NOC প্রদান, 18 years benefit ইত্যাদি প্রশাসনিক বিষয়েও সিদ্ধান্ত নেবেন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর।

১৪) প্রশ্ন – সরকারি নির্দেশে ভেঙে দেওয়া হলো স্পন্সরড স্কুলগুলোর ম্যানেজিং কমিটিগুলিকে। তাহলে স্কুলে ফাংশন করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটি কমিটি যার নাম অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল সেটার ভবিষ্যৎ কী ? সেটাও কি Dissolve হয়ে গেল ?

উত্তর – এই প্রশ্নের উত্তর খুঁজে পাওয়া যাবে Management of Sponsored Institutions Rules,1972 তে।

এই প্রশ্নের উত্তরে দুইটি ভাগ আছে।

i) নতুন করে স্কুলে ম্যানেজিং কমিটির গঠন হলে –

————————————————

ঐ Management Rules (Memo No – 264 Edn(S) তারিখ – 08/03/1972) এর Rule 27(1) এ পরিষ্কার করে বলে দিয়েছে যে প্রত্যেক স্কুলের কমিটি (অর্থাৎ এমসি) অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল গঠন করবে। তার মানে দাঁড়াল এই যে অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল গঠন করার অথরিটি হচ্ছে এমসি। ঐ রুলসে বলা হয়েছে কে কে এই কমিটির সদস্য হবেন , সেই কমিটির কাজ কী হবে ইত্যাদি। সেগুলিতে আর যাচ্ছি না। এগুলি নিয়ে আমার পূর্বের পোস্ট আছে। দেখতে পারেন। আবার এই Rules এরই Rule 27(2) তে বলেছে যে নতুন ম্যানেজিং কমিটি গঠিত হওয়ার পর এক মাসের মধ্যে স্কুলের HOI একটা মিটিং ডাকবেন স্কুলের টিচিং স্টাফ ও লাইব্রেরিয়ান/ অ্যাসিসট্যান্ট লাইব্রেরিয়ানদের নিয়ে। সেই মিটিংয়ের উদ্দেশ্য হবে নতুন অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল গঠন। সেই মিটিংয়েই নতুন অ্যাকাডেমিক কাউন্সিলের সদস্যদের যৌথভাবে নির্বাচিত করবেন ঐ মিটিংয়ে উপস্থিত স্কুলের টিচিং স্টাফ ও লাইব্রেরিয়ান/ অ্যাসিসট্যান্ট লাইব্রেরিয়ানরা। সেই নির্বাচনের ফলাফল এমসির পরবর্তী মিটিংয়ে অনুমোদন করিয়ে নিতে হবে। অর্থাৎ বোঝা গেল প্রত্যেকবার নতুন এমসি গঠিত হওয়ার এক মাসের মধ্যে নতুন অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল গঠিত হবে। এই অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল যদিও টিচার ও লাইব্রেরিয়ান / অ্যাসিসট্যান্ট লাইব্রেরিয়ান দের দ্বারা নির্বাচিত হন কিন্তু তার অনুমোদন লাগে এমসির। তাই নব নির্বাচিত এমসিই একাডেমিক কাউন্সিল গঠনের ব্যাপারে ফাইনাল অথরিটি। সুতরাং একথা বলাই যায় যে নতুন এমসি গঠিত হলে নতুন করে অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল গঠিত হবে।

ii) স্কুলে পূর্বের ম্যানেজিং কমিটি ভেঙে দিয়ে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ হলে –

———————————————-

এই Rules এর Rule 27(2) তে বলেছে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ হলে পূর্বের অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল স্বাভাবিক নিয়মে থাকবে না। তবে সেটা নতুন করে গঠিত হতে পারে। কিন্তু এক্ষেত্রে নিয়মটা একটু জটিল। তখন স্কুলের HOI, স্টাফ বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর চাইলেই অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল গঠন করতে পারবেন না। এই ক্ষেত্রে একাডেমিক কাউন্সিল গঠন করতে হলে বোর্ডের (WBBSE) এক্সিকিউটিভ কমিটির পারমিশন চাইতে হবে। বোর্ডের এক্সিকিউটিভ কমিটি যদি সেই পারমিশন দেয় তবেই অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল গঠিত হবে। আবার এইভাবে গঠিত হওয়া অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল কতদিন ফাংশন করবে সেটাও নির্ভর করছে এক্সিকিউটিভ কমিটির অর্ডারের উপরেই। অর্থাৎ অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের আন্ডারে থাকাকালীন সময়ে স্কুলে অ্যাকাডেমিক কাউন্সিল নাও থাকতে পারে। আবার অনেক কাঠ খড় পুড়িয়ে গঠিত হতেও পারে।

১৫) প্রশ্ন – বর্তমানে এমসি ভেঙে দিয়ে স্কুলগুলোতে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর বসানো হয়েছে। এই অবস্থায় স্কুলে কি স্টাফ কাউন্সিলের অস্তিত্ব থাকবে ? নতুন করে স্টাফ কাউন্সিল গঠন করা যাবে ? অথবা স্টাফ কাউন্সিলের নতুন সেক্রেটারি নির্বাচন করা যাবে ?

উত্তর – এই ক্ষেত্রে স্টাফ কাউন্সিলের গঠন নিয়ে একটু হলেও ধোঁয়াশা আছে। তবুও Rules গুলি ভালো করে পড়লে আমরা নিম্নলিখিত সিদ্ধান্তগুলিতে আসতে পারি –

i) উক্ত Management Rules এর Rule 26 এ পরিষ্কার করে বলছে যে স্কুলের ম্যানেজিং কমিটি স্টাফ কাউন্সিল গঠন করবে। অ্যাডমিনিস্ট্রেটর থাকাকালীন ষ্টাফ কাউন্সিলের গঠনের ব্যাপারে Management Rules এ কিছু বলেনি। স্টাফ কাউন্সিল গঠনের সেরকম কোনো জটিল পদ্ধতিও নেই। শুধু বলা হয়েছে কমপক্ষে দুই বছর Sanctioned Post এ কাজ করা সমস্ত কর্মরত টিচিং ও নন টিচিং স্টাফ স্কুলের স্টাফ কাউন্সিলের সদস্য হবেন। সেই সদস্যদের দ্বারা একজন স্টাফ কাউন্সিলের সেক্রেটারি নির্বাচিত হবেন। এই Rule এ কিন্তু বলল না যে নতুন ম্যানেজিং কমিটি গঠনের সঙ্গে সঙ্গে আবার স্টাফ কাউন্সিল গঠিত হবে। যেমন স্পষ্ট করে বলেছে অ্যাকাডেমিক কাউন্সিলের ব্যাপারে। এক্ষেত্রে শুধু বলল যে ম্যানেজিং কমিটি ষ্টাফ কাউন্সিল গঠন করবে। নির্দিষ্ট যোগ্যতা থাকলে স্কুলের সমস্ত টিচিং ও নন টিচিং স্টাফ স্বাভাবিক নিয়মেই ষ্টাফ কাউন্সিলের সদস্য হবেন। এখানে সদস্যদের সিলেকশন বা ইলেকশনের বা কাউকে বাদ দেওয়ার সুযোগ নেই। অ্যাকাডেমিক কাউন্সিলের ক্ষেত্রে যেমন বলা হয়েছিল সেরকম এক্ষেত্রে বলা হয়নি যে স্কুলে ম্যানেজিং কমিটি ভেঙে যাওয়ার পর অথবা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ হওয়ার পর কী ভাবে স্টাফ কাউন্সিল গঠিত হবে।

ii) সুতরাং বর্তমান পরিস্থিতিতে আমাদের স্কুলগুলিতে এমসি ভেঙে দিয়ে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ করা হলেও যেহেতু Management Rules এ বলা হয়নি যে নতুন করে স্টাফ কাউন্সিল গঠন করতে হবে এবং যেহেতু স্টাফ কাউন্সিল একটা স্থায়ী কাউন্সিল যেখানে সদস্যদের ইলেকশান বা সিলেকশনের কোনো প্রশ্ন নেই তাই আমরা বলতেই পারি স্টাফ কাউন্সিল একটা কন্টিনিউয়াস বডি যেটা কখনই Dissolve হয় না।

iii) এখন প্রশ্ন হবে স্টাফ কাউন্সিলের সদস্যরা না হয় একই থাকলেন। কিন্তু স্টাফ কাউন্সিলের সেক্রেটারিকে কি চেঞ্জ করা যাবে না ?

উত্তর-এই প্রশ্নের উত্তরটাও খুঁজতে হবে উক্ত Management Rules এ। এখানে Rule 26 এ স্টাফ কাউন্সিলের গঠনের কোনো সময়সূচী নির্ধারণ করে দেওয়া হয়নি। শুধু বলে দেওয়া হয়েছে কারা কারা কোন যোগ্যতায় ষ্টাফ কাউন্সিলের সদস্য হবেন। কিন্তু এই Rule তেই বলা হয়েছে স্টাফ কাউন্সিলের সদস্যদের দ্বারা এই কাউন্সিলের সেক্রেটারি নির্বাচিত হবেন। অর্থাৎ সদস্যদের দ্বারা সর্বসম্মতভাবে অথবা সদস্যদের ভোটের মাধ্যমে স্টাফ কাউন্সিলের সেক্রেটারিকে নির্বাচিত করা হবে। কিন্তু কখন সেই নির্বাচন হবে তা বলা নেই। এটাও বলা নেই যে কখন সেই নির্বাচিত সেক্রেটারির মেয়াদ শেষ হবে। তাই আমরা বলতেই পারি যে যেহেতু স্টাফ কাউন্সিলের সদস্যরা তাঁদের সেক্রেটারি নির্বাচন করেছেন সেহেতু সেই সদস্যরাই যে কোনো সময়ে আবার তাঁদের সংখ্যা গরিষ্ঠের মতের ভিত্তিতে সেই নির্বাচিত সেক্রেটারিকে সরিয়েও দিতে পারেন। সেক্রেটারির মেয়াদ একদিন হতে পারে অথবা অনির্দিষ্ট কাল হতে পারে। কিন্তু স্টাফ কাউন্সিল কখনই Dissolve হবে না।

iv) শেষে একথা বলাই যায় যে বর্তমান পরিস্থিতিতে সুনির্দিষ্ট গাইডলাইন না থাকার জন্য দুটি পথের মধ্যে একটি বেছে নিতে হবে।

হয় ষ্টাফ কাউন্সিলের সমস্ত কার্যাবলী বন্ধ রাখতে হবে। অথবা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর যদি মনে করেন HOI এর প্রপোজালের ভিত্তিতে স্কুলের স্বার্থে ষ্টাফ কাউন্সিলের গঠন অনুমোদনও করতে পারেন। দুটি পথের কোনোটিই এক কথায় আইনি বা বেআইনি বলা যাবে না।  

১৬) প্রশ্ন – এই যে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ হলো এনার মেয়াদ কত দিন ?

উত্তর – Aided স্কুলের Management Rules এ বলা হয়েছিল অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের  মেয়াদ হবে প্রাথমিকভাবে এক বছর। পরে প্রয়োজন অনুসারে ছয় মাস করে দুইবার পর্যন্ত অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের মেয়াদ বৃদ্ধি করা যাবে। কিন্তু Sponsored Schools এর Management Rules এ এরকম কোনো কথা নেই। অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগের যে অর্ডার ডিপার্টমেন্ট বা ডিরেক্টরেট থেকে আসে তাতেই সাধারণত মেয়াদ লেখা থাকে। সেটা ধরেই কাজ হবে। বর্তমান যে অর্ডারটা এসেছে তাতে বলা হয়েছে যে এই অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাঁর পদে বহাল থাকবেন “UNTIL FURTHER ORDER”। অর্থাৎ পরবর্তী নির্দেশ না আসা পর্যন্ত এই অ্যাডমিনিস্ট্রেটর স্বপদে বহাল থাকবেন। – 

 SOURCE-SMR

 ©kamaleshforeducation.in(2023)