নথিপত্র রক্ষণাবেক্ষণ (Document Maintenance) হলোসঠিক হিসাব, নিরীক্ষা ও আইনি বাধ্যবাধকতার জন্য চালান, রসিদ, ও চুক্তির মতো প্রয়োজনীয় নথিপত্র সুশৃঙ্খলভাবে সংরক্ষণ, শ্রেণীকরণ এবং প্রয়োজনে উপস্থাপন করার প্রক্রিয়া। এটি মূলত কাগজের নথির ক্ষেত্রে এবং বর্তমান ডিজিটাল যুগে ই-নথি (e-nothi) বা ইলেকট্রনিক ফর্মে ফাইল আকারে করা হয়।
পেশাগত প্রশ্নোত্তর নথিপত্র রক্ষণাবেক্ষণ
প্রশ্ন: প্রতিষ্ঠান-পরিচালনায় নথিপত্রের গুরুত্ব অপরিসীম। কোন নথি কতদিনের জন্য কীভাবে সংরক্ষিত হবে তার জন্য নির্দিষ্ট কোনও নির্দেশনামা আছে কি?
উত্তর: হ্যাঁ, পশ্চিমবঙ্গ মধ্যশিক্ষা পর্ষদ (নিবেদিতা ভবন, কলকাতা-৯১) বেসরকারি সাহায্যপ্রাপ্ত ও সরকারপোষিত বিদ্যালয়ের প্রধানদের জন্য এ-ব্যাপারে একটি বিজ্ঞপ্তি (মেমো নং আইএনএফ ৩০৯/২২, তাং ২৮/১১/২০২২) জারি করেছে।
প্রশ্ন: উক্ত বিজ্ঞপ্তিটি কি পর্ষদ স্বতঃপ্রণোদিত হয়ে জারি করেছে?
উত্তর: না, পশ্চিমবঙ্গ তথ্য কমিশনের আদেশ নং ৫৮৮-১/১(৪)- (অর্ডার)- ডব্লিউ.বি.আই.সি./আর.টি.আই./২৫৮/২১, তাং ০৮/৩/২০২২; বিদ্যালয় শিক্ষা দফতরের কমিউনিকেটিভ অর্ডার নং ৮৮৯-এস.ই./আর.টি.আই/বি.এস.-১১৭/২০২২, তাং ২৭/৫/২০২২; এবং বিদ্যালয় শিক্ষা অধিকার-এর অনুসারী আদেশ নং ১৩৬-এস.সি/এ.আই.এস./আর.টি.আই / এ.আই.এস./আর.টি.আই/অ্যাপিলেট/এম.আই.এস.সি/২০২২, তাং ২৯/৯/২০২২ মোতাবেক পর্ষদ উক্ত মেমোটি জারি করে।
প্রশ্ন: এই বিজ্ঞপ্তিতে বিদ্যালয়প্রধানদের কী কী নির্দেশ দেওয়া হয়েছে?
উত্তর:বিজ্ঞপ্তিটিতে নথিপত্রের শ্রেণিবিভাজন, পুনরুদ্ধার, শ্রেণিবিভাজিত নথিসমূহের সংরক্ষনকাল, সংরক্ষণ-পদ্ধতি ও (নির্দিষ্ট সময়ের পর) নথিবিনষ্টীকরণ যে বিদ্যালয়প্রধানেরই দায়িত্ব সেটা উল্লেখ করে, বিদ্যালয় শিক্ষা অধিকার-এর সংশ্লিষ্ট আদেশটি দেখতে বলা হয়েছে।
প্রশ্ন: বিদ্যালয় শিক্ষা অধিকার-এর উপর্যুক্ত আদেশনামাটিতে বিদ্যালয়ের নথিপত্রের কীভাবে শ্রেণিবিভাজন করা হয়েছে?
উত্তর: বেসরকারি সাহায্যপ্রাপ্ত ও সরকারপোষিত বিদ্যালয়ের নথিসমূহ ক্যাটগরি এ, বি ও সি তিনটি ভাগে বিভাজিত হয়েছে।
প্রথমটিতে আছে স্থায়ীভাবে সংরক্ষিত করা প্রয়োজন এমন নথির তালিকা; দ্বিতীয়টিতে রয়েছে সেই সব নথিপত্র যেগুলো বারো বছর পর্যন্ত সংরক্ষণ করা দরকার। প্রয়োজন বোধে দ্বিতীয় শ্রেণির নথিগুলো প্রথম শ্রেণিতে উন্নীত করা যাবে। আর তৃতীয় শ্রেণিভুক্ত নথিগুলো যে বছর পরিত্যক্ত হবে সেই বছরটা বাদ দিয়ে দুটি বছর সংরক্ষণ করতে হবে।
প্রশ্ন: বিদ্যালয়ের নথিপত্র তো প্রচুর ও বিবিধ ধরনের। এত কি মনে রাখা সম্ভব যে কোনটা কোন শ্রেণির নথি?
উত্তর:ঠিক কথা। এই জন্যই এটাও বলা হয়েছে যে ‘এ’, ‘বি’ ও ‘সি’ তিনটে সীলমোহর বানিয়ে সংশ্লিষ্ট নথিগুলো স্পষ্ট করে দাগিয়ে রাখা যায়।
প্রশ্ন: ‘এ’ চিহ্নিত নথিপত্র কী কী?
উত্তর: এই শ্রেণির নথিপত্রগুলো সব চেয়ে গুরুত্বপূর্ণ। এগুলো বিদ্যালয়ের প্রশাসনিক প্রয়োজনে ঐতিহাসিক উপাদানের মতো সংরক্ষণীয়। এর মধ্যে রয়েছে: ক) বিদ্যালয়ের জমি সংক্রান্ত নথিসমূহ, বিদ্যালয়ভবনের (প্রথম) অনুমোদিত নকশা (পরবর্তী সময়ে যা কিছু সংযোজন বা পরিবর্তন হয়েছে সেগুলিসহ), অগ্নি নিরাপত্তা শংসাপত্র, বৈদ্যুতিক তারের প্রবাহের নীল নকশা, বিদ্যালয়ের অনুমোদন ও অধিভুক্তি সংক্রান্ত কাগজপত্র; খ) বিদ্যালয়ের মুখ্য নীতিগত সিদ্ধান্তের ফাইল/নথি; গ) বিদ্যালয়প্রশাসন ও তার কার্যাবলীর ওপর সবিশেষ প্রভাব ফেলে এমন গুরুত্বপূর্ণ কমিটির গঠন, কর্তব্যসম্পাদন ও কার্যাবলী সংক্রান্ত ফাইল;
ঘ) শিক্ষার্থীদের অ্যাডমিশন রেজিস্টার, পাস-আউট রেজিস্টার, বিদ্যালয়/পর্ষদ/সংসদ-এর পাস-আউট শংসাপর হস্তান্তরের নিবন্ধন; ঙ) বিদ্যালয়ের স্টাফ প্যাটার্ন সংক্রান্ত ফাইল/নথি; চ) বিদ্যালয়প্রশাসন যুক্ত ছিল এমন মকদ্দমা অথবা চাঞ্চল্যকর মামলা সম্পর্কিত ফাইল/নথিপত্র; ছ) বিদ্যালয়ে এমন কোনও সর্বজনীন অনুষ্ঠান যা আগ্রহের সঞ্চার করেছিল বা বিতর্ক সৃষ্টি করেছিল- এমন বিষয়ক ফাইল/নথিপত্র; জ) যে নথি/কাগজপত্র/ফাইলের সংরক্ষিত থাকার মতো ঐতিহাসিক গুরুত্ব আছে; ঝ) পেনশনারের মৃত্যু পর্যন্ত সার্ভিস বুক ও পেনশন ফাইল; ঞ) গ্রন্থাগারের স্টক রেজিস্টার্স।
প্রশ্ন: উপর্যুক্ত সব কটি নথিই কি স্থায়ী সংরক্ষণ দাবি করতে পারে? এছাড়া কি আর কোনও নথি নেই যা গুরুত্বপূর্ণ বিবেচিত হতে পারে? উত্তর: অনস্বীকার্য যে উপরে যেসব নথিপত্রের তালিকা দেওয়া হয়েছে তা বিদ্যালয় যতদিন থাকবে ততদিন রক্ষা করতে হবে। এবং বিদ্যালয় বি-অনুমোদিত হলেও এই তথ্যগুলো সংশ্লিষ্ট অবর বিদ্যালয় পরিদর্শক-এর কার্যালয়ে সংরক্ষিত থাকা উচিত। দারিদ্র্য ও অন্যান্য বিপর্যয়ের কারণে বিদ্যালয়ছুট হয়ে যাওয়ার মতো অস্বাভাবিক ঘটনা ঘটলে, সংশ্লিষ্ট ব্যক্তির (অর্থাৎ কোনও এক প্রাক্তন শিক্ষার্থীর) আত্মপরিচয়ের জন্য অ্যাডমিশন রেজিস্টার-এর ভিত্তিতে প্রদত্ত উপযুক্ত কর্তৃপক্ষ কর্তৃক প্রত্যয়িত তথ্য পারানির কড়ি হতে পারে। অনুরূপ ক্ষেত্রে এটাও বলা যায় যে বিদ্যালয় পরিচালন সমিতিকে ভুল বুঝিয়ে বা ভয় দেখিয়ে মৌলিক পরিবর্তন সাধিত করে সাহায্যপ্রাপ্ত থেকে পোষিত করলেও, জমির কোনও কাগজে মালিকানা বদল করা এখনও সম্ভব হয় নি। শিক্ষাবিরোধী কোনও সরকার বিদ্যালয় উঠিয়ে দিয়ে বাণিজ্যিক বা অন্য কোনও উদ্দেশ্যে উক্ত জমি যাতে কখনওই ব্যবহার করতে না-পারে তার জন্য পুরাতন শিক্ষানুরাগী ও দানশীল মানুষজনের নামাঙ্কিত কাগজপত্র অবশ্যই সংরক্ষণ করা দরকার। প্রসঙ্গতঃ উল্লেখ্য, ‘এ’ তালিকাভুক্ত (খ) ও (গ) বিদ্যালয় পরিচালন সমিতির সিদ্ধান্তের খাতাটি সংরক্ষণের দিকে দিঙনির্দেশ করছে। কিন্তু বিজ্ঞপ্তি ও মিনিটস-এর খাতা এর মধ্যে পড়বে কি না তা অস্পষ্ট। অনুরূপভাবে কর্মি সংসদ ও শিক্ষা সংসদেরও তিনটে করে খাতা থাকা উচিত। একপ্রকার বলপ্রয়োগ করেই নির্বাচিত অভিভাবক প্রতিনিধিদের বিতাড়িত করার জন্য বিদ্যালয়গুলোর পরিচালন সমিতিকে ১৯৭২ সালের নিয়মে বেদখল করা হয়েছে। সেই সময় সব শিক্ষকশিক্ষাকর্মীর কাছ থেকে সহমত্যসূচক স্বাক্ষর আদায় করা হয়েছিল। অথবা মনে করা যাক, বিদ্যালয় সেবা কৃত্যক থেকে শিক্ষকশিক্ষাকর্মী না-পেলেও, ইংরেজি মাধ্যমের শাখা খুলে দেওয়ার যে চল হয়েছে, যার ফলে, হয় মাতৃভাষামাধ্যমের শিক্ষকশিক্ষিকাদের ব্যবহার করে মাতৃভাষামাধ্যমের শিক্ষার্থীদের ক্ষতি করা হচ্ছে, অথবা ছাত্রছাত্রীদের কাছ থেকে টাকা নিয়ে, অংশকালীন শিক্ষকশিক্ষিকা নিয়োগ করে সরকারিব্যবস্থায় বেসরকারিকরণের বীজ বপন করা হচ্ছে সর্বজনীন শিক্ষার অধিকার বিরোধী এই ব্যবস্থা লাগু করার সময় কর্মি সংসদ, শিক্ষা সংসদ ও পরিচালন সমিতির প্রতিটি সদস্যের নিজস্ব মতামত কী ছিল তা নথিভুক্ত থাকার একমাত্র জায়গা সংশ্লিষ্ট মিনিটস কপিগুলোই। এই সকল ক্ষেত্রে, যথাযথভাবে মিনিটস-এর খাতা লিখিত ও সংরক্ষিত হলে বোঝা সম্ভব যে সংখ্যাগুরু যখন বিপথচালিত হয়েছিল তখন কারা কারা ভুল ধরিয়ে দিতে চেয়েছিলেন।
প্রশ্ন: বিষয়টা খুঁটিয়ে জানা দরকার। এই যে তালিকা এ-ব্যাপারে বিদ্যালয় প্রধানরা কী কী সতর্কতা অবলম্বন করতে পারেন?
উত্তর: যেহেতু তথ্যের অধিকার আইন-এর ব্যাপারটা যুক্ত হয়ে যাচ্ছে, এবং এমন নির্দেশাবলী উপযুক্ত কর্তৃপক্ষ কর্তৃক জানিয়েও দেওয়া হয়েছে, তাই, বিদ্যালয়প্রধানরা, বিশেষতঃ যাঁরা ভারপ্রাপ্ত শিক্ষক, দায়িত্বগ্রহণের সময় অবশ্যই সব কটি নথি স্বচক্ষে দেখে নেবেন। যদি তা না-হয়ে থাকে, তাহলে যত দ্রুত সম্ভব সরেজমিনে সব খুঁটিয়ে দেখে, কোনও নথির অভাব -থাকলে, পরিচালন সমিতিতে সিদ্ধান্ত করিয়ে, পূর্বতন প্রধানের নাম যুক্ত করে, থানায় জেনারেল ডায়েরি করিয়ে রাখতে পারেন।
আবার এটাও জানা দরকার, এই সমস্ত নথিপত্র রক্ষণাবেক্ষণের জন্য করণিক ও চতুর্থ শ্রেণির শিক্ষাকর্মীর সাহায্য অপরিহার্য। গ্রন্থাগার থাকলে স্থায়ী পদে কর্মরত পূর্ণ সময়ের গ্রন্থাগারিক থাকা দরকার। তাঁদের পদ যদি খালি থাকে, সমস্ত দায় এসে পড়ে একমাত্র বিদ্যালয়প্রধানের ওপর। এই গুরুভার অসহনীয় বা বিপজ্জনক মনে হলে, ব্যর্থ নিয়োগকর্তাসহ সকল স্তরের উপযুক্ত কর্তৃপক্ষকেও কীভাবে দায়ভাগী করে রাখা যায়, তার জন্য আইনি পরামর্শ নেওয়া যেতে পারে।
প্রশ্ন:আচ্ছা, ‘বি’ শ্রেণিতে কী কী নথিপত্র রাখা হয়েছে? উত্তর: এর মধ্যে যে নথিগুলো আছে সেগুলো নিম্নরূপ: ক) বিবিধ কমিটির সিদ্ধান্তসমূহ, যা কম গুরুত্বপূর্ণ; খ) অডিট করা ডক্যুমেন্ট ও রশিদ; গ) পরীক্ষাগারের মজুত নিবন্ধন (স্টক রেজিস্টার), সাধারণ মজুত নিবন্ধন, মধ্যাহ্নভোজনের নিবন্ধন; ঘ) কর্মীদের উপস্থিতির নিবন্ধন; ঙ) শিক্ষার্থীদের বিবিধ কল্যাণমূলক প্রকল্প ও বৃত্তির রূপায়ন ও সম্পাদন সংক্রান্ত নথি; চ) বিবিধ অনুদানের সদ্ব্যবহার শংসাপত্র; ছ) হিসাবনিরীক্ষক কর্তৃপক্ষ কর্তৃক অনুমোদিত না-হওয়া পর্যন্ত নগদান বই নিবন্ধন ও বিল নিবন্ধন।
প্রশ্ন: এই তালিকাতে যে নথিগুলোর কথা বলা হলো সেগুলো বারো বছর সংরক্ষণ করার কথা। একটা বিদ্যালয়ের ইতিহাসে বারো বছর এমন কিছু দীর্ঘ সময় নয়। হিসাবনিরীক্ষণ সত্ত্বেও যদি কোনও প্রসঙ্গে পরে আর্থিক অনিয়মের অভিযোগ ওঠে, তখন আত্মপক্ষ সমর্থনের জন্য বিদ্যালয়প্রধান কী করবেন? উত্তর: অবশ্যই বিষয়টি ভাবার। হয়তো এই জন্যই বলা হয়েছে, প্রয়োজন মোতাবেক ‘বি’ শ্রেণিভুক্ত নথিগুলোকে ‘এ’ শ্রেণিতে উন্নীত করা যাবে। হিসাবনিরীক্ষণের নথি বিদ্যালয়ের কর্মকাণ্ডের সংক্ষিপ্তসার। যেকোনও প্রয়োজনেই এটি অনেক কিছু প্রমাণ অথবা অপ্রমাণ করতে পারে। তাই শিক্ষকশিক্ষাকর্মীসহ বিদ্যালয়ের ভবিষ্যতের জন্য এটি অবশ্যই স্থায়ীভাবে সংরক্ষণ করা উচিত।
প্রশ্ন: ঠিক আছে। আর শেষ বিভাগটিতে কী কী নথিপত্র রাখা হয়েছে? উত্তর: ‘সি’ শ্রেণির মধ্যে যে নথিপত্র রাখতে বলা হয়েছে সেগুলো হলো: ক) শিক্ষার্থীদের পর্যায়ক্রমিক ও বার্ষিক মূল্যায়নের নথিপত্র; খ) শিক্ষার্থীদের উপস্থিতি নিবন্ধন; গ) শিক্ষার্থীদের স্বাস্থ্যসম্পর্কিত নথিপত্র; ঘ) শিক্ষার্থীদের অতিরিক্ত পাঠক্রমিক কার্যাবলীর নথিপত্র; এবং ঙ) হিসাবনিরীক্ষক কর্তৃপক্ষ কর্তৃক অনুমোদিত না-হওয়া পর্যন্ত কর্মীদের জন্য সরকারনির্ধারিত চিকিৎসা প্রকল্পের অনুমোদন ও অর্থপ্রদানের নথিপত্র সমূহ।
প্রশ্ন: উপর্যুক্ত নথিগুলোর মধ্যে এমন কোনও নথি কি আছে যা চিরকাল রেখে দিতে পারলেই ভালো হয়? উত্তর: সত্যি কথা বলতে কি কোন নথি কখন কীভাবে কার জন্য প্রয়োজন হবে তা পূর্বানুমান করা খুবই কঠিন। দীর্ঘদিনের অভিজ্ঞতায় এ সম্বন্ধে কিছু ধারণা জন্মায়। অনেকের অভিজ্ঞতার মিলনে ধারণা স্বচ্ছ হয়। আগে পর্ষদের এক্সিকিউটিভকাউন্সিল ছিল, কোনও সিদ্ধান্ত গ্রহণের আগে মতবিনিময়ের সুযোগ ছিল, এখন সবটাই আমলাতান্ত্রিক ও প্রশাসনিক -গণতান্ত্রিক পরিসর নেই। ফলতঃ স্বশাসিত সংস্থার স্বাধীনতা ক্ষুণ্ণ করে, হয় উপরমহলের নির্দেশ, পুনর্বিবেচনা না-করে, নিচের দিকে ঠেলে দেওয়া হচ্ছে, অথবা তড়িঘড়ি কাজের জন্য ফাঁকফোকর থেকে যাচ্ছে।
প্রশ্ন: এই বিজ্ঞপ্তিতে তাহলে কী কোনও ঘাটতি আছে বলে মনে হয়?
উত্তর:সময় বলবে। তবে কর্মরত শিক্ষকশিক্ষাকর্মীদের বিবিধ নথি সংরক্ষণের কোনও উল্লেখ নেই। হয়তো ধরে নেওয়া হয়েছে এটা তো স্বতঃসিদ্ধ। উপস্থিতি নিবন্ধন ও সার্ভিস বুক-এর মাঝে থাকে লীভ রেজিস্টার। তারও উল্লেখ নেই। শিক্ষাকর্মীহীন বিদ্যালয়ে প্রধানদের ওপর নৈমিত্তিক কাজের অস্বাভাবিক চাপ। কোনও কারণে দীর্ঘদিন সার্ভিস বুক হালনাগাদ না-হলে, ছুটির নিবন্ধন তখন গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে।
পেশাগত প্রশ্নোত্তর