DOUBLE_COLUMN_CASH_BOOK_লিখন_পদ্ধতি
বিদ্যালয় পরিচালনার ক্ষেত্রে অনেক গুলো REGISTER এর ব্যাপারে আমাদের সম্যক ধারণা রাখতেই হবে,,অনেকেই HEAD OF INSTITUTION আছেন বা অনেকে আগামী দিনে হবেন বা অনেকেই যারা কাজ শিখতে ভালো বাসেন তাদের অনেকেরই একটা ধারণা তৈরি হবে।1) #CASH_BOOK_REGISTER:-
#CASH_BOOK_REGISTER:-2) STOCK REGISTER (BOOK)
STOCK REGISTER (BOOK)3) ACTIVITY WISE REGISTER
ACTIVITY WISE REGISTER4) CHEQUE/DRAFT RECEIPT REGISTER
CHEQUE/DRAFT RECEIPT REGISTER5)WORK REGISTER
WORK REGISTER6) STOCK/STATIONERY MOVEMENT (ISSUE) REGISTER
STOCK/STATIONERY MOVEMENT (ISSUE) REGISTER7) FIXED ASSET REGISTER
FIXED ASSET REGISTER8) ADVANCE REGISTER
ADVANCE REGISTER9)UNIFORM DISTRIBUTION REGISTER
UNIFORM DISTRIBUTION REGISTER10) BOOK DISTRIBUTION REGISTER
BOOK DISTRIBUTION REGISTER11)SHOES DISTRIBUTION REGISTER….. ইত্যাদি ইত্যাদি অনেক গুলো REGISTER BOOK আছে, যেগুলো বছরের বিভিন্ন সময়ে আমাদের পূরণ করতে হয়,সেগুলো সম্পর্কে আমাদের জানা দরকার।
SHOES DISTRIBUTION REGISTER….. ইত্যাদি ইত্যাদি অনেক গুলো REGISTER BOOK আছে, যেগুলো বছরের বিভিন্ন সময়ে আমাদের পূরণ করতে হয়,সেগুলো সম্পর্কে আমাদের জানা দরকার।CASH BOOK REGISTER লিখনের ক্ষেত্রে প্রতিটি POINT নিয়ে এক একটা পোস্ট হবে,,কিন্তু আমাদের কাছে সময়ের বড়ই অভাব তাই বেশিরভাগ POINT নিয়ে একটাই পোস্ট দিলাম,, কয়েকবার ভালো ভাবে পড়লে সহজেই বোধগম্য হওয়া যাবে।প্রতিটি POINT মনোযোগ দিয়ে পড়লে ও PRACTICE করলে খুব সহজেই CASH BOOK REGISTER লিখন পদ্ধতি শেখা হয়ে যাবে। যারা এই বিষয়ে অভিজ্ঞ তারা তো জানেন কিন্তু যারা নতুন দায়িত্ব পেয়েছেন ভবিষ্যতে যাতে কাজে লাগে সেই জন্য শিখে রাখা ভালো।বর্তমানে অনেকেই প্রধান শিক্ষক পদে উন্নীত হয়েছেন,, বিদ্যালয়ের কাজে CASH BOOK সম্বন্ধে স্বচ্ছ ধারণা রাখা অত্যান্ত দরকার,, কারণ প্রতি বছর অডিট হয় (INTERNAL/EXTERNAL) তাই যারা দায়িত্বে রয়েছেন তাদের ক্যাশ বুকে কিভাবে ভাষা লিখতে হয় তার স্বচ্ছ ধারণা থাকতে হবে।CASH BOOK হলো বিদ্যালয়ের আয়না স্বরুপ,,যে REGISTER BOOK এ টাকা পয়সা লেনদেনের সমস্ত বয়ান লিপিবদ্ধ করে রাখতে হবে,, যেমন U-DISE এ বিদ্যালয়ের সমস্ত বিষয় থাকে,, এটা নিয়ে PRACTICE করলে আর কঠিন বিষয় মনে হবে না।CASH BOOK REGISTER প্রতিদিন OPEN করতে হয় ও CLOSE করতে হয়,, যদি অনেক দিন কোন TRANSACTION না হয় একটা PAGE এ DATE দিয়েও লেখা যায়,, এতে করে CASH BOOK REGISTER এর পাতা কম ব্যবহার হবে।যেমন ধরুন 1 লা জুলাই থেকে 31 জুলাই পর্যন্ত যদি কোন টাকা পয়সার ট্রানজাকশন না থাকে বা ব্যাংক ইন্টারেস্ট বা কোন ধরনের GRANT যেমন ACR/COMPOSITE GRANT/OTHERS GRANT না ঢোকে MC/VEC/WEC ACCOUNT এ,, এই ক্ষেত্রে CASH BOOK REGISTER এর একটি PAGE এ লেখা যেতে পারে,, লম্বালম্বি দাগ টেনে দিয়ে NO TRANSACTION কথাটি লেখা যাবে।FINANCIAL YEAR প্রতিবছর APRIL MONTH TO পরের বছরের MARCH (APRIL 2021-MARCH 2022)মাস পর্যন্ত লিপিবদ্ধ করে রাখতে হবে CASH BOOK REGISTER এ।#CASHBOOK_সম্বন্ধে_গুরুত্বপূর্ণ__কিছু_তথ্য:-
1)যখন SSM/C.P.C এর কাছ থেকে কোন GRANTপাওয়া যায়,সেটা CASHBOOK এর বামদিকের BANK এর ঘরে AMOUNT টি লিখতে হয় ডেট অনুযায়ী।
যখন SSM/C.P.C এর কাছ থেকে কোন GRANTপাওয়া যায়,সেটা CASHBOOK এর বামদিকের BANK এর ঘরে AMOUNT টি লিখতে হয় ডেট অনুযায়ী।Narration:- To,Cpc(Being one cheque received from cpc for Composite grant by bank advise chq.vide no……..date…..for the year (2018-19)
2) একটা ডেটে খরচ হওয়া টাকার ভাউচার গুলো পরপর নম্বর দিয়ে লিখতে হবে ক্যাশ বুকের একটা পেজে সমস্ত ভাউচার লেখার জায়গা শেষ হয়ে গেলে তার পরের পেজ ব্যবহার করতে হবে।
একটা ডেটে খরচ হওয়া টাকার ভাউচার গুলো পরপর নম্বর দিয়ে লিখতে হবে ক্যাশ বুকের একটা পেজে সমস্ত ভাউচার লেখার জায়গা শেষ হয়ে গেলে তার পরের পেজ ব্যবহার করতে হবে। VOUCHER NO শুরু হবে APRIL MONTH হতে প্রতিটি FINANCIAL YEAR এর জন্য 1,2,3,4,5,………….. CONTINUE শেষ হবে পরের বছরের 31 MARCH পর্যন্ত।3)যখন কোন GRANT এর টাকা Chq. এ খরচ করা হয় তখন CASH BOOK এর ডানদিকে Date বসিয়ে যে GRANT তার নাম লিখে এমাউন্টটি ব্যাংকের ঘরে লিখতে হবে।
যখন কোন GRANT এর টাকা Chq. এ খরচ করা হয় তখন CASH BOOK এর ডানদিকে Date বসিয়ে যে GRANT তার নাম লিখে এমাউন্টটি ব্যাংকের ঘরে লিখতে হবে।Narration:-By School Grant/Pry/High (Being one cheque issuing for 4 nos. Sataranji.purchese from composite grant Purpose in fever of Jayati Bastralaya.Chq vide no-154790……for the year (2021-22)4)CASH WITHDRAWAL(টাকা তোলা)
CASH WITHDRAWAL(টাকা তোলা)যখন Bank থেকে টাকা তোলা হয় তখন CASHBOOK এর দুই দিকে বাম দিকে To BANK ও ডান দিকে By CASH বলে লিখতে হবে এবং এটা বিপরীত দাখিলা CONTRA ENTRE হবে।(C) বলে লিখতে হবে।
CONTRA ENTRE হবে।(C) বলে লিখতে হবে।এটাও এক ধরনের ট্রানজাকশন ব্যাংক থেকে টাকাটা ক্যাশ হিসাবে হাতে চলে এলো সেই জন্য এখানে কন্ট্রা এন্ট্রি বা বিপরীত দাখিলা হবে।Narration হবে:-(Being Cash with drawn from Bank Chq.vide no-……..date…. for Composite grant Purpose)
5)যদি কোন AMOUNT CASH এ খরচ হয় তবে যে HEAD এ খরচ হচ্ছে,, ধরুন (UNIFORM GRANT) ক্যাশ বুকের ডানদিকে BY UNIFORM GRANT বলে CASH এর ঘরে লিখতে হবে।
যদি কোন AMOUNT CASH এ খরচ হয় তবে যে HEAD এ খরচ হচ্ছে,, ধরুন (UNIFORM GRANT) ক্যাশ বুকের ডানদিকে BY UNIFORM GRANT বলে CASH এর ঘরে লিখতে হবে।Narration হবে:-( being Amount paid to Ratan Roy by cash for uniform purchase Purpose.for the year(2021-22)
6)যদি কোনো এমাউন্ট ব্যাংকে ফেরত বা ডিপোজিট করা হয় তবে CASH BOOK এর উভয়দিকে ENTRY করতে হবে। এক্ষেত্রে WITHDRAWAL করার সময় যে ENTRY হয়েছিল তার বিপরীত এন্ট্রি CASH বুকে করতে হবে যে তারিখে টাকা জমা হচ্ছে সেই DATE লিখে।
যদি কোনো এমাউন্ট ব্যাংকে ফেরত বা ডিপোজিট করা হয় তবে CASH BOOK এর উভয়দিকে ENTRY করতে হবে। এক্ষেত্রে WITHDRAWAL করার সময় যে ENTRY হয়েছিল তার বিপরীত এন্ট্রি CASH বুকে করতে হবে যে তারিখে টাকা জমা হচ্ছে সেই DATE লিখে। বামদিকে TO CASH বলে ব্যাংক ও ডান দিকে BY BANK বলে AMOUNT টি -CASH এর ঘরে হবে
।Narration হবে:-
Narration হবে:-( Being amount deposited in to the bank because excess amount withdrawn from for Composite grant. Both side are entry’s)
7)যদি কোন HEAD এর টাকা রিফান্ড করতে হয় CPC কে তাহলে CASH বুকের ডানদিকে by CPC. বলে AMOUNT টি ব্যাংকের ঘরে বসবে।
যদি কোন HEAD এর টাকা রিফান্ড করতে হয় CPC কে তাহলে CASH বুকের ডানদিকে by CPC. বলে AMOUNT টি ব্যাংকের ঘরে বসবে।Narration হবে:-(Being one cheque issuing for uniform grant refund to CPC chq.vide no…….date…for the year(2021-22)
8)যদি ব্যাংক থেকে INTEREST পাওয়া যায় তখন CASH বুকের বাম দিকে Dr SIDE এ To INTEREST বলে টাকাটি ব্যাংকের ঘরে বসবে এবং যে তারিখে BANK INTEREST দিয়েছে সেই তারিখে টাকাটি এন্ট্রি করতে হবে যদি সেই মাসে এন্ট্রি না হয় তাহলে পরের মাসে লিখতে হবে।
যদি ব্যাংক থেকে INTEREST পাওয়া যায় তখন CASH বুকের বাম দিকে Dr SIDE এ To INTEREST বলে টাকাটি ব্যাংকের ঘরে বসবে এবং যে তারিখে BANK INTEREST দিয়েছে সেই তারিখে টাকাটি এন্ট্রি করতে হবে যদি সেই মাসে এন্ট্রি না হয় তাহলে পরের মাসে লিখতে হবে।Narration হবে:-(Being amount credited by bank for quaterly/half yearly interest for the month December-2020)
9)যদি ব্যাংকে চেক ভাঙানো,,চেক নেওয়া chq.book issue and excess with drawn হলে একটি চার্জ কাটে এই ব্যাংক চার্জ CASH BOOK এর ডানদিকে BY BANK CHARGE বলে ব্যাংকের ঘরে টাকাটি লিখতে হবে।
যদি ব্যাংকে চেক ভাঙানো,,চেক নেওয়া chq.book issue and excess with drawn হলে একটি চার্জ কাটে এই ব্যাংক চার্জ CASH BOOK এর ডানদিকে BY BANK CHARGE বলে ব্যাংকের ঘরে টাকাটি লিখতে হবে।Narration হবে:-(Being amount debited by bank for chq.book issue excess with drawn for Bank charge for this month.)
NB-যে তারিখে BANK CHARGE কাটা হবে সেই তারিখে ENTRY করতে হবে যদি না করা হয় তবে পরের মাসে ENTRY করতে হবে।
-যে তারিখে BANK CHARGE কাটা হবে সেই তারিখে ENTRY করতে হবে যদি না করা হয় তবে পরের মাসে ENTRY করতে হবে।এভাবেই CASH BOOK REGISTER লিখন পদ্ধতি শেখানো হয়ে ছিল। এছাড়াও শ্রদ্ধেয় স্যার/ম্যামগণ যেভাবে নিজেদের মতো করে লেখা শিখেছেন সেভাবেই লিখবেন।দেখার সুবিধার জন্য DOUBLE COLUMN CASH BOOK REGISTER এর ছবি দেওয়া হল।(বিঃ দ্রঃ)CASH BOOK REGISTER এর ছবিটা ZOOM করলে স্পষ্ট দেখা যাবে।
CASH BOOK REGISTER এর ছবিটা ZOOM করলে স্পষ্ট দেখা যাবে।SOURCE-K HASAN
©kamaleshforeducation.in(2023)