Half Average Pay Leave ( হাফ এভারেজ পে লিভ ) ও Commuted Leave
আগেই বলেছিলাম Leave Rules এর অন্তর্গত বিভিন্ন ধরনের ছুটির ব্যাপারে ধারাবাহিক আলোচনা করব।
=============================================================
আজকে প্রথম পর্ব ।
=============================================================================
আজকে আলোচনা করবো হাফ এভারেজ পে লিভ ও Commuted Leave নিয়ে। পোস্টটি বড়। পড়ার ধৈর্য্য থাকলে তবেই পড়বেন। নাহলে এড়িয়ে যাবেন। তবে এটা একবার পড়া থাকলে হাফ এভারেজ পে লিভ ও Commuted Leave সম্পর্কে আশা করছি আর কোনো প্রশ্ন থাকবে না।
SHAMIM RAHAMAN, HM
———————————————————————————————————-
১) প্রশ্ন — হাফ এভারেজ পে লিভ ও Commuted এর মধ্যে সম্পর্ক কী ?
উত্তর — হাফ এভারেজ পে লিভ ও Commuted Leave আসলে একই ছুটির দুটি ভিন্ন রূপ। দুটি হাফ এভারেজ লিভকে একসাথে জুড়লে তৈরি হয় একটি Commuted Leave। ( অর্থাৎ , 2 টি Half Average Pay Leave = 1 টি Commuted Leave ) ।
২) প্রশ্ন — তাহলে হাফ এভারেজ পে লিভ বলতে কী বোঝায় ?
উত্তর — হাফ এভারেজ পে লিভ বলতে অর্ধ বেতন ছুটি বোঝায়। নাম থেকেই পরিষ্কার এই ছুটি নিলে পুরো বেতন পাওয়া যায় না। এই ছুটির দিন গুলির জন্য কিছুটা বেতন কেটে নেওয়া হয়।
৩) প্রশ্ন — হাফ এভারেজ পে লিভ নিলে নাকি পুরো বেতন পাওয়া যায় না। অর্ধেক বেতন পাওয়া যায়। অর্ধেক বেতন মানে কি মোট বেতনের ঠিক অর্ধেক করে যা বেতন হয় সেটা পাওয়া যায় ?
উত্তর — না । নামে অর্ধ গড় বেতনের ছুটি হলেও এই ছুটির দিনগুলির জন্য ঠিক অর্ধেকটা বেতন পাওয়া যায়, এটা ঠিক নয়। যতদিন এই ছুটি নিয়েছেন সেই দিনগুলির জন্য বেতন পাবেন নিম্নরূপ —
ক) ওই দিনগুলির জন্য প্রাপ্য বেসিক পে এর অর্ধেক।
খ ) ঐ দিনগুলির জন্য অর্ধেক বেসিক পে এর উপর যা ডি এ হয় সেই পরিমাণ ডি এ।
গ) ওই দিনগুলির জন্য পুরো HRA ( বাড়ি ভাড়া ভাতা )
ঘ ) ওই দিনগুলির জন্য পুরো চিকিৎসা ভাতা ( মেডিকাল অ্যালাওয়েন্স )
এইভাবে ক থেকে ঘ পর্যন্ত প্রাপ্য অর্থ যোগ করে যা দাঁড়াবে সেটাই হবে হাফ এভারেজ পে এর দিনগুলির জন্য প্রাপ্য মোট বেতন । এছাড়া মাসের বাকি দিনগুলির জন্য স্বাভাবিক নিয়মে বেতন পাওয়া যাবে । এই ভাবে পুরো মাসের প্রাপ্য বেতন নির্ধারণ করা হবে যা স্পষ্টতই ঐ মাসের স্বাভাবিক বেতনের চেয়ে কম হবে। এখন ইতিমধ্যেই যদি পুরো টাকা বেতন হিসাবে পেয়ে থাকেন তাহলে অতিরিক্ত টাকা ট্রেজারিতে ফেরত দিতে হবে।
৪) প্রশ্ন — উদাহরণ হিসাবে ধরা যাক একজন কর্মীর আগস্ট মাসের প্রাপ্য বেসিক পে = 62000 টাকা , ওই বেসিক পে এর উপরে ডি এ ( 14 %) = 8680 টাকা, HRA ( 12%) = 7440 টাকা, মেডিকেল অ্যালাওয়েন্স = 500 টাকা । অর্থাৎ তিনি অগাষ্ট মাসের জন্য টোটাল বেতন নিয়েছেন = 62000+8680+7440+500 = 78620 টাকা। কিন্তু তিনি আগস্ট মাসে 10 দিন হাফ এভারেজ পে লিভ নিয়েছেন। এখানে দেখা যাচ্ছে 10 দিন হাফ এভারেজ পে লিভ নেওয়ার জন্য আগস্ট মাসের বেতনে তাঁর কিছুটা overdrawn হয়ে গেছে। দেখা যাক হাফ এভারেজ পে লিভ নেওয়ার কারনে আগস্ট মাসের বেতন কী ভাবে নির্ধারণ করা হবে। —–
ক ) প্রথমে সেই মাসের বেসিক পে কে মাসের দিনসংখ্যা দিয়ে ভাগ করলে পাওয়া যাবে এক দিনের বেসিক পে। উপরের উদাহরণ অনুযায়ী এক দিনের বেসিক হবে 62000 ÷ 31 = 2000 টাকা ।
খ) এবার হাফ এভারেজ পে লিভ এর দিনগুলি বাদ দিয়ে ঐ মাসের বাকি দিনগুলির জন্য দিনগুলির জন্য টোটাল বেসিক ও ডি এ কত হবে সেটা নির্ণয় করতে হবে । উপরের উদাহরণে ঐ টিচার 21 দিন পূর্ণ বেতনে কাজ করেছিলেন। তাহলে যেহেতু একদিনের পূর্ণ বেসিক 2000 টাকা সেহেতু 21 দিনের পূর্ণ বেসিক হবে = 2000 × 21 = 42000 টাকা । এরপর যেহেতু 21 দিনের জন্য সবকিছুই তিনি পুরো পাবেন তাই দেখে নিতে হবে ওই 21 দিনের বেসিকের উপর ডি এ কত হবে। এক্ষেত্রে 21 দিনের ডি এ হবে 42000 টাকার উপর 14 % = 5880 টাকা।
গ) এবার যে দশ দিনের জন্য তিনি হাফ এভারেজ পে লিভ নিয়েছেন সেই দশ দিনের প্রাপ্য বেসিক ও ডি এ হিসাব করতে হবে। আগেই বলা হয়েছে এই দিনগুলির জন্য পাওয়া যাবে অর্ধেক বেসিক পে আর পাওয়া যাবে সেই অর্ধেক বেসিকের উপর প্রাপ্য ডি এ । উপরের উদাহরণে একদিনের অর্ধেক বেসিক হচ্ছে 2000 ÷ 2 = 1000 টাকা । তাহলে দশদিনের বেসিক হচ্ছে 1000 × 10 = 10000 টাকা। এই 10000 টাকার উপর ওই 10 দিনের জন্য 14% ডি এ পাওয়া যাবে অর্থাৎ এই 10 দিনের জন্য ডি এ পাওয়া যাবে 1400 টাকা।
ঘ ) সুতরাং 10 দিনের হাফ এভারেজ পে লিভ নেওয়ার দারুন আগস্ট মাসের তাঁর প্রাপ্য বেতন =
( 21 দিনের পূর্ণ বেসিক + তার উপর ডি এ ) + ( 10 দিনের অর্ধেক বেসিক + তার উপর ভি এ ) + ( স্বাভাবিক নিয়মে গোটা মাসের উপর প্রাপ্য HRA ) + ( স্বাভাবিক নিয়মে গোটা মাসের উপর প্রাপ্য Medical Allowance) = 42000 + 5880 + 10000 + 1400 + 7440 + 500 = 67220 টাকা।
ঙ ) এবার সমগ্র মাসের পূর্ণ বেতন থেকে হাফ এভারেজ পে লিভ নেওয়ার দরুন ঐ মাসের প্রাপ্য বেতন বিয়োগ করলেই পাওয়া যাবে কত টাকা সেই মাসে কম পাবে বা কত টাকা ফেরত দিতে হবে। উপরের উদাহরণে হিসেবটা হবে এইরকম — 78620 – 67220 = 11400 টাকা। সুতরাং ঐ কর্মী দশটি হাফ এভারেজ পে লিভ নেওয়ার জন্য আগস্ট মাসে 11400 টাকা কম পাবেন।
৫) প্রশ্ন – হাফ এভারেজ পে লিভ বছরে কতগুলি করে জমে এবং এর সর্বোচ্চ সীমা কী ?
উত্তর – হাফ এভারেজ পে লিভ মেডিক্যাল লিভ এর মতই বছরে 15 টি করে জমা হয় প্রতি বছর কর্মীর প্রথম চাকরিতে জয়েনিং এর তারিখে। কিন্তু একসাথে সর্বোচ্চ 60 টির বেশি হাফ এভারেজ পে লিভ জমা হয় না। অবশ্য যদি হাফ এভারেজ পে লিভ খরচ হয়ে এর ব্যালান্স 60 এর নীচে চলে যায় তাহলে আবার পরের বছরে জয়েনিং তারিখে সর্বোচ্চ 15 টি জমে । এইরকম প্রতি বছর জমতে থাকে যতক্ষন না পর্যন্ত আবার হাফ এভারেজ পে লিভ এর ব্যালান্স 60 এ পৌঁছে যায় । যেই ব্যালান্স হয়ে যায় 60 তারপর থেকে আর জমে না। একটা উদাহরণ নেওয়া যাক। মনে করি একজন কর্মীর ডেট অফ জয়েনিং 5/12/2005। এক্ষেত্রে 5/12/2006 এ 15 টি , 5/12/2007 এ 15 টি , 5/12/2008 এ 15 টি 5/12/ 2009 এ 15 টি হাফ এভারেজ পে লিভ তাঁর লিভ একাউন্টে জমা হয়ে হাফ এভারেজ পে লিভ এর ব্যালান্স দাঁড়ালো 60 । এটাই সর্বোচ্চ ব্যালান্স। সুতরাং পরের বছর অর্থাৎ 5/12/2010 এ তাঁর একাউন্টে কিন্তু কোনও হাফ এভারেজ পে লিভ জমা হবে না। এবার ধরা যাক তিনি 2011 এর মার্চ মাসে 5 টি হাফ এভারেজ পে লিভ নিলেন। তাহলে হাফ এভারেজ পে লিভ এর ব্যালান্স 60 থেকে 5 টা কমে দাঁড়ালো 55 তে। সুতরাং সামনের 5/12/2011 তারিখে 15 টি নয় 5 টি হাফ এভারেজ পে লিভ ওই 55 টি ব্যালান্স এর সঙ্গে যুক্ত হয়ে আবার ব্যালান্স হয়ে যাবে 60। এবার মনে করা যাক 2012 সালের জুন মাসে তিনি 20 টি হাফ এভারেজ পে লিভ নিলেন । ফলে ব্যালান্স 60 টা থেকে কমে হলো 40 টি। সেক্ষেত্রে 5/12/2012 তারিখে আবার 15 টি হাফ এভারেজ পে লিভ আগের বছরের 40 টি ব্যালান্স এর সঙ্গে যুক্ত হয়ে ব্যালান্স দাঁড়াবে 55 টি। এই ভাবে চলতে থাকবে।
৬) প্রশ্ন — হাফ এভারেজ পে লিভ কোন কোন উদ্দেশ্যে নেওয়া যায় ?
উত্তর — হাফ এভারেজ পে লিভ মেডিক্যাল ও নন মেডিকেল উভয় কারনেই নেওয়া যায়। অর্থাৎ নিজের অসুস্থতাজনিত কারনে নিতে পারেন। সে ক্ষেত্রে মেডিক্যাল সার্টিফিকেট দাখিল করতে হবে একদিন এই ছুটি নিলেও। আবার অন্য কোনো ব্যক্তিগত কারনেও হাফ এভারেজ পে লিভ পাওয়া যায়। সেক্ষেত্রে অবশ্য মেডিক্যাল সার্টিফিকেটের প্রয়োজন নেই।
৭) প্রশ্ন — হাফ এভারেজ পে লিভ একবারে বা বছরে সর্বনিম্ন বা সর্বোচ্চ কতগুলি নেওয়া যায় ?
উত্তর — হাফ এভারেজ পে একবারে কমপক্ষে একটা থেকে সর্বোচ্চ যতগুলি জমা আছে ততগুলি পর্যন্ত নেওয়া যায়। বছরে এই লিভ নেওয়ার কোনো লিমিট নেই। অর্থাৎ জমা থাকলেই পাওয়া যাবে। আর আমরা তো জানি এই লিভ 60 টার বেশি একটা নির্দিষ্ট সময়ে জমে না।
৮ ) প্রশ্ন — Commuted Leave তাহলে কী ?
উত্তর — আগেই বলেছি Commuted Leave হলো হাফ এভারেজ পে লিভ এর পরিবর্তিত রূপ। হাফ এভারেজ পে লিভ এর জন্য পূর্ণ বেতন পাওয়া যায় না। কিন্তু Commuted Leave নিলে পূর্ণ বেতন পাওয়া যায়। এখানে মনে রাখা প্রয়োজন যে Commuted Leave বলে আলাদা করে কোনও ছুটি লিভ একাউন্টে জমা হয় না। দুটি হাফ এভারেজ পে লিভকে কনভার্ট করে ( পরিবর্তিত করে ) একটি Commuted Leave বানিয়ে নেওয়া হয়। অর্থাৎ যদি আপনি 5 টা Commuted Leave নেন তাহলে আপনার লিভ একাউন্ট থেকে 10 টা হাফ এভারেজ পে লিভ ডেবিট হবে অর্থাৎ কেটে নেওয়া হবে।
৯) প্রশ্ন — হাফ এভারেজ পে লিভ ও Commuted Leave এর কি কোনও ঊর্ধ্বসীমা আছে ? মানে বছরে বা সমগ্র চাকরি জীবনে সর্বোচ্চ কতগুলি হাফ এভারেজ পে লিভ বা Commuted Leave নেওয়া যায় ?
উত্তর — সমগ্র চাকরি জীবনে মোট 30 টা পর্যন্ত Commuted Leave নেওয়া যায়। অর্থাৎ একজন কর্মী সারা জীবনে মোট 60 টা হাফ এভারেজ পে লিভ কনভার্ট করে 30 টা Commuted Leave নিতে পারবেন । তার বেশি একটাও Commuted Leave পাবেন না সমগ্র সার্ভিস লাইফে। কিন্তু হাফ এভারেজ পে লিভকে হাফ এভারেজ পে লিভ হিসাবেই নিলে এরকম কোনও ঊর্ধ্বসীমা নেই। সুতরাং হাফ এভারেজ পে লিভ চাকরি জীবনে যত খুশি নেওয়া যায় যদি লিভ একাউন্টে সেই লিভ জমা থাকে।
১০) প্রশ্ন – হাফ এভারেজ পে লিভ ও Commuted লিভ কি মেডিক্যাল লিভ জমা থাকলেও পাওয়া যায় ?
উত্তর — হাফ এভারেজ পে লিভ ও Commuted Leave, এই দুই প্রকার লিভই মেডিকেল ও নন মেডিকেল দুই গ্রাউণ্ডেই পাওয়া যায়। মেডিক্যাল লিভ জমা থাকলেও হাফ এভারেজ পে লিভ মেডিক্যাল ও নন মেডিকেল গ্রাউন্ড — উভয় গ্রাউন্ডেই পাওয়া যায়। কিন্তু মেডিক্যাল গ্রাউন্ডে Commuted Leave তখনই পাওয়া যাবে যখন ঐ কর্মীর লিভ একাউন্টে কোনও মেডিক্যাল লিভ জমা থাকবে না। অবশ্য নন মেডিকেল গ্রাউন্ডে Commuted Leave নিলে এরকম কোনো বাধা নেই। সেক্ষেত্রে মেডিক্যাল লিভ জমা থাকলেও Commuted Leave নেওয়া যাবে। মেডিক্যাল গ্রাউন্ডে Commuted Leave বা মেডিক্যাল গ্রাউন্ডে হাফ এভারেজ পে লিভ নিলে মেডিক্যাল সার্টিফিকেট দাখিল করতে হবে।
১১) প্রশ্ন – হাফ এভারেজ পে লিভ ও Commuted Leave কে অনুমোদন করেন ?
উত্তর — স্কুলের ম্যানেজিং কমিটি অথবা এডমিনিস্ট্রেটর
১২) প্রশ্ন – হাফ এভারেজ পে লিভ ও Commuted Leave কী ভাবে সার্ভিস বুকে নোট করা হবে ?
উত্তর — সার্ভিস বুকের প্রথম দিকে অর্থাৎ History of Service এর দিকে যেভাবে অন্যান্য ছুটিগুলির ক্ষেত্রে দিন সংখ্যা, তারিখ ও এমসি রেজোলিউশন নং, ডেট লিখে নোট করা হয় হাফ এভারেজ পে লিভ ও Commuted Leave এর ক্ষেত্রেও সেই ভাবে নোট করা হবে। সার্ভিস বুকের শেষের দিকে অর্থাৎ Leave Account এর জায়গায় হাফ এভারেজ পে লিভ এর জমা ও খরচ মেডিক্যাল লিভ জমা খরচ যেভাবে দেখানো হয় সেই একই পদ্ধতিতে দেখাতে হবে। Commuted Leave নিলে হাফ এভারেজ পে লিভ এর ব্যালান্স থেকে দ্বিগুণ সংখ্যক হাফ এভারেজ পে লিভ খরচ দেখাতে হবে আর সেখানে একটা নোট দিতে হবে । মনে করুন একজন কর্মী 6/4/2024 থেকে 15/04/2024 তারিখ পর্যন্ত 10 টি Commuted Leave নিয়েছেন। সে ক্ষেত্রে তাঁর হাফ এভারেজ পে ব্যালান্স থেকে 10 টির ডাবল অর্থাৎ 20 টি হাফ এভারেজ পে লিভ মাইনাস করা হবে আর তার পাশে নোট দেওয়া হবে, ” 20 Half Average Pay Leaves deducted for availing 10 full pay Commuted Leaves from 06/04/2024 to 15/04/2024 “
১৩) প্রশ্ন — হাফ এভারেজ পে লিভ এর জন্য যদি Overdrawn স্যালারি হয়ে যায় সেটা কী ভাবে সরকারের ঘরে ফেরত দেবো ?
উত্তর — যে কোনো overdrawn amount ফেরত দেওয়ার মতোই একই নিয়মে ফেরত দেবেন। নীচের পদ্ধতি ফলো করুন —
ক) হাফ এভারেজ পে মঞ্জুর করা ও তার দরুন হওয়া overdrawn amount ফেরত দেওয়ার জন্য সংশ্লিষ্ট কর্মী স্কুল কর্তৃপক্ষের কাছে আবেদন করবেন।
খ ) পূর্বে উল্লেখিত পদ্ধতিতে হাফ এভারেজ পে লিভ নেওয়ার দরুন ঐ মাসে কত বেতন পাওয়ার কথা সেটা হিসাব করবেন HOI।
গ) এরপর ঐ হিসাবের উপর ভিত্তি করে একটা Due Drawn Statement বানাবেন HOI। এটি হলো বেসিক, DA, HRA, MA , GROSS , NET কত পেয়েছেন আর কত পেয়েছেন আর কত পাওয়া উচিত ছিল তার একটা তুলনামূলক হিসাব। এতে HOI সই করবেন।
ঘ) এই ব্যাপারে একটা এমসি রেজোলিউশন করবেন।
ঙ) যত টাকা ফেরত দিতে হবে সেটা লিখে চার কপি TR 7 ফর্ম ফিল আপ করুন।
চ) HOI এর ফরওয়ার্ডিংসহ সব ডকুমেন্ট নিয়ে ডি আই অফিসে গিয়ে TR 7 চালানে ডি আই বা গ্রান্ট ইন এড এর AI কে দিয়ে সই করান।
ছ) ঐ TR 7 চালানগুলি নিয়ে এবার সেই ব্যাংকের ব্রাঞ্চে যান যেখানে TR 7 এ টাকা জমা হয়। সেখানে OVERDRAWN এর টাকাটা জমা দিন। দুই কপি TR 7 ব্যাংক স্ট্যাম্প সই করে ফেরত দেবে।
জ) ঐ চালানগুলির এক কপি নিজের কাছে আর এক কপি স্কুলে জমা দিন।
ঝ) এই টাকা ফেরত দেওয়ার কথাটা HOI নোট করে দেবেন ACQUITTANCE এ এবং সার্ভিস বুকে।
১৪ ) প্রশ্ন — কেন Commuted Leave যতটা সম্ভব কম খরচ করে সংরক্ষণ করা উচিত ?
উত্তর — Commuted Leave দারুন হেল্পফুল একটা ছুটি। এটি প্রায় যে কোনো উদ্দেশ্যে নেওয়া যায় এবং এটা সবেতন ছুটি। আপনার বা পরিবারের কারোর অসুস্থতার জন্য বা নিজের অন্য যে কোনো প্রয়োজনে এই ছুটি পাওয়া যায়। উচ্চ শিক্ষার প্রয়োজনে এই লিভ দারুন কার্যকরী। এই ছুটিকে অন্য ছুটির সঙ্গে জুড়ে নিতে বাধা নেই। আবার ভ্যাকেশন এর সঙ্গে জুড়তেও বাধা নেই। এত কার্যকরী ছুটি। কিন্তু সারা চাকরি জীবনে সাকুল্যে পাবেন মাত্র 30 টি । তাই এটিকে যতটা সম্ভব কম খরচ করে সংরক্ষণ করা উচিত হঠাৎ প্রয়োজনে কাজে লাগানোর জন্য। —— SHAMIM RAHAMAN, HM।