স্কুলের বিভিন্ন কাজের জন্য এবার চালু হলো Online File Tracking System (OFTS)। Approval, Arrear Claim, 18 years’ benefit, LPC, Service Book Countersign ইত্যাদি যে বিভিন্ন ধরনের কাজ ডি আই অফিসের মাধ্যমে হয় সেগুলি নিয়ে অযথা হয়রানি, ফাইল হারিয়ে যাওয়া, ঘুষ চাওয়া ইত্যাদি নানা অভিযোগ উঠে আসে টিচারদের পক্ষ থেকে। এবার এই কাজগুলি যাতে স্বচ্ছভাবে হয় তার জন্য এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট OFTS চালু করতে উদ্যোগী হলো। আসুন দেখা যাক এই ব্যবস্থা থেকে কী ভাবে কাজ করবে। কীভাবে উপকৃত হবেন শিক্ষকরা এবং স্কুল কর্তৃপক্ষ।
——————————————————
১) প্রশ্ন – Online File Tracking System বা OFTS কী ?
উত্তর – এটা হলো শিক্ষক শিক্ষিকাদের পেশাগত যে বিভিন্ন কাজ (যেমন- অ্যাপ্রুভাল, Arrear Claim ইত্যাদি) যা স্কুল কর্তৃপক্ষ থেকে শুরু করে ডি আই অফিস তথা এডুকেশন ডিপার্টমেন্টের দ্বারা সম্পন্ন হয় সেই কাজগুলিতে স্বচ্ছতা আনার জন্য কাজের অগ্রগতি যে কোনো সময়ে অনলাইনে দেখার সুযোগ। স্কুল কর্তৃপক্ষ একটা কাজের জন্য প্রেয়ার জমা দেওয়ার পর কাজটা সম্পন্ন হতে অনেক সময় দেরি হয়। তখন স্কুল কর্তৃপক্ষ তথা সংশ্লিষ্ট স্টাফ উদ্বেগের মধ্যে সময় কাটান। অনেক সময় অভিযোগ ওঠে ইচ্ছাকৃত ভাবে দেরি করার, ফাইল হারিয়ে ফেলার, এমনকি ঘুষ চাওয়ার। এই সিস্টেম চালু হলে স্কুলের HOI তাঁর লগ ইন দিয়ে IOSMS পোর্টালে ঢুকে যে কোনো সময়ে সেই কাজটি কতদূর হলো দেখতে পারবেন। সেটা সংশ্লিষ্ট স্টাফকে জানিয়ে দেবেন। এতে কাজের গতি আসবে। স্বচ্ছতা আসবে।
২) প্রশ্ন – কোন কোন কাজ এই Online File Tracking System এর মধ্যে আসবে ?
উত্তর – এই কাজগুলি আপাতত এর আওতায় আসবে –
Approval, Arrear Claim, PF Claim, Approval of Scale from Hons to PG,Full HRA Approval, Pay Protection, Service Continuation, Upgradation, Medium Introduction, Co Education, Name Change, Compassionate Appointment, Reporting SSC Vacancy, Retention of Post, Police Verification, Medical Examination Confirmation, CAS ( 8/16) – এইটা ভুল করে লিখে ফেলেছে। এটা টিচারদের নেই। এটা 18 years benefit হতো। যাই হোক এছাড়াও হবে Scale Upgradation from Hons to PG ( Before 13/09/2016), AHM Post Sanction, Prior Permission for AHM, Panel Approval of AHM, Approval of Appointment as AHM, Retention of AHM, Option Related, Leave Related, LPC Countersign, Service Book Countersign, Reporting of Vacancy, Calculation of Length of Qualifying Service, Retirement or Death benefit related issues, Prior Permission for filling up Non SSC Vacancy, Approval of Appointment of Non SSC Vacancy, Medium Change, Reconstitution of MC
৩) প্রশ্ন – এই কাজটা স্কুলের HOI কীভাবে করবেন ?
উত্তর – নিম্নলিখিত পদ্ধতিতে HOI ধাপে ধাপে এই কাজটি সম্পন্ন করবেন –
1 ) HOI যে কারনে প্রেয়ার দিচ্ছেন (যেমন -Approval, LPC, পি এফ ক্লেম ইত্যাদি সমস্ত কাজ যা উপরের দুই নং প্রশ্নের উত্তরে বলা হয়েছে ) সেই সম্পর্কে চিরাচরিত পদ্ধতিতে স্কুলের লেটার হেডে (প্যাডে) ফরওয়ার্ডিং লেটার লিখবেন। তাতে অবশ্যই স্কুলের মেমো নং ও ডেট বসাবেন। এই মেমো নং ও ডেট কিন্তু দিতেই হবে। তা নাহলে এই সিস্টেমে অংশগ্রহণ করতেই পারবেন না। অনেক স্কুলেই এই মেমো নং ও ডেট দেওয়ার অভ্যাস নেই। সেটা কিন্তু এবার শিখতে হবে। কীভাবে মেমো নং ও ডেট দিতে হয় সেই ব্যাপারে অনেক আগেই আমার পোস্ট আছে। দেখতে পারেন।
2) সেই ফরওয়ার্ডিং লেটার সবার উপরে রেখে তার সঙ্গে সমস্ত প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টস দিয়ে HOI সেটা জমা করবেন ডি আই অফিসের রিসিভিং সেকশনে। এটাকে হার্ডকপি জমা দেওয়া বলে। সেই হার্ড কপির দুটি সেট বানাবেন। একটি সেট জমা দেবেন। আরেকটি সেটের ফরওয়ার্ডিং লেটারের উপরে ডি আই অফিসের রিসিভিং অফিসারের সই করিয়ে নেবেন। এই Received করিয়ে নেওয়াটা কিন্তু ভীষণ জরুরী। এটা না করলে সমস্ত প্রসেসটাই বৃথা হয়ে যাবে। ডি আই অফিসের সংশ্লিষ্ট রিসিভিং অফিসাররা অনেক ক্ষেত্রে দুষ্টুমি করে। সই করে রিসিভ করতে চায় না নিজেদের দায়িত্ব ঝেড়ে ফেলার জন্য। HOI মোটেই সেটা করতে দেবেন না। রিসিভ করতে না চাইলে ডি আই এর সঙ্গে দেখা করবেন। লিখিত কমপ্লেইন দেবেন। সেই কমপ্লেইন এর কপি কমিশনার অফ স্কুল এডুকেশনের (বিকাশ ভবন 7th Floor) কাছে পাঠিয়ে দেবেন।
3) HOI এবার সেই Received Copy র সেটটা স্কুলে নিয়ে চলে আসবেন। উক্ত Received Copy এর শুধু ফরওয়ার্ডিং লেটারের একটা সুন্দর করে ছবি তুলবেন বা স্কানড কপি তৈরি করবেন। সেটার একটা পি ডি এফ 200 KB এর মধ্যে সাইজ করে কম্পিউটারে সেভ করবেন।
4) এরপর HOI স্কুলের IOSMS পোর্টালে লগ ইন করবেন তাঁর সেই লগ ইন আইডি ও পাসওয়ার্ড দিয়ে যেটা দিয়ে তিনি স্যালারি রিকুইজিশন সাবমিট করেন। লগ ইন করার পর দেখতে পাবেন সেখানে ইতিমধ্যে OFTS (Online File Tracking System) বলে একটা অপশন এসেছে। ঐ OFTS এ ক্লিক করলে তিনটি অপশন দেখতে পাবেন –
i) Submission of Proposal
ii) Tracking of Proposal
iii) Searching of Proposal
এগুলির প্রত্যেকটিতে ঢুকে নিম্নলিখিত কাজগুলি করবেন HOI –
i) Submission of Proposal
——————————–
এই অপশনে ক্লিক করে বেশ কিছু তথ্য পূরণ করতে হবে। সেগুলি হলো –
ক) Purpose –
এটাতে ক্লিক করলে উপরে দুই নম্বর প্রশ্নের উত্তরে যে কাজগুলির (যেমন- Approval, PF Claim, Arrear Claim, Continuation, Confirmation ইত্যাদি) কথা বলেছি সেগুলির একটা লিস্ট আসবে। বর্তমানে যে কাজটি করছেন HOI সেটা সিলেক্ট করবেন।
খ) Matter Related to-
এখানে ক্লিক করে যে কাজটি করছেন সেটা নিয়ে HOI একটা সংক্ষিপ্ত নোট দেবেন। মনে করুন কোনো স্টাফের অ্যাপ্রুভাল এর প্রেয়ার জমা দিয়েছেন। সেক্ষেত্রে লিখবেন – ” Submitted the prayer for approval of appointment in favour of ———, AT at the Receiving Section of the Office of the DI of Schools (SE) ——– ( District) on —–(Date) along with the requisite filled in forms and other requisite documents in hardcopy. Documents submitted in hardcopy are –
1)
2)
3)
……..
গ) School Name –
আগে থেকেই দেওয়া থাকবে। এখানে কিছু লিখতে হবে না।
ঘ) Circle Name –
আগে থেকেই দেওয়া থাকবে। এখানে কিছু লিখতে হবে না।
ঙ) Reference/ Memo No of the letter of the School —
এখানে HOI যে ফরওয়ার্ডিং লেটার লিখে এই প্রেয়ার এর হার্ডকপিটি ডি আই অফিসে জমা দিয়ে এসেছেন (অর্থাৎ যাতে ডি আই অফিসের Receiving Section এর সই ও স্ট্যাম্প আছে) তাতে HOI যে মেমো নং বসিয়েছিলেন সেটা লিখবেন। মনে রাখবেন এটা কিন্তু স্কুলের মেমো নং। অন্য কিছু নয়।
চ) Reference/Memo Date-
এখানে উক্ত ফরওয়ার্ডিং লেটারের মেমো নং এর সঙ্গে যে ডেট দিয়েছিলেন সেই ডেট লিখবেন।
ছ) Date of Submission at DI Office –
এখানে লিখতে হবে ডি আই অফিসের Receiving Section যে ডেট বসিয়ে সই করে ফরওয়ার্ডিং লেটারটা ফেরত দিয়েছে সেই ডেট। অর্থাৎ HOI যে দিন ডি আই অফিসে হার্ডকপি জমা দিয়েছেন সেই ডেট।
জ) Upload first page of the Forwarding Letter (Received Copy) –
ফরওয়ার্ডিং লেটারের Received Copy যেটার একটা PDF 200 KB এর মধ্যে সাইজ করে ইতিমধ্যেই কম্পিউটারে সেভ করে রেখেছেন সেটাকে এই জায়গায় আপলোড করে দিতে হবে।
ঝ) Submit –
এইবার একবারে নীচের দিকে Submit অপশনে ক্লিক করে এই Proposal টি সাবমিট করে দেবেন HOI
এখানেই Proposal Submission এর কাজ শেষ।
====================================================
ii) Tracking of Proposal
—————————
এখানে তিনটি কাজ করবেন HOI। সেগুলি হলো View, Edit এবং Send to DI Receiving
ক) View –
এই অপশনে গিয়ে HOI এর আগের ধাপে যে প্রপোজাল সাবমিট করলেন সেটা দেখতে পাবেন। সেখানে বেশ কিছু ডিটেইলস দেখতে পাবেন HOI। সেগুলি হলো – ট্র্যাকিং আইডি (এটা নোট করে নেবেন। এটা কাজে লাগবে যে কোনো সময়ে অ্যাপ্লিকেশনটি অনলাইনে সার্চ করার জন্য), Docket Memo No and Date, Application Memo No and Date । এছাড়া HOI যে ফরওয়ার্ডিং লেটারের পিডিএফ আপলোড করেছেন সেটাও দেখতে পাবেন এখানে।
খ) Edit –
এখানে HOI আগে যে তথ্যগুলি দিয়েছেন ও যে ফরওয়ার্ডিং লেটারটা আপলোড করেছেন সেটার এডিট করতে পারবেন। অর্থাৎ প্রয়োজন হলে তথ্যগুলির কারেকশন করতে পারবেন।
গ) Send to DI Receiving-
এবার সবকিছু ঠিক ঠাক থাকলে এই বাটনে ক্লিক করে অ্যাপ্লিকেশনটি ডি আই অফিসের রিসিভিং সেকশনে পাঠিয়ে দেবেন HOI। মনে রাখবেন এই Send to DI Receiving এ ক্লিক না করলে কিন্তু ডি আই অফিসে অ্যাপ্লিকেশনটি পৌঁছবে না। কোনো কাজও হবে না। এটা করতেই হবে।
উল্লেখ্য এখানে উপরের দিকে আর একটা অপশন থাকবে যেখানে যে অ্যাপ্লিকেশনগুলি ডি আই অফিস থেকে ফেরত এসেছে সেগুলি দেখা যাবে। অর্থাৎ যদি কোনো অবজেকশনের জন্য ফেরত আসে তাহলে কী অবজেকশন সেটা দেখা যাবে । সেই অনুযায়ী HOI কে প্রয়োজনীয় কাগজপত্র ডি আই অফিসে জমা করতে হতে পারে। অথবা ছোটো খাটো কারেকশন থাকলে সেটা ওখানেই এডিট অপশন থেকে এডিট করে দেওয়া যাবে।
iii)Searching of Proposal
—————————
এটাতে Tracking Id বা Matter Related to বা অ্যাপ্লিকেশন মেমো নং দিয়ে সার্চ করলে HOI দেখতে পাবেন তাঁর সাবমিট করা অ্যাপ্লিকেশন এর স্ট্যাটাস। Successful হলে সেটা দেখতে পাবেন। ফাইন্যাল অর্ডারের সফটকপি দেখতে পাবেন। রিজেক্ট হলে তাও দেখতে পাবেন। Success হলে ডি আই অফিসে গিয়ে হার্ডকপি সংগ্রহ করে নিতে হবে।
৪) প্রশ্ন – স্কুলের HOI যখন উপরোক্ত পদ্ধতিতে Proposal DI Receiving এর কাছে অনলাইনে পাঠিয়ে দেবেন তার পর ডি আই অফিসের কাজ কী রকম হবে ?
উত্তর – HOI উপরোক্ত পদ্ধতিতে যখন সমস্ত তথ্য অনলাইনে পূরণ করে এবং প্রয়োজনীয় আপলোড করে Send to DI Receiving করে দেবেন তখন সেই প্রেয়ার চলে আসবে ডি আই অফিসের এন্ডে। এটা পাওয়ার পর ডি আই অফিসে নিমলিখিত কাজগুলি পরপর হবে –
ক) Proposal বা Application প্রথমে আসবে ডি আই অফিসের Receiving Section এর এন্ডে।
ওখানকার দায়িত্বপ্রাপ্ত অফিসার তখন ওনার লগ ইন থেকে দেখতে পাবেন যে আপনি উক্ত ডকুমেন্ট আপলোড ও ফরোয়ার্ড করেছেন। তিনি সেটাকে খতিয়ে দেখবেন। আপনার পূর্বে জমা দেওয়া হার্ডকপির সঙ্গে এটাকে মিলিয়ে দেখে নিশ্চিত হবেন অনলাইনে ট্র্যাকিং সিস্টেমে আসা তথ্য এবং আপনার জমা দেওয়া হার্ডকপি একই বিষয়ের। যদি কোনো তথ্যগত ভুল দেখেন বা কাগজপত্রের ঘাটতি দেখেন তাহলে প্রয়োজনীয় নোট দিয়ে তিনি Receiving Section থেকেই সেই অ্যাপ্লিকেশন HOI এর এন্ডে ব্যাক করে দেবেন। HOI সেই অবজেকশন Comply করে resend করলে তিনি যদি সন্তুষ্ট হন বা প্রথমেই সব কিছু ঠিক ঠাক থাকে তাহলে তিনি সেই অ্যাপ্লিকেশন এর হার্ডকপি এবং সঙ্গে এই প্রপোজাল অনলাইনে ট্র্যাকিং সিস্টেমের মাধ্যমে ডি আই এর এন্ডে পাঠিয়ে দেবেন।
খ) ডি আই সেই অ্যাপ্লিকেশন এর হার্ডকপি দেখে এবং ট্র্যাকিং সিস্টেমে আসা প্রপোজাল দেখে সন্তুষ্ট হলে সেই কাজটা অনলাইনে এবং হার্ডকপিতে একজন Dealing Assistant ( Clerk) বা Dealing Officer (কোনো AI) এর নিকট প্রেরণ করবেন কেসটা চেকিং করে তাঁর মতামত দেওয়ার জন্য।
গ) উক্ত AI/ Clerk তখন ঐ অ্যাপ্লিকেশন এর হার্ডকপি দেখে যদি মনে করেন যে অ্যাপ্লিকেশানে কিছু ঘাটতি আছে বা কিছু এক্সট্রা ডকুমেন্টস লাগবে তখন তিনি প্রয়োজনীয় নোট দিয়ে সরাসরি সেটা HOI এর কাছে ফেরত পাঠিয়ে দেবেন। HOI তাঁর লগ ইন থেকে সেই অবজেকশন Comply করবেন। সেটা অনলাইনে হবে। তবে এক্সট্রা হার্ডকপি চাইলে সেটা ডি আই অফিসে গিয়ে জমা করে আসতে হবে। এরপর আবার সেটা Receiving Section হয়ে ঐ দায়িত্বপ্রাপ্ত অফিসার হয়ে AI এর কাছে গিয়ে পৌঁছলে অথবা AI যদি প্রথমেই সন্তুষ্ট হন তাহলে তিনি তাঁর সম্মতি সূচক নোট দিয়ে সেটা ডি আই এর কাছে পাঠিয়ে দেবেন হার্ডকপি ও ট্র্যাকিং সিস্টেমে।
ঘ) ডি আই তখন আবার সব খতিয়ে দেখে তাঁর ফাইনাল ডিসিশন জানাবেন। হয় তিনি ফাইনাল অর্ডার দেবেন অথবা রিজেক্ট করবেন।
ঙ) ডি আই এর দ্বারা ফাইনাল অর্ডার হয়ে গেলে বা অ্যাপ্লিকেশন এর রিজেকশন অর্ডার হওয়ার পর ডি আই অফিসের ডিলিং অফিসার বা ডিলিং অ্যাসিসট্যান্ট সেই অর্ডার ট্র্যাকিং সিস্টেমে আপলোড করে দেবেন এবং HOI এর কাছে পাঠিয়ে দেবেন।
চ) যদি প্রয়োজন হয় HOI তখন সেই অর্ডারের হার্ডকপি ডি আই অফিস থেকে সংগ্রহ করে নেবেন।
৫) প্রশ্ন – যদি এমন কোনো কেস থাকে যেটার অর্ডার ডি আই নিজে করতে পারবেন না। DSE বা বোর্ডের অনুমোদন লাগবে বা এসএসসিতে পাঠাতে হবে, সেই ক্ষেত্রে ডি আই কী করবেন ?
উত্তর – এরকম ক্ষেত্রে ডি আই ট্র্যাকিং সিস্টেমের মাধ্যমেই উক্ত অফিসগুলির দায়িত্বপ্রাপ্ত অফিসারদের কাছে এই অ্যাপ্লিকেশনটি পাঠিয়ে দেবেন তাঁদের অনুমোদনের জন্য। সেখান থেকে অনুমোদন এলে ডি আই কেসটির নিষ্পত্তি করবেন।
৬) প্রশ্ন – যে সমস্ত কেস Confidential অর্থাৎ গোপন প্রকৃতির সেক্ষেত্রে কীভাবে কাজটি সম্পন্ন হবে ?
উত্তর – সে ক্ষেত্রে পুরো কার্যপদ্ধতির সবটা অনলাইন ট্র্যাকিং সিস্টেমে দেখানো হবে না। কেবলমাত্র প্রেয়ারটির অ্যাপ্রুভাল অর্ডার বা রিজেকশন অর্ডার ট্র্যাকিং সিস্টেমে আপলোড করবেন ডি আই অফ স্কুলস।
৬) প্রশ্ন – এই কাজটি নিয়ম মেনে ঠিকঠাক হচ্ছে কি না সেটা দেখার জন্য এই অর্ডারে ডি আই কে কী নির্দেশ দেওয়া হয়েছে ?
উত্তর – কাজটি যে নিয়ম মেনে হচ্ছে সেটা নিশ্চিত করার জন্য ডি আই প্রতি ১৫ দিন অন্তর ট্র্যাকিং সিস্টেমে পেন্ডিং লিস্ট জেনারেট করবেন। অর্থাৎ কোন কোন কাজগুলি তাঁর অফিসে পেন্ডিং হয়ে রয়েছে সেটা তিনি নিজে খতিয়ে দেখবেন। তিনি দেখবেন তাঁর অফিসের দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মী বা অফিসাররা নিয়ম মেনে পরপর যেভাবে ট্র্যাকিং সিস্টেমে অ্যাপ্লিকেশনগুলি এসেছে সেই অর্ডার অনুযায়ী কাজগুলি সমাধা করছেন কি না। অর্থাৎ তিনি দেখবেন যে তাঁর অফিসের কোনো কর্মী বা অফিসার দুষ্টুমি করে কারোর ফাইল চেপে দিয়ে , কারোর ফাইল এগিয়ে দিয়ে , কারোর ফাইল হারিয়ে দিয়ে কিছু করছেন কি না । কিছু বেনিয়ম দেখলে অফিসের সেই কর্মীদের সঙ্গে ব্যাপারটা নিয়ে আলোচনা করবেন। জানতে চাইবেন দুষ্টুমির কারন।
৭) প্রশ্ন – ডি আই অফিসের কাজের প্রসেস নিয়ে DSE কি কিছু মনিটর করবে এই সিস্টেমে ?
উত্তর – হ্যাঁ। করবে। DSE এর দায়িত্বপ্রাপ্ত অফিসাররা মনিটর করবেন এই সিস্টেমে ডি আই অফিসগুলিতে ঠিকঠাক করে কাজ চলছে কি না। প্রয়োজনে তাঁদের হস্তক্ষেপ হতে পারে।
৮) প্রশ্ন – এই সিস্টেম থেকে উপকৃত হতে হলে HOI দের কী করা উচিত ?
উত্তর – HOI দের যা করতে হবে–
ক) যথাযথভাবে মেমো নং ও ডেট দিয়ে ফরওয়ার্ডিং লেটার লিখতে হবে। মনে রাখতে হবে ফরওয়ার্ডিং লেটারটা খুব গুরুত্বপূর্ন এই সিস্টেমে। এখানে যেন বিষয়টা পরিষ্কার করে লেখা হয় সেটা নিশ্চিত করতে হবে।
খ) ডি আই অফিসে হার্ডকপি জমা দেওয়ার পর Received Copy নিতে হবে।
গ) রেগুলার ট্র্যাকিং সিষ্টেম চেক করা। কোনো অবজেকশন থাকলে দেরী না করে Comply করতে হবে।
ঘ) কাজে অস্বাভাবিক দেরি হলে ডি আই এর নজরে বিষয়টি আনতে হবে। প্রয়োজনে কমিশনার অফ স্কুল এডুকেশনকে বিষয়টি জানাতে হবে।
ঙ) অন্যায় দাবীর কাছে মাথা নত করে কাউকে মিষ্টি খাওয়ানোর অভ্যাস ত্যাগ করতে হবে। প্রথম থেকেই কিছুদিন এটা সংঘবদ্ধভাবে করতে পারলেই মিষ্টি খাওয়ার ইচ্ছাটা চলে যাবে। এই সিস্টেম সেই সুযোগ এনে দিয়েছে। এটাকে কাজে লাগানো উচিত। তবে যদি মিষ্টি খাওয়া ও খাওয়ানোর অভ্যাস বজায় রাখেন তাহলে এই সিষ্টেমের নিট ফল হবে জিরো।
বিঃ দ্রঃ – উপরের কথাগুলো বললাম রিসেন্ট অর্ডারের ভিত্তিতে। এই অর্ডারের Clarification আসতে পারে ভবিষ্যতে। ডি আই অফিসগুলির উদ্যোগে HOI দের ওরিয়েন্টেশন হতে পারে। সেগুলির দিকে লক্ষ্য রাখুন। ।
SOURCE-SMR
