১) প্রশ্ন – Online File Tracking System বা OFTS কী ?

 

উত্তর – এটা হলো শিক্ষক শিক্ষিকাদের পেশাগত যে বিভিন্ন কাজ (যেমন- অ্যাপ্রুভাল, Arrear Claim ইত্যাদি) যা স্কুল কর্তৃপক্ষ থেকে শুরু করে ডি আই অফিস তথা এডুকেশন ডিপার্টমেন্টের দ্বারা সম্পন্ন হয় সেই কাজগুলিতে স্বচ্ছতা আনার জন্য কাজের অগ্রগতি যে কোনো সময়ে অনলাইনে দেখার সুযোগ। স্কুল কর্তৃপক্ষ একটা কাজের জন্য প্রেয়ার জমা দেওয়ার পর কাজটা সম্পন্ন হতে অনেক সময় দেরি হয়। তখন স্কুল কর্তৃপক্ষ তথা সংশ্লিষ্ট স্টাফ উদ্বেগের মধ্যে সময় কাটান। অনেক সময় অভিযোগ ওঠে ইচ্ছাকৃত ভাবে দেরি করার, ফাইল হারিয়ে ফেলার, এমনকি ঘুষ চাওয়ার। এই সিস্টেম চালু হলে স্কুলের HOI তাঁর লগ ইন দিয়ে IOSMS পোর্টালে ঢুকে যে কোনো সময়ে সেই কাজটি কতদূর হলো দেখতে পারবেন। সেটা সংশ্লিষ্ট স্টাফকে জানিয়ে দেবেন। এতে কাজের গতি আসবে। স্বচ্ছতা আসবে।

২) প্রশ্ন – কোন কোন কাজ এই Online File Tracking System এর মধ্যে আসবে ?

 

উত্তর – এই কাজগুলি আপাতত এর আওতায় আসবে –

Approval, Arrear Claim, PF Claim, Approval of Scale from Hons to PG,Full HRA Approval, Pay Protection, Service Continuation, Upgradation, Medium Introduction, Co Education, Name Change, Compassionate Appointment, Reporting SSC Vacancy, Retention of Post, Police Verification, Medical Examination Confirmation, CAS ( 8/16) – এইটা ভুল করে লিখে ফেলেছে। এটা টিচারদের নেই। এটা 18 years benefit হতো। যাই হোক এছাড়াও হবে Scale Upgradation from Hons to PG ( Before 13/09/2016), AHM Post Sanction, Prior Permission for AHM, Panel Approval of AHM, Approval of Appointment as AHM, Retention of AHM, Option Related, Leave Related, LPC Countersign, Service Book Countersign, Reporting of Vacancy, Calculation of Length of Qualifying Service, Retirement or Death benefit related issues, Prior Permission for filling up Non SSC Vacancy, Approval of Appointment of Non SSC Vacancy, Medium Change, Reconstitution of MC

৩) প্রশ্ন – এই কাজটা স্কুলের HOI কীভাবে করবেন ?

 

উত্তর – নিম্নলিখিত পদ্ধতিতে HOI ধাপে ধাপে এই কাজটি সম্পন্ন করবেন –

1 ) HOI যে কারনে প্রেয়ার দিচ্ছেন (যেমন -Approval, LPC, পি এফ ক্লেম ইত্যাদি সমস্ত কাজ যা উপরের দুই নং প্রশ্নের উত্তরে বলা হয়েছে ) সেই সম্পর্কে চিরাচরিত পদ্ধতিতে স্কুলের লেটার হেডে (প্যাডে) ফরওয়ার্ডিং লেটার লিখবেন। তাতে অবশ্যই স্কুলের মেমো নং ও ডেট বসাবেন। এই মেমো নং ও ডেট কিন্তু দিতেই হবে। তা নাহলে এই সিস্টেমে অংশগ্রহণ করতেই পারবেন না। অনেক স্কুলেই এই মেমো নং ও ডেট দেওয়ার অভ্যাস নেই। সেটা কিন্তু এবার শিখতে হবে। কীভাবে মেমো নং ও ডেট দিতে হয় সেই ব্যাপারে অনেক আগেই আমার পোস্ট আছে। দেখতে পারেন।

2) সেই ফরওয়ার্ডিং লেটার সবার উপরে রেখে তার সঙ্গে সমস্ত প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টস দিয়ে HOI সেটা জমা করবেন ডি আই অফিসের রিসিভিং সেকশনে। এটাকে হার্ডকপি জমা দেওয়া বলে। সেই হার্ড কপির দুটি সেট বানাবেন। একটি সেট জমা দেবেন। আরেকটি সেটের ফরওয়ার্ডিং লেটারের উপরে ডি আই অফিসের রিসিভিং অফিসারের সই করিয়ে নেবেন। এই Received করিয়ে নেওয়াটা কিন্তু ভীষণ জরুরী। এটা না করলে সমস্ত প্রসেসটাই বৃথা হয়ে যাবে। ডি আই অফিসের সংশ্লিষ্ট রিসিভিং অফিসাররা অনেক ক্ষেত্রে দুষ্টুমি করে। সই করে রিসিভ করতে চায় না নিজেদের দায়িত্ব ঝেড়ে ফেলার জন্য। HOI মোটেই সেটা করতে দেবেন না। রিসিভ করতে না চাইলে ডি আই এর সঙ্গে দেখা করবেন। লিখিত কমপ্লেইন দেবেন। সেই কমপ্লেইন এর কপি কমিশনার অফ স্কুল এডুকেশনের (বিকাশ ভবন 7th Floor) কাছে পাঠিয়ে দেবেন।

3) HOI এবার সেই Received Copy র সেটটা স্কুলে নিয়ে চলে আসবেন। উক্ত Received Copy এর শুধু ফরওয়ার্ডিং লেটারের একটা সুন্দর করে ছবি তুলবেন বা স্কানড কপি তৈরি করবেন। সেটার একটা পি ডি এফ 200 KB এর মধ্যে সাইজ করে কম্পিউটারে সেভ করবেন।

4) এরপর HOI স্কুলের IOSMS পোর্টালে লগ ইন করবেন তাঁর সেই লগ ইন আইডি ও পাসওয়ার্ড দিয়ে যেটা দিয়ে তিনি স্যালারি রিকুইজিশন সাবমিট করেন। লগ ইন করার পর দেখতে পাবেন সেখানে ইতিমধ্যে OFTS (Online File Tracking System) বলে একটা অপশন এসেছে। ঐ OFTS এ ক্লিক করলে তিনটি অপশন দেখতে পাবেন –

ii) Tracking of Proposal

ফরওয়ার্ডিং লেটারের Received Copy যেটার একটা PDF 200 KB এর মধ্যে সাইজ করে ইতিমধ্যেই কম্পিউটারে সেভ করে রেখেছেন সেটাকে এই জায়গায় আপলোড করে দিতে হবে।

ঝ) Submit –

এইবার একবারে নীচের দিকে Submit অপশনে ক্লিক করে এই Proposal টি সাবমিট করে দেবেন HOI

এই অপশনে গিয়ে HOI এর আগের ধাপে যে প্রপোজাল সাবমিট করলেন সেটা দেখতে পাবেন। সেখানে বেশ কিছু ডিটেইলস দেখতে পাবেন HOI। সেগুলি হলো – ট্র্যাকিং আইডি (এটা নোট করে নেবেন। এটা কাজে লাগবে যে কোনো সময়ে অ্যাপ্লিকেশনটি অনলাইনে সার্চ করার জন্য), Docket Memo No and Date, Application Memo No and Date । এছাড়া HOI যে ফরওয়ার্ডিং লেটারের পিডিএফ আপলোড করেছেন সেটাও দেখতে পাবেন এখানে।

 

খ) ডি আই সেই অ্যাপ্লিকেশন এর হার্ডকপি দেখে এবং ট্র্যাকিং সিস্টেমে আসা প্রপোজাল দেখে সন্তুষ্ট হলে সেই কাজটা অনলাইনে এবং হার্ডকপিতে একজন Dealing Assistant ( Clerk) বা Dealing Officer (কোনো AI) এর নিকট প্রেরণ করবেন কেসটা চেকিং করে তাঁর মতামত দেওয়ার জন্য।

গ) উক্ত AI/ Clerk তখন ঐ অ্যাপ্লিকেশন এর হার্ডকপি দেখে যদি মনে করেন যে অ্যাপ্লিকেশানে কিছু ঘাটতি আছে বা কিছু এক্সট্রা ডকুমেন্টস লাগবে তখন তিনি প্রয়োজনীয় নোট দিয়ে সরাসরি সেটা HOI এর কাছে ফেরত পাঠিয়ে দেবেন। HOI তাঁর লগ ইন থেকে সেই অবজেকশন Comply করবেন। সেটা অনলাইনে হবে। তবে এক্সট্রা হার্ডকপি চাইলে সেটা ডি আই অফিসে গিয়ে জমা করে আসতে হবে। এরপর আবার সেটা Receiving Section হয়ে ঐ দায়িত্বপ্রাপ্ত অফিসার হয়ে AI এর কাছে গিয়ে পৌঁছলে অথবা AI যদি প্রথমেই সন্তুষ্ট হন তাহলে তিনি তাঁর সম্মতি সূচক নোট দিয়ে সেটা ডি আই এর কাছে পাঠিয়ে দেবেন হার্ডকপি ও ট্র্যাকিং সিস্টেমে।

ঘ) ডি আই তখন আবার সব খতিয়ে দেখে তাঁর ফাইনাল ডিসিশন জানাবেন। হয় তিনি ফাইনাল অর্ডার দেবেন অথবা রিজেক্ট করবেন।

ঙ) ডি আই এর দ্বারা ফাইনাল অর্ডার হয়ে গেলে বা অ্যাপ্লিকেশন এর রিজেকশন অর্ডার হওয়ার পর ডি আই অফিসের ডিলিং অফিসার বা ডিলিং অ্যাসিসট্যান্ট সেই অর্ডার ট্র্যাকিং সিস্টেমে আপলোড করে দেবেন এবং HOI এর কাছে পাঠিয়ে দেবেন।

চ) যদি প্রয়োজন হয় HOI তখন সেই অর্ডারের হার্ডকপি ডি আই অফিস থেকে সংগ্রহ করে নেবেন।

৫) প্রশ্ন – যদি এমন কোনো কেস থাকে যেটার অর্ডার ডি আই নিজে করতে পারবেন না। DSE বা বোর্ডের অনুমোদন লাগবে বা এসএসসিতে পাঠাতে হবে, সেই ক্ষেত্রে ডি আই কী করবেন ?

 

উত্তর – এরকম ক্ষেত্রে ডি আই ট্র্যাকিং সিস্টেমের মাধ্যমেই উক্ত অফিসগুলির দায়িত্বপ্রাপ্ত অফিসারদের কাছে এই অ্যাপ্লিকেশনটি পাঠিয়ে দেবেন তাঁদের অনুমোদনের জন্য। সেখান থেকে অনুমোদন এলে ডি আই কেসটির নিষ্পত্তি করবেন।

 

৬) প্রশ্ন – যে সমস্ত কেস Confidential অর্থাৎ গোপন প্রকৃতির সেক্ষেত্রে কীভাবে কাজটি সম্পন্ন হবে ?

 

উত্তর – সে ক্ষেত্রে পুরো কার্যপদ্ধতির সবটা অনলাইন ট্র্যাকিং সিস্টেমে দেখানো হবে না। কেবলমাত্র প্রেয়ারটির অ্যাপ্রুভাল অর্ডার বা রিজেকশন অর্ডার ট্র্যাকিং সিস্টেমে আপলোড করবেন ডি আই অফ স্কুলস।

 

৬) প্রশ্ন – এই কাজটি নিয়ম মেনে ঠিকঠাক হচ্ছে কি না সেটা দেখার জন্য এই অর্ডারে ডি আই কে কী নির্দেশ দেওয়া হয়েছে ?

 

উত্তর – কাজটি যে নিয়ম মেনে হচ্ছে সেটা নিশ্চিত করার জন্য ডি আই প্রতি ১৫ দিন অন্তর ট্র্যাকিং সিস্টেমে পেন্ডিং লিস্ট জেনারেট করবেন। অর্থাৎ কোন কোন কাজগুলি তাঁর অফিসে পেন্ডিং হয়ে রয়েছে সেটা তিনি নিজে খতিয়ে দেখবেন। তিনি দেখবেন তাঁর অফিসের দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মী বা অফিসাররা নিয়ম মেনে পরপর যেভাবে ট্র্যাকিং সিস্টেমে অ্যাপ্লিকেশনগুলি এসেছে সেই অর্ডার অনুযায়ী কাজগুলি সমাধা করছেন কি না। অর্থাৎ তিনি দেখবেন যে তাঁর অফিসের কোনো কর্মী বা অফিসার দুষ্টুমি করে কারোর ফাইল চেপে দিয়ে , কারোর ফাইল এগিয়ে দিয়ে , কারোর ফাইল হারিয়ে দিয়ে কিছু করছেন কি না । কিছু বেনিয়ম দেখলে অফিসের সেই কর্মীদের সঙ্গে ব্যাপারটা নিয়ে আলোচনা করবেন। জানতে চাইবেন দুষ্টুমির কারন।

 

৭) প্রশ্ন – ডি আই অফিসের কাজের প্রসেস নিয়ে DSE কি কিছু মনিটর করবে এই সিস্টেমে ?

উত্তর – হ্যাঁ। করবে। DSE এর দায়িত্বপ্রাপ্ত অফিসাররা মনিটর করবেন এই সিস্টেমে ডি আই অফিসগুলিতে ঠিকঠাক করে কাজ চলছে কি না। প্রয়োজনে তাঁদের হস্তক্ষেপ হতে পারে।

৮) প্রশ্ন – এই সিস্টেম থেকে উপকৃত হতে হলে HOI দের কী করা উচিত ?

 

উত্তর – HOI দের যা করতে হবে–

ক) যথাযথভাবে মেমো নং ও ডেট দিয়ে ফরওয়ার্ডিং লেটার লিখতে হবে। মনে রাখতে হবে ফরওয়ার্ডিং লেটারটা খুব গুরুত্বপূর্ন এই সিস্টেমে। এখানে যেন বিষয়টা পরিষ্কার করে লেখা হয় সেটা নিশ্চিত করতে হবে।

খ) ডি আই অফিসে হার্ডকপি জমা দেওয়ার পর Received Copy নিতে হবে।

গ) রেগুলার ট্র্যাকিং সিষ্টেম চেক করা। কোনো অবজেকশন থাকলে দেরী না করে Comply করতে হবে।

ঘ) কাজে অস্বাভাবিক দেরি হলে ডি আই এর নজরে বিষয়টি আনতে হবে। প্রয়োজনে কমিশনার অফ স্কুল এডুকেশনকে বিষয়টি জানাতে হবে।

ঙ) অন্যায় দাবীর কাছে মাথা নত করে কাউকে মিষ্টি খাওয়ানোর অভ্যাস ত্যাগ করতে হবে। প্রথম থেকেই কিছুদিন এটা সংঘবদ্ধভাবে করতে পারলেই মিষ্টি খাওয়ার ইচ্ছাটা চলে যাবে। এই সিস্টেম সেই সুযোগ এনে দিয়েছে। এটাকে কাজে লাগানো উচিত। তবে যদি মিষ্টি খাওয়া ও খাওয়ানোর অভ্যাস বজায় রাখেন তাহলে এই সিষ্টেমের নিট ফল হবে জিরো।  

 

 

SOURCE-SMR

 ©kamaleshforeducation.in(2023)