• A service book must be maintained for every full time Govt. employee.
• Head of the Office is responsible to open service book in duplicate immediately after the joining of an employee.
• One copy shall be kept under the custody of the Head of the Office. Another copy shall be given to the employee.
• Every step of an en employee’s service life must be recorded in the service book. Each entry is also to be attested by the head of the office.
• As per direction of the head of the office the employee shall submit the service book every year for verification. After necessary entry the same will be returned to the employee. Both the copies of service book shall be treated as original.
• Following information are generally entered in a service book:-
  • Date of Birth of the employee.
  • Statement whether medical and police verification reports are satisfactory.
  • Statement whether name or surname has been changed.
  • Copy of nomination for death gratuity, group insurance, GPF etc. should be attached with the service book.
  • Family details as per Appendix I of DCRB Rule is to be written.
  • While an employee is transferred, up to date entries is to be made in the service book and is also transferred to the head of the office of the new place of posting. As such the service is to be verified by the head of the office up to the date of last pay drawn from his office.
  • Head of the office should show the service book to the concerned employee and obtain signature from the employee each year.
  • In case of transfer to foreign service the head of the office or department shall send the service book to the Audit Officer as the Auditor General may prescribe. No entry is to be attested while on foreign service by any authority other than the Audit Officer. After re-transfer to the Govt service the service book is again sent to the Audit Officer for necessary noting.

Service Book (Bangla)

• প্রতিটি পূর্ণকালীন সরকারের জন্য একটি পরিষেবা বই বজায় রাখতে হবে। কর্মচারী
• কোনো কর্মচারী যোগদানের পরপরই নকল করে সার্ভিস বুক খোলার দায়িত্ব অফিস প্রধানের।
• একটি কপি অফিস প্রধানের হেফাজতে রাখা হবে। আরেকটি কপি কর্মচারীকে দেওয়া হবে।
• একজন কর্মচারীর চাকরি জীবনের প্রতিটি ধাপ অবশ্যই সার্ভিস বইয়ে লিপিবদ্ধ করতে হবে। প্রতিটি এন্ট্রি অফিস প্রধান দ্বারা সত্যায়িত করা হয়.
• কার্যালয় প্রধানের নির্দেশ অনুসারে কর্মচারীকে প্রতি বছর যাচাইয়ের জন্য পরিষেবা বই জমা দিতে হবে। প্রয়োজনীয় এন্ট্রি করার পরে একই কর্মচারীকে ফেরত দেওয়া হবে। সার্ভিস বুকের উভয় কপিই আসল বলে গণ্য হবে।
• নিম্নলিখিত তথ্যগুলি সাধারণত একটি পরিষেবা বইতে প্রবেশ করানো হয়: –
  • কর্মচারীর জন্ম তারিখ।
  • মেডিকেল এবং পুলিশ ভেরিফিকেশন রিপোর্ট সন্তোষজনক কিনা বিবৃতি।
  • নাম বা উপাধি পরিবর্তন করা হয়েছে কিনা বিবৃতি।
  • ডেথ গ্র্যাচুইটি, গ্রুপ ইন্স্যুরেন্স, জিপিএফ ইত্যাদির জন্য নমিনেশনের কপি সার্ভিস বুকের সাথে সংযুক্ত করতে হবে।
  • DCRB নিয়মের পরিশিষ্ট I অনুসারে পারিবারিক বিবরণ লিখতে হবে।
  • একজন কর্মচারীকে স্থানান্তরিত করার সময়, পরিষেবা বইয়ে আপ টু ডেট এন্ট্রি করতে হবে এবং পোস্টিংয়ের নতুন জায়গায় অফিসের প্রধানের কাছেও স্থানান্তর করা হবে। এইভাবে পরিষেবাটি অফিসের প্রধানকে তার অফিস থেকে নেওয়া শেষ বেতনের তারিখ পর্যন্ত যাচাই করতে হবে।
  • অফিস প্রধানকে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীকে সার্ভিস বুক দেখাতে হবে এবং প্রতি বছর কর্মচারীর স্বাক্ষর নিতে হবে।
  • বৈদেশিক পরিষেবায় স্থানান্তরের ক্ষেত্রে অফিস বা বিভাগের প্রধান অডিটর জেনারেলের নির্দেশ অনুসারে অডিট অফিসারের কাছে পরিষেবা বই পাঠাবেন। অডিট অফিসার ব্যতীত অন্য কোনও কর্তৃপক্ষের দ্বারা বিদেশী পরিষেবায় থাকাকালীন কোনও এন্ট্রি সত্যায়িত করতে হবে না। সরকারি চাকরিতে পুনঃ স্থানান্তর করার পর প্রয়োজনীয় নোটিংয়ের জন্য পরিষেবা বই আবার অডিট অফিসারের কাছে পাঠানো হয়।

Service Book (Bangla)