বিষয় – Service Book
WBSR Part-I, Appendix 7 এর Part-IV (37 থেকে 45 নম্বর ধারা) এতে পশ্চিমবঙ্গ সরকারী কর্মচারীদের Service Book সংক্রান্ত নিয়মাবলীতে উল্লিখিত আছে।Casual worker বাদে সমস্ত ধরনের whole time employee – দের জন্য Auditor General নির্দেশিত proforma অনুযায়ী Service Book রাখা বাধ্যতামূলক।নিয়োগ পাওয়ার পর চাকরির প্রথম দিন থেকেই একজন সরকারী কর্মচারীর দুখানা service book (in duplicate) চালু থাকবে। একটা থাকবে অফিসের হেফাজতে (in the custody of the head of the office) আর একটা থাকবে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর কাছে। বদলি হলে অফিসের হেফাজতে থাকা service book নতুন অফিসের হেফাজতে যাবে।Duplicate service book এর সূত্রপাত হয় 10607-F dt 25.09.1978 দ্বারা WBSR Part 1 সংশোধনের মাধ্যমে। সেখানে বলা হয়েছিল যে service book is to be maintained in duplicate.
এক্ষেত্রে অফিসের হেফাজতে থাকা service book টা original এবং কর্মচারীর হেফাজতে থাকা service book টা duplicate হিসেবে গণ্য হবে। কিন্তু “in duplicate” কথাটা থাকায় দুটোই আদতে original service book.
এখানে Duplicate এর অর্থ কোনো photocopy নয়, copy এবং সেটা যথোপযুক্ত কর্তৃপক্ষের দ্বারা attestation. অর্থাৎ একটিই service book এর দুটো আলাদা copy.
Paragraph 5 of 5400-F dt 07.06.1985 অনুসারে অফিসের হেফাজতে থাকা original service book হারিয়ে গেলে কর্মচারীর হেফাজতে থাকা duplicate service book এর উপর নির্ভর করা যাবে।
একজন কর্মচারীর চাকরি জীবনের প্রতিটা ধাপ service book এ উল্লিখিত থাকবে এবং তা head of the office দ্বারা প্রত্যায়িত (attested) করতে হবে। Head of the office এর নিজের service book এর ক্ষেত্রে এই কাজ করবেন তার ঠিক পরবর্তী উর্দ্ধতন কর্তৃপক্ষ।Service book এ কোনো প্রকার লেখা মোছা (erase) এবং Overwriting চলবে না।কোনো তথ্য সংশোধন করতে হলে সাধারণত একটা দাগে কেটে (pen through) অথবা অতিরিক্ত কাগজের টুকরো সেঁটে (এমনভাবে যাতে দুটো তথ্যই পড়া যায়) সঠিক তথ্য দেখাতে হবে। যে কোনো ধরনের সংশোধন head of the office দ্বারা প্রত্যায়িত করা থাকতে হবে।
বছরের প্রথমদিকে একটা নির্দিষ্ট সময়ে Head of the office অথবা তাঁর পক্ষ থেকে বিশেষ ভাবে অধিকারপ্রাপ্ত কোনো আধিকারিক অফিসের সমস্ত service book সংগ্রহ করবেন। এরপর সকল তথ্য সঠিক ভাবে লিপিবদ্ধ হয়েছে কিনা তা খতিয়ে দেখে “Service verified upto (যত তারিখ পর্যন্ত verify করা হচ্ছে) from (যত তারিখ থেকে verify করা হয়েছে) – এই বয়ানে তা certify করে সই করবেন। এই কাজ service book এর দুটো কপিতেই (অফিসের এবং কর্মচারীর) করতে হবে। এই উদ্দেশ্যে কর্মচারীদের হেফাজতে থাকা service book বছরে অন্তত একবার অফিসে জমা নিতে হবে এবং verify করে সই করে আবার কর্মচারীকে তা ফেরত দিতে হবে।যদি কোনো কর্মচারীর চাকরি জীবনের কোনো সময়কালের লিখিত / প্রামান্য তথ্য না থাকে তাহলে সেটা ওই সময়কাল সহ উল্লেখ করতে হবে এবং এক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর থেকে লিখিত বিবৃতি নিয়ে সেটাকেই প্রমাণ হিসেবে ধরে নিয়ে service book-এ লিপিবদ্ধ করতে হবে এবং ওই লিখিত বিবৃতির copy রাখতে হবে।Temporary, Provisional, Permanent, Officiating সমস্ত ধরনের কর্মচারীদের তথ্য একই ভাবে verification করতে হবে। pay bill এবং অন্যান্য record থেকে যাবতীয় তথ্য অবিছিন্ন ভাবে লিপিবদ্ধ করতে হবে যাতে করে পরবর্তী সময়ে বোঝা যায় যে চাকরিকাল পেনশন পাওয়ার যোগ্য।কোনো সরকারী কর্মচারীর বদলির ক্ষেত্রে পূর্বের অফিসের head of the office অথবা দায়িত্বপ্রাপ্ত আধিকারিক pay bill, acuitance roll ইত্যাদির ভিত্তিতে ওই অফিসে চাকরিরত অবস্থায় থাকাকালীন শেষ দিন পর্যন্ত service verification করে তা সংশ্লিষ্ট কর্মচারীর নতুন অফিসে পাঠাবেন। কর্মচারীর হেফাজতে থাকা service book-টিকেও একই পদ্ধতিতে verify করে দিতে হবে।Service Book ইংরেজি ভাষা ছাড়াও বাংলা এবং নেপালী ভাষায় (নেপালী কর্মচারীদের জন্য) লেখা হবে।WBSR Part-I, Appendix 7 এর Part-IV এর 39 নম্বর অনুচ্ছেদে বলা হয়েছে “The service book will be made in Bengali or in Nepali (for the Nepalese speaking Government employees) in addition to English.”
Head of the Department এর অনুমতি ছাড়া service book এ কোনো ধরনের personal character certificate লিপিবদ্ধ করা যায় না।যদি কোনো কর্মচারীকে নিম্নপদে নামাতে হয় তাহলে সেটা service book এ কারন সহ লিপিবদ্ধ করতে হবে।
প্রত্যেক Head of the office এর দায়িত্ব হচ্ছে প্রত্যেক বছর তাঁর অধীনস্থ প্রত্যেক সরকারী কর্মচারীর service book সংশ্লিষ্ট কর্মচারীকে দেখানো এবং সেই কর্মচারী service book এর সকল entry খতিয়ে দেখে তাতে সই করবেন। এরপর head of the office তার পরের বছরের 15th March এর মধ্যে তাঁর ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের কাছে এই মর্মে একটা certificate দেবেন যে বিগত বছরে তাঁর অধীনস্থ সকল কর্মচারীকে তিনি service book দেখিয়েছেন।বর্তমানে ifms portal এ online service book ব্যবস্থা চালু হলেও Office of the Principal Accountant General, West Bengal এখনও পর্যন্ত পেনশন সহ অন্যান্য অবসরকালীন সুযোগ সুবিধা কার্যকরী করার ক্ষেত্রে এই e-service book কে কার্যকরী না করায় আপাততঃ পুরনো ব্যবস্থাপনায় service book চালু থাকছে। অর্থাৎ হাতে লেখা service book (hard copy)6000-F(Y) dt 05.11.2019 এই আদেশনামার মাধ্যমে online system of Service Book Management এর সূত্রপাত হয়।এরপর workflow chain এবং approval of e service book বিষয়ে প্রয়োজনীয় নির্দেশিকা দেওয়া হয় 1303-F(e-Gov) dt 21.03.2023 আদেশনামার মাধ্যমে।
আগামীকাল e service book সংক্রান্ত বিভিন্ন guidelines এবং workflow upload করা হবে।