মেমো নং ও রেফারেন্স নং কী? কীভাবে সবচেয়ে সহজ পদ্ধতিতে স্কুলের বিভিন্ন চিঠিপত্রে বা ডকুমেন্টে মেমো নং ও রেফারেন্স নং প্রদান করা যেতে পারে ? –
SHAMIM RAHAMAN, HM
——————————————————————————————
১) মেমো নং হচ্ছে একটি অফিস ( আমাদের ক্ষেত্রে স্কুল ) তার যে সমস্ত নথিপত্র/ চিঠিপত্র ইস্যু করে তার একটা ক্রমিক নং ও তারিখ। সেটার জন্য একটা ইস্যু রেজিস্টার ( বাজারে কিনতে পাওয়া যায়) মেইনটেইন করতে হয়। এগুলো সাধারনত বছর ধরে ধরে মেইনটেইন করা হয়। ধরুন আমার স্কুলের নাম BONPALASHI HIGH SCHOOL আমি HOI হিসাবে ডি আই (SE) , PURULIA কে 2024 সালে জানুয়ারি মাসে প্রথম চিঠি লিখছি । তখন মেমো নং দেওয়া যেতে পারে এই ভাবে –
১) ইস্যু রেজিষ্টারে প্রথম কলমে একটা মেমো নং বসাবেন এইভাবে- সংক্ষেপে স্কুলের নাম / Year/ SL No । যেমন উপরের উদাহরণে 2024 সালের প্রথম চিঠি বা যে কোনও ডকুমেন্ট যেটা ইস্যু করছেন তার মেমো নং হবে BPHS / 2024 / 01 । তার পাশেই থাকবে যেদিন ঐ ডকুমেন্ট ইস্যু করছেন তার তারিখ ।
এখানে একটা কাজ করলে মেমো নং টা আরো পরিষ্কার হবে। স্কুল থেকে যে অফিসগুলোকে সবচেয়ে বেশি চিঠিপত্র বা রিপোর্ট দেওয়া হয় সেই অফিসগুলোর সংক্ষিপ্ত নাম মেমো নং তে ঢুকিয়ে দেওয়া যায় । যেমন ডি আই কে লেখা চিঠিগুলোর ক্ষেত্রে Year এর পর DI (SE) কথাটা বা BDO কে পাঠালে BDO কথাটা ঢুকিয়ে দেওয়া যায়। একই ভাবে AI, WBBSE, DSE এগুলোও লেখা যায়। এইটা লেখার পর ঐ বছরে ঐ অফিসে এটা যত নম্বর চিঠি সেই ক্রমিক নং টা একটা ছোট্ট ড্যাশ ( – ) দিয়ে লিখে দিতে হবে। আর এই অফিসগুলো ছাড়া অন্যান্য অন্যান্য অফিসে বা ব্যক্তিকে পাঠানো চিঠির ক্ষেত্রে ঐ জায়গায় Misc(Miscellaneous) লেখা যায়। বাকি সবকিছু একই রকম থাকবে। উপরে যে মেমো নং এর উদাহরণ দিয়েছি সেখানে মনে করা যাক 2024 সালে 18/ 05/ 2024 তারিখে BONPALASHI HIGH SCHOOL এর HOI হিসাবে পুরুলিয়ার ডি আই কে 3 নম্বর চিঠি দিচ্ছি আর সেই বছরে আমার মোট চিঠির সিরিয়াল নং 37 । তাহলে মেমো নং টি হবে – BPHS / 2024/ DI ( SE) -03/ 37 , আর তার পাশের ডেটটি হবে 18/05/2024।
২) ইস্যু রেজিষ্টারের পরের কলমে যাকে চিঠি দিচ্ছেন তার নাম বা designation লিখবেন। যেমন উপরের উদাহরণে DI ( S E ) , Purulia।
৩) ইস্যু রেজিষ্টারে তার পরের কলমে লিখুন ঐ ডকুমেন্টের সাবজেক্টটা । যেমন ডি আই কে চিঠিটা যদি রাম রায় বলে কোনোও টিচারের approval এর জন্যে পাঠিয়ে থাকেন তাহলে লিখবেন। Prayer for approval of the appointment of Ram Roy, AT।
৪) এই বার ইস্যু রেজিষ্টারে যে মেমো নং ও ডেট লিখলেন সেটাই চিঠির উপরে মেমো নং ও ডেট এর ঘরে লিখে দিন। ওটাই হলো ওই চিঠির মেমো নং ও ডেট।
৫) এ ভাবে পরপর চলতে থাকবে শুধু সিরিয়াল নাম্বারটা / নাম্বারগুলো 1,2,3, করে পাল্টে যাবে। পরের বছর ( 2025 সালে) আবার শুরুতে 1 থেকে সিরিয়াল শুরু হবে। এটা সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি। তবে বড় অফিসে যেখানে প্রচুর পরিমাণে চিঠিপত্র,নথি ইস্যু করা হয় সেখানে আরো বিভাজিত পদ্ধতিতে মেমো নং দেওয়া হয়। সেটা স্কুলের ক্ষেত্রে দরকার নেই।
৬) যে চিঠি প্রাপককে দিয়ে দিলেন তার একটা Received Copy অবশ্যই পরপর সাজিয়ে ফাইলবন্দী করবেন। ফাইলগুলো আবার আলাদা আলাদা করা যায়। যেমন – DI ,WBBSE, BDO, DSE, MISCELLANEOUS ইত্যাদি।
এবার আসি রেফারেন্স নম্বরের কথায়।
—————————————————–
১) রেফারেন্স নং তখন দেওয়া হয় যখন আপনি যে চিঠি লিখছেন বা ডকুমেন্ট ইস্যু করছেন সেটা অন্য কারোর লিখিত চিঠি বা নির্দেশের পরিপ্রেক্ষিতে লিখছেন।
২) মনে করুন WBBSE আপনার স্কুলের একজন টিচারকে ট্রান্সফার অর্ডার দিয়েছে। আপনি তাকে রিলিজ করার জন্য রিলিজ অর্ডার দেবেন। আপনার রিলিজ অর্ডারে একদম উপরে আগে যে ভাবে বললাম সে ভাবে একটা মেমো নং ও ডেট দেবেন। আর রেফারেন্স NO এর ঘরে WBBSE এর ট্র্যান্সফার অর্ডার এর মেমো নং টা লিখে দেবেন এবং তার পাশে ঐ মেমো নং এর ডেট যেটা লেখা আছে সেটা লিখে দেবেন।