নিম্নলিখিত পদ্ধতি অনুসরণ করে একজন অ্যাডমিনিস্ট্রেটর কোনো ফান্ডের খরচের ব্যাপারে সিদ্ধান্ত নেবেন ও খরচ পরিচালনা করবেন –

i) কোনো খরচের প্রয়োজন হলে কোন খাত থেকে কত টাকা খরচ করতে হবে তার ডিটেইলস দিয়ে HOI একটা প্রপোজাল লিখবেন সাদা কাগজে অথবা স্কুলের লেটার হেডে অথবা অথবা প্রপোজাল রেজিষ্টারে অথবা এই উদ্দেশ্যে Note Sheet ও ব্যবহার করতে পারেন। যাইহোক প্রপোজালের দুটি কপি নিয়ে যাবেন অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের কাছে। সেগুলিতে সই করে “Approved” লিখে এক কপি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিজের কাছে রাখবেন। আর এক কপি আপনাকে ফেরত দেবেন। আসুন দেখি এই Proposal কী ভাবে লেখা হবে : –

মনে করা যাক BDS Sikshaniketan High School নামক স্কুলে SSM ফান্ড থেকে Composite Grant এর 25000 টাকা খরচ করতে হবে বিভিন্ন জিনিসপত্র ক্রয় করার জন্য ও কিছু খরচ হবে রিপেয়ারিং ও মেন্টেনেন্স বাবদ। আসুন দেখি HOI নোটশিটে বা Proposal Register এ এই ব্যাপারে কেমন করে Proposal লিখবেন এবং কেমন করেই বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর সেই প্রপোজালে অ্যাপ্রুভাল দেবেন আর তারপর রেজোলিউশন খাতায় কীভাবে Resolution বা Order লিখবেন। এবং কী ভাবে চেক ইস্যু করবেন। এই কাজটি পরপর কয়েকটি ধাপে করা হবে। প্রসেসটা নীচে দেওয়া হল  –

ক) প্রথমে HOI স্কুলের লেটার হেডে/নোটশিটে/ প্রপোজাল রেজিস্টারে একটা প্রপোজাল লিখবেন কোন খাতে কী খরচ করতে চান তার একটা প্রস্তাব দিয়ে। এটার একটা ডুপ্লিকেট কপিও বানাবেন। সেটা জেরক্স চলবে কিন্তু HOI ও এডমিনিস্ট্রেটর এর সইগুলি অরিজিনাল হতে হবে। সেটা লিখবেন এইভাবে –

BDSS HIGH SCHOOL

NOTE SHEET/ PROPOSAL REGISTER

—————————————————

Proposal No- BDSS/ Admin Prop/ 02/2026, Date – 12/06/2026

From

The HOI

BDSS High School

To

The Administrator

BDSS High School

An amount of Rs. 25000/- was received from the DEO, Purba Bardhaman at the SSM Account (AC No —, at ——- Branch, —– Bank) of the school as Composite Grant for the financial year 2024-25 vide his Memo No—–, dated—-.

Proposal is here by placed before the Administrator of the school to allow to –

a) Purchase an Inkjet Printer as the previous one is out of order.

b) Repair of 25 pairs of benches of a classroom

c) Plastering of the inner walls of a classroom.

Please accord permission to purchase the said materials and to get the works done as mentioned above.

Sd/- with date

——————

( HOI)

উপরোক্ত প্রপোজাল পাওয়ার পর যদি Administrator মনে করেন এই কাজগুলি করার দরকার আছে তাহলে তিনি এই Proposal এর নীচে এইভাবে একটা নোট দিয়ে HOI কে তাঁর প্রস্তাব মতো কাজগুলি করার অনুমতি দেবেন –

“The HOI is permitted to execute the works as proposed here with strict adherence to financial norms and rules and he is requested to preserve Bills, Copies of Work Orders, Quotations etc. if applicable, and produce those before the undersigned before issuance of cheques in favour of the payees”.

Sd/- with date

——————–

(Administrator)

খ) উপরের Proposal এ খরচের ব্যাপারে Approval দেওয়ার পরে পরেই অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাঁর রেজোলিউশন বুক/ অর্ডার বুকে একটা রেজোলিউশন লিখবেন এই ভাবে —

BDSS HIGH SCHOOL

ADMINISTRATOR’S RESOLUTION

———————————————-

Resolution No/ Order No – BDSS/Admin Order/02/2026, Date – 12/06/2026

With reference to the HOI’s Proposal No- BDSS /Admin Prop/02/2026, dated – 12/06/2026 it is resolved that to utilise Rs.25000/- received at the SSM Fund Account (AC No —— at—– Branch in —— Bank) as Composite Grant for the financial year 2024- 2025 sanctioned by the SSM, Puba Bardhaman) vide Memo No —–, dated –, the following works will be done –

i) Repair of benches

ii) Purchase of an Inkjet Printer

iii) Plastering of the inner walls of a classroom.

The HOI of the school is requested to complete these works as early as possible maintaining strict adherence to financial rules.

Sd – with date

—————————

Administrator

গ) অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের দ্বারা উপরোক্ত অর্ডার হওয়ার পর HOI প্রস্তাবিত জিনিসগুলির ক্রয় বা প্রস্তাবিত কাজগুলি করে নেবেন। Payee দের পেমেন্ট এর জন্য তাদের থেকে অ্যাপ্লিকেশন ও বিল নেবেন।

ঘ) উপরোক্ত কাজগুলি সম্পন্ন করার পর HOI এইবার আবার Note Sheet এ বা প্রপোজাল রেজিস্টারে আর একটা প্রপোজাল লিখবেন। সেখানে ডিটেইলস এ লিখবেন কী কী কেনা হলো, কার কাছ থেকে কেনা হলো, জিনিসটার দাম কত, বিক্রেতাকে কত টাকার চেক দিতে হবে ইত্যাদি। আবার যদি কোনো মেন্টেনান্স এর কাজ করানো হয় তাহলে সেই কাজটি কী কাজ, কে করেছে, কত টাকার দ্রব্য কিনতে হয়েছে, কত টাকা মজুরি লেগেছে, সেই কাজের জন্য কাকে কত টাকা দিতে হবে ইত্যাদি জানিয়ে। নীচে এই দ্বিতীয় প্রপোজালটির একটা মডেল দেওয়া হল :-

BDSS HIGH SCHOOL

Note Sheet/ Proposal Register

————————————————

Proposal No- BDSS/Admin Prop/ 03/2026 Dated- 25/06/2026

Form

The HOI

BDSS High School

To

The Administrator

BDSS High School

Sir/Madam,

Please be informed that in compliance with your previous order vide your Resolution No/Order No – BDSS /Admin Order/02/2026/, Dated – 12/06/2026 regarding utilisation of an amount of Rs.25000/- received at the SSM Fund Account (AC No —, at —— Branch of —– (Bank) as Composite Grant (2024-2025), the proposed works have been completed. The following expenses are to be incurred for payment to the concerned payees as mentioned below —

i) Rs. 12500/- to Carpenter Anil Sharma for repairing works of Benches in classrooms.

ii ) Rs. 5500 to Dynamic

Computers for Purchase of a Laser Jet Printer

iii) Rs. 7000/- to Massion Akbar Ali for Plastering of walls. Necessary Bills, Quotations, Application of payees , Bank Passbooks etc. are forwarded herewith for your kind perusal and thereafter issuance of cheques in favour of the payees as mentioned above.”

Sd/- with date

———————-

HOI

ঙ) এরপর Administrator এই প্রপোজালের নীচে এইভাবে লিখে একটা নোট দেবেন —

“Proposals accepted and cheques may be issued accordingly”

Sd/- with date

————————

(Administrator)

চ) এরপর Administrator তাঁর রেজোলিউশন বা অর্ডার বুকে আবার একটা অর্ডার বা রেজোলিউশন লিখবেন এইভাবে —

BDSS HIGH SCHOOL

Administrator’s Resolution/Order

————————————————

Order No – BDSS/Admin Order/ 03/2026, Dated – 25/06/2026

” With reference to the HOI’s Proposal No-BDSS/ Admin Prop/03/2026, dated – 25/06/2026 it is resolved that payments will be made to the following payees by issuing cheques on the SSM Fund Account of the School ( AC No ——, Branch ——-, Bank —–) :

i) Rs 12500 to Carpenter Anil Sharma for repairing Of 25 sets of benches

ii) Rs 5500/- to Dynamic Computers as payment for purchase of an Inkjet Printer

iii) Rs7000/- to massion Akbar Ali as labour and material charges for Plastering of four walls of a classroom .

The HOI is requested to handover the cheques to the concerned payees after taking proper Received Vouchers from them.

Sd/- with date

———————

(Administrator)

ছ) এরপর Administrator চেকগুলি প্রস্তুত করে নিজে সই করে ও HOI এর সই করিয়ে সেগুলি HOI এর হাতে তুলে দেবেন।–  

জ) HOI প্রাপকদের হাতে সেই চেকগুলো দিয়ে দেবেন। তবে দেওয়ার আগে চেক রেজিষ্টারে ডিটেইলস লিখে নিতে ভুলবেন না। আর অবশ্যই প্রাপকদের দিয়ে ডেবিট ভাউচারে সই করিয়ে নেবেন। 

২)কোনো স্টাফের ছুটির জন্য আবেদন মঞ্জুর করার জন্য HOI Proposal ও অ্যাডমিনিস্ট্রেটর রেজোলিউশন লেখার পদ্ধতি : —

একটা উদাহরণ সহযোগে ব্যাপারটা নিয়ে আলোচনা করা যাক। মনে করি একজন ফিমেল টিচার যাঁর নাম সোমা সরকার তাঁর সন্তানের সেকেন্ড টার্ম পরীক্ষার জন্য 02/07/2026 তারিখ থেকে 16/07/2026 তারিখ পর্যন্ত 15 দিনের CCL চান। আসুন দেখি এই ছুটির আবেদন কীভাবে নিষ্পত্তি করা হবে —

i) টিচার সোমা সরকার সাদা কাগজে CCL চেয়ে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর কাছে (Through HOI) আবেদন করবেন ছুটির ডেট মেনশন করে। সঙ্গে দেবেন ছেলের স্কুলের পরীক্ষার রুটিন। আর তার বার্থ সার্টিফিকেট।

ii) এই আবেদন পাওয়ার পর HOI আগের প্রশ্নের উত্তরে উল্লেখিত পদ্ধতিতে প্রপোজাল পাঠাবেন অ্যাডমিনিস্ট্রেটরকে। এই প্রপোজালটি নিম্নলিখিতভাবে লিখতে পারেন-

BDSS HIGH SCHOOL

Proposal Register/ Note Sheet

———————————————–

Proposal No- BDSS/Admin Prop/04/2026, Date – 27/06/2026

From

The HOI

BDSS High School

To

The Administrator

BDSS High School

Sir/Madam,

Forwarding here with an application of Soma Sarkar, AT, seeking 15 days’ CCL for helping her son for his upcoming examination to be held from 02/07/2026 to 14/07/2026. The applicant has attached the schedule of the examination and her son’s birth certificate . She has stated that she is the only member in her family to look after the child. Considering her situation such leave may be granted in her favour.

Sd/- with date

——————

(HOI )

iii) এই প্রপোজাল পাওয়ার পর যদি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এই ছুটি দেওয়ার ব্যাপারে সদর্থক সিদ্ধান্ত নেন তাহলে তিনি এই প্রপোজাল শিটের নীচে এইভাবে একটা নোট দেবেন –

“Considering the need of the applicant such leave may be granted in her favour”. Proposal accepted .

Sd/- with date

———————

(Administrator)

iv) এইবার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাঁর রেজোলিউশন বুক বা অর্ডার বুকে এই ব্যাপারে একটা রেজোলিউশন বা অর্ডার লিখবেন এইভাবে। —

Soma Sarkar, an AT of the school, has applied for 15 days’ CCL from 02/07/2026 to 16/07/2026 for taking care of her 13 years’ old child during his examination to be held during the period as mentioned above. The applicant is the only member of her family to look after the child. Hence, considering her situation 15 days’ CCL for the said period is granted in her favour on usual terms and conditions. The Headmaster is requested to serve this order/ decision to the applicant at the earliest convenience.

Sd/- with date

———————–

(Administrator)

৩) কোনো স্টাফের আবেদনের ভিত্তিতে পিএফ থেকে Non Refundable Advance মঞ্জুর করার জন্য HOI Proposal ও Administrator Order/Resolution লেখার পদ্ধতি : –

HOI এর Proposal :-

———————–

PROPOSAL BOOK/ NOTE SHEET

BDSS HIGH SCHOOL

Proposal No – BDSS/Admin Prop/05/2026 , dated – 01/07/2026

From

The HOI

BDSS High School

To

The Administrator

BDSS High School

Sir/Madam,

Forwarding herewith an application submitted by Arun Sharma, AT, seeking Non Refundable Advance of Rs 250000/- (Rupees two lakh fifty thousand only) from his PF balance to meet the expenses of treatment of his wife who is suffering from cancer and is under rigorous treatment. Supporting documents are also attached herewith. It may be noted here that the applicant has been serving this school since 12/05/2001 (Total service length being 25 years).

It may also be noted here that his total PF balance accrued in his PF Account in the last financial year (2025-2026) is Rs.400000/-(Rupees four lakh) and Rs 250000/- is approximately 63% of his total PF balance of last financial year .

Hence, as per the provisions of the GPF Rules, 1995 an amount of Rs 250000/- may be sanctioned as NRA from PF in favour of Arun Sharma,AT.

Sd/- with date

——————

(HOI)

 

The Proposal is accepted and resolution may be drawn approving the prayer.

Sd/- with date

———————

(Administrator)

এবার অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাঁর রেজোলিউশন বুকে রেজোলিউশন বা অর্ডার লিখবেন এইভাবে : –

RESOLUTION/ ORDER BOOK

BDSS HIGH SCHOOL

Resolution/ Order No – BDSS/Admin Order/05/2026, Date- 01/07/2026

With reference to the Proposal No-BDSS/Admin Prop/05/2026 , dated- 01/07/2026 it is noted that Arun Sharma, AT, has applied for NRA of Rs 250000/- from PF to meet the expenses of treatment of his wife suffering from cancer. As the total length of service of the applicant is more than 25 years and as the amount of NRA (i e. Rs. 250000/-) sought for is less than 75% of his total PF Balance ( i.e. Rs 400000/-) of last financial year (2025 – 26) , the said NRA will be sanctioned by the HOI. The HOI is also requested to forward the said prayer with requisite documents to the AI/ADI/DI of Schools (SE) , ————– Subdivision/ District for release of the said NRA.

Sd/- with date

——————-

(Administrator)

——————————————————

৪) এবার দেখা যাক কোনো টিচারের বিরুদ্ধে ডিসিপ্লিনারি অ্যাকশান নেওয়ার আবেদন জানিয়ে রেজোলিউশন লেখা হবে কেমন করে:

প্রথমে HOI একটা Proposal লিখবেন এইভাবে –

Proposal Book/ Note Sheet/ Letter Head

BDSS HIGH SCHOOL

Proposal No – BDSS/Admin Prop/06/2026, Dated – 10/07/2026

From

The HOI

BDSS High School

To

The Administrator

BDSS High School

Sir/Madam,

Please note that Suman Roy, AT, is absent from the school since 06/01/2026 without giving any intimation to the undersigned. He has repeatedly been given notices to join his duties and to submit his leave application for the days of absence. But ignoring all those communications he has neither joined his duties nor has replied to the letters sent by the undersigned. These absences may be termed as “UNAUTHORISED ABSENCE” and according to Rule 4(11) of the Gazette Notification Memo No- 214 SE, dated – 08/03/2018 it is a serious violation of Code of Conduct on the part of the staff of a govt sponsored high school. Such violation of Rules attracts disciplinary action against the concerned staff. Now to maintain overall working atmosphere in the school and to secure academic and administrative interest of the school disciplinary action should be initiated against the said staff following Rule 5 of the Gazette Notification Memo No-214 SE, dated -08/03/2018. Necessary documents are furnished herewith for your kind perusal.

Sd/- with date

——————-

Proposal accepted and resolution may be taken in accordance with this proposal.

Sd/- with date

——————-

(Administrator)

——————————————————

এবার উপরের প্রপোজালের ভিত্তিতে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর তাঁর রেজোলিউশন বা অর্ডার লিখবেন এই ভাবে :

BDSS HIGH SCHOOL

RESOLUTION BOOK/ ORDER BOOK

Resolution No/Order No – BDSS/Admin Order/06/2026, Dated – 10/07/2026

With reference to the HOI ‘s Proposal No-BDSS/Admin Prop/ 06/2026, dated- 10/07/2026 it is noted that Suman Roy, AT, is on long absence since 06/01/2026. He has neither submitted any leave application nor has contacted the school authority informing the reason for his absence. Moreover he did not respond to several written communications sent to him by the HOI of the school requesting him to join his duties and to submit proper leave applications for the days of absence. But he ignored all these communications blatantly. Hence it is resolved that this period of absence will be treated as the period of “UNAUTHORISED ABSENCE”. Such unauthorised absence is a gross violation of Code of Conduct of the Teaching and Non Teaching Staff of Govt Sponsored Schools as per the provisions of Rule 4(11) of the Gazette Notification Memo No- 214 SE, dated – 08/03/2018. So, it is resolved that prayer will be forwarded to the Secretary, WBBSE through the DI of Schools (SE), ——— (District) recommending initiation of disciplinary proceedings against the said staff in accordance with Rule 5 of the Gazette Notification Memo No- 214 SE, dated – 08/03/2018. The HOI of the school is requested to submit that prayer to the Secretary, WBBSE through the DI of Schools (SE) ———– (District) along with relevant documents.

Sd/- with date

——————-

(Administrator)

৫) এবার দেখা যাক কোনো টিচারের ট্র্যান্সফার এর জন্য NOC দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেওয়া হবে কেমন করে?

প্রথমে HOI এই NOC দেওয়ার জন্য একটা Proposal লিখবেন এইভাবে –

PROPOSAL BOOK/ NOTE SHEET

BDSS HIGH SCHOOL

Proposal No – BDSS/Admin Prop/07/2026, dated- 15/07/2026

From

The HOI

BDSS High School

To

The Administrator

BDSS High School

Sir/Madam,

Shahrukh Khan, AT, has applied for NOC from the school authority for General Transfer on special grounds. It may be noted here that the Honourable Calcutta High Court in its judgement dated – 08/06/2026 has ordered the competent authorities to complete the formalities relating to his transfer including issuance of NOC by the concerned authorities to dispose of the matter of transfer in favour of the said applicant. Consequently NOC may be issued by you in favour of the said applicant .

Sd/- with date

——————–

(HOI)

 

The proposal is accepted and NOC may be issued in favour of the applicant.

Sd/- with date

———————-

(Administrator)

এরপর এডমিনিস্ট্রেটর তাঁর অর্ডার বুক বা রেজোলিউশন রেজিষ্টারে একটি অর্ডার বা রেজোলিউশন লিখবেন নিম্নলিখিত ভাবে —

” Shahrukh Khan,AT, had filed a court case in the High Court of Calcutta seeking general transfer on special ground. The Honourable High Court of Calcutta in its judgement dated 08/06/2026 in WP No – 12765 of 2024 has passed a judgement allowing the transfer of the applicant and ordered the concerned authorities to issue NOC in his favour and complete the formalities within two weeks.

Now, considering all the matters in this regard it is resolved that NOC in favour of the applicant will be issued by the undersigned.

এর পরে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর স্কুল প্যাডে লিখে আবেদনকারী টিচার শাহরুখ খানকে একটি NOC দিয়ে দেবেন।  

Sd/- with date

——————–

(Administrator )