Education Department এর নির্দেশে এই রাজ্যের Govt Sponsored স্কুলগুলোর এমসি ভেঙে দিয়ে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ করা হচ্ছে সংশ্লিষ্ট জেলার ডি আই দের দ্বারা। সংশ্লিষ্ট অর্ডারের মেমো নং উল্লেখ করে আগেই লিখেছি DDO ঠিক কী কী কাজ করতে পারবেন। কী কী পারবেন না। তবুও অনেকের অনেক জিজ্ঞাসার কারনে DDO নিয়োগের পর স্কুল কর্তৃপক্ষ কীভাবে স্কুলের প্রশাসনিক কাজকর্ম চালাবেন তার একটা রূপরেখা দেওয়ার চেষ্টা করা হল।
——————————————————
১) প্রশ্ন – DDO নিয়োগের পর HOI পরপর কোন কাজগুলি করবেন ?
উত্তর –
i) ডি আই অফিস থেকে DDO নিয়োগের অর্ডার পাওয়ার পরেই কাল বিলম্ব না করে Nomination Cancellation এর অর্ডার এবং এমসির জায়গায় DDO নিয়োগের অর্ডারদুটি অ্যাটাচ করে বিদায়ী এমসির সমস্ত পদাধিকারী ও সাধারণ সদস্যদের নোটিশ দিয়ে ব্যাপারটা জানিয়ে দিন। তাঁদের প্রত্যেকের কাছ থেকে সেই ইনটিমেশন এর Received নিয়ে রাখুন।
ii) এরপর DDO নিয়োগের অর্ডারটা অ্যাটাচ করে সংশ্লিষ্ট SI কে একটা লিখিত আবেদন করুন দ্রুত চার্জ টেকওভার করার জন্য। তবে তার আগে ওনার সঙ্গে দেখা করে বা ফোনে ওনাকে বিষয়টা জানাবেন। চার্জ হ্যান্ডওভার করবেন আগের এমসির সেক্রেটারি হিসাবে আপনি এবং চার্জ টেক ওভার করবেন DDO হিসাবে নিযুক্ত SI। আগের এমসির অন্য কোনো সদস্যকে ধরে টানাটানির দরকার নেই।
iii) সংশ্লিষ্ট SI যেদিন চার্জ টেকওভার করবেন তিনি স্কুলে আসতে পারেন। অথবা আপনাকে তাঁর অফিসে যেতে হতে পারে। যেখানেই হোক SI মূলত যেগুলি দেখতে চাইতে পারেন তা হলো বিগত তিন বছরের অডিট রিপোর্ট, তারপর থেকে যত গ্রান্ট এসেছে বা স্কুলের বিভিন্ন খাত থেকে আয় হয়েছে তার বিবরণ, সেই সব গ্রান্ট এর UC, খরচের বিল ভাউচার , খরচের সঙ্গে সম্পর্কিত বিভিন্ন ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পাস বুকের বর্তমান স্থিতি, লাস্ট অডিটের পর থেকে একটি Yearwise “Received-Payment” Statement, স্কুলের PF এর বর্তমান অবস্থা, স্কুলের বিভিন্ন নথি । এইগুলি যতটা সম্ভব গুছিয়ে ওনার কাছে পেশ করুন।
iv) উপরে উল্লেখিত সমস্ত কাগজপত্র দেখার পর সন্তুষ্ট হয়ে SI, স্কুলের MC Resolution Book বা Order Book এ একটা রেজোলিউশন / অর্ডার লিখবেন এইভাবে — “In compliance with the order of the DI of Schools (SE) ——— (District) vide his Memo No —–, dated — I, ——— ( Name of the SI ) , working in the capacity of the SI of Schools, ———- Circle, do hereby take over charges of ——–School, ———(Address of the School) as the DDO of that school w.e.f —- from Mr ———, the Headmaster of the School cum Secretary of the outgoing MC of the School after being satisfied with the records preserved in the school. As it’s a difficult task to check all the official documents of the School in a short span of time, I request the Headmaster of the School to produce required documents before me whenever I ask for it. This is for all concerned.”।
v) এইভাবেই চার্জ হ্যান্ড ওভার হয়ে যাওয়ার পর এই ব্যাপারে একটা ইন্টিমেশান দিয়ে দিন ডি আই কে।
vi) চার্জ হ্যান্ড ওভার হয়ে যাওয়ার পরেই দ্রুত ব্যাংক অ্যাকাউন্ট গুলিতে প্রেসিডেন্টের জায়গায় DDO কে অপারেটর হিসেবে নিয়ে আসার উদ্যোগ নিন। এর জন্য কী কী করতে হবে সেটা ব্যাংকে যোগাযোগ করে জেনে নিন। HOI এবং নবনিযুক্ত DDO যুগ্মভাবে সমস্ত ব্যাংক অ্যাকাউন্ট অপারেট করবেন। অপারেটর চেঞ্জ হয়ে যাওয়ার পর ডি ডি ও তাঁর কাজ শুরু করবেন। অর্থাৎ কোনো ফান্ড থেকে খরচের প্রয়োজন পড়লে তিনি HOI এর থেকে প্রয়োজনীয় অ্যাকাউন্টস দেখে নিয়ে চেক ইস্যু করবেন। তবে মিড ডে মিলের অ্যাকাউন্টের অপারেটর যদি HOI এবং একজন AT থাকেন তাহলে সেই ব্যাংক অ্যাকাউন্ট এর অপারেটর চেঞ্জ করার দরকার নেই। যেমন চলছিল চলুক।
২) প্রশ্ন – চার্জ হ্যান্ড ওভার হয়ে যাওয়ার পর DDO ঠিক কোন কোন কাজগুলি করতে পারবেন ? ব্যাংক অ্যাকাউন্টগুলি কে পরিচালনা করবেন ?
উত্তর – এই ব্যাপারে আগেই লিখেছি। তবু বলি এই ব্যাপারে এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর বহু পুরোনো একটা অর্ডার আছে যার মেমো নং – 717 SE , তারিখ – 27/09/1994 । এটাতে শুধু Grant in Aid ডিসবার্স করার জন্য চেকে সই করার ক্ষমতা দেওয়া হয়েছিল DDO কে। মনে রাখতে হবে তখন কিন্তু সরাসরি ট্রেজারি থেকে স্টাফের ব্যাংক অ্যাকাউন্টে স্যালারি ডিসবার্স হতো না। আগে সমগ্র স্টাফের স্যালারি চলে আসত স্কুলের অ্যাকাউন্টে। সেখান থেকে individual স্টাফদের অ্যাকাউন্টে স্যালারি ডিসবার্স করা হতো। এই disbursement এর কাজটায় যাতে কোনো বাধা না আসে সেই জন্য শুধুমাত্র Grant in Aid হিসাবে আসা salary disbursement করার ক্ষমতা দেওয়া হয়েছিল DDO কে। কিন্তু পরবর্তীকালে দেখা গেল এতে DDO থাকাকালীন স্কুলের দৈনন্দিন খরচগুলি চালাতে ভীষণ সমস্যায় পড়ছে স্কুলগুলি। তাই পরবর্তীকালে এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট আবার একটা অর্ডার জারি করল যার মেমো নং- 1623 GA , তারিখ- 20/07/2012। এই অর্ডারে স্কুলের খরচ চালানোর জন্য DDO কে অনেকটাই ক্ষমতা দেওয়া হলো। বলা হলো এখন থেকে DDO রা প্যারা টিচারদের স্যালারি disburse করতে পারবেন। এছাড়া DDO এখন থেকে SSM Fund, Library Grant, Laboratory Grant, Capital Grant etc. থেকে খরচ চালাতে পারবেন। উল্লেখ্য এই অর্ডারে মিড ডে মিল অ্যাকাউন্টের কথা নেই। কিন্তু খেয়াল রাখুন শেষে একটা “etc” দেওয়া আছে। এটা দিয়েই উপরে উল্লেখিত অ্যাকাউন্টগুলি ছাড়াও অন্য সমস্ত অ্যাকাউন্টের লেনদেন করতে পারবেন DDO। পরে 1623 GA অর্ডারটার সংশোধন হয় মেমো নং -2003 GA dated- 19/09/2012 দ্বারা। এতে পরিস্কার করে বলে দেওয়া হয় DDO থাকাকালীন মিড ডে মিলের অ্যাকাউন্টের অপারেট করবেন DDO। মিড ডে মিল অ্যাকাউন্টের অপারেটর অবশ্য নিয়ম মতো একজন AT ও HM এর যৌথভাবে করার কথা (মেমো নং – 510(24) ES, তারিখ – 10/12/2021) এটা 2021 সালের অর্ডার। সুতরাং মিড অপারেটর সংক্রান্ত এটাই লেটেস্ট অর্ডার। সেক্ষেত্রে অপারেটর চেঞ্জ করার দরকার নেই। কিন্তু অনেক জায়গাতেই মিড ডে মিল অ্যাকাউন্টের অপারেটর ছিলেন HM এবং প্রেসিডেন্ট। সেক্ষেত্রে এখন থেকে ঐ অ্যাকাউন্ট অপারেট করবেন HM এবং DDO।
৩) প্রশ্ন – উপরের আলোচনায় বলা হলো DDO এবং HOI জয়েন্টলি ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করবেন। কিন্তু DDO সংক্রান্ত কোনো অর্ডারে তো এটা লেখা নেই। এটা কেন বলছেন ?
উত্তর – হ্যাঁ, DDO সংক্রান্ত যে তিনটি অর্ডারের কথা উপরে উল্লেখ করলাম সেগুলিতে শুধু বলা হয়েছে যে DDO খরচ চালাবেন। HOI এর সঙ্গে জয়েন্টলি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করবেন এমন কথা অর্ডারগুলিতে উল্লেখ নেই। কিন্তু বাস্তব অভিজ্ঞতা বলে যে DDO রা সিঙ্গেল ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করতে অস্বীকার করেন। তাঁরা চান চেকের signatory হিসাবে HOIও তাঁর সঙ্গে jointly থাকুন। তাই প্রথমেই আমাদের উচিত হবে DDO কে সিঙ্গেল অপারেটর করে ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করার চেষ্টা করা। DDO সেটা অস্বীকার করলে এটা তাঁকে বুঝিয়ে বলা যে অর্ডারে শুধু মাত্র তাঁকেই খরচ করার দায়িত্ব দেওয়া হয়েছে। HOI কে Jointly Bank Account অপারেট করতে হবে এমন কথা নেই। তিনি তারপরেও সেটা করতে অস্বীকার করলে ডি আই কে জানানো যেতে পারে। কিন্তু মনে রাখতে হবে এসব করতে গেলে সময় নষ্ট হবে। সমস্যা হবে আপনার। স্কুল চলবে না। DDO র কিছু এসে যায় না। তাই প্রথমে সিঙ্গেল অপারেটর এর দাবি জানালেও DDO অস্বীকৃত হলে বেশি চাপাচাপির দরকার নেই। শুধু তাই নয় এসব হলে পরবর্তী সমস্ত কাজে উনি আপনাকে বাধার সামনে ফেলবেন। এখানে আর একটা কথা উল্লেখ্য। DDO এর ক্ষেত্রে ব্যাংক অ্যাকাউন্ট জয়েন্ট না সিঙ্গেল অপারেটর অপারেট করবেন সেটা কোনো অর্ডারে পরিষ্কার করে বলা নেই ঠিকই। কিন্তু এডমিনিস্ট্রেটর সংক্রান্ত একটি অর্ডারে স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট তার মেমো নং – 718 SE /S, তারিখ – 31/07/2015 তে পরিষ্কার করে বলে দিয়েছে ব্যাংক jointly operate করা হবে অ্যাডমিনিস্ট্রেটর থাকলে। অ্যাডমিনিস্ট্রেটর কিন্তু DDO এর চেয়ে অনেক পাওয়ারফুল বডি। সেটাতে যদি জয়েন্ট অপারেশন এর কথা বলে তাহলে যুক্তি অনুযায়ী DDO এর ক্ষেত্রেও জয়েন্ট ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পরিচালনা হবে এটাই স্বাভাবিক।
৪) প্রশ্ন – উপরে আলোচনায় দেখা গেল DDO এর কাজ মূলত স্কুল চালানোর জন্য দৈনন্দিন খরচ গুলির মধ্যে সীমাবদ্ধ। এখন যদি এমন হয় যে কোনো গ্রান্ট ইতোমধ্যেই স্কুলে এসে গেছে যেটার জন্য টেন্ডার ডেকে কাজটা করতে হবে। সেক্ষেত্রে কি টেন্ডার ডেকে DDO কাজটি করতে পারবেন ?
উত্তর – কোনো প্রাপ্ত গ্রান্ট এর ব্যবহারের জন্য সেখান থেকে খরচ করার ক্ষমতা আছে DDO র। অর্থাৎ টেন্ডার ডেকে বা সরকারি নির্দেশিকা মতো যদি আগেই রেজোলিউশন করে খরচের প্ল্যান ইতোমধ্যে করা হয়ে গিয়ে থাকে তাহলে সেই প্ল্যান বা অর্ডার অনুযায়ী DDO খরচ চালানোর উদ্দেশ্যে চেকে সই করে পেমেন্ট করতে পারেন। কিন্তু তিনি টেন্ডার ডাকতে পারেন এমন ক্ষমতার কথা অর্ডারে নেই। তাই যদি টেন্ডার ডেকে খরচের প্রয়োজন হয় তাহলে আপাতত সেই ফান্ডের ব্যাপারে কিছু করার দরকার নেই। টাকা অ্যাকাউন্টেই থাকুক। পরে এমসি গঠিত হলে বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এলে তারপর টেন্ডার ডাকবেন।
৫) প্রশ্ন – স্কুলের স্টাফদের স্যালারি রিকুইজিশন ও অ্যানুয়াল ইনক্রিমেন্ট কি DDO থাকাকালীন দেওয়া যাবে ? এক্ষেত্রে কি DDO এর অনুমোদনের প্রয়োজন আছে ?
উত্তর – অবশ্যই দেওয়া যাবে। DDO র অনুমোদনের কোনো প্রয়োজন নেই। এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর গেজেট নোটিফিকেশন মেমো নং – 215 SE, তারিখ -08/03/2018 এর প্যারা 23(A)( b) ও প্যারা 23(A)(c) তে পরিষ্কার করে এই ক্ষমতা HOI এর হাতে দেওয়া হয়েছে। অন্য কারোর অনুমোদনের প্রয়োজন নেই।
৬) প্রশ্ন – DDO থাকাকালীন কোনো স্টাফের ১০/১৮/২০ বছরের বেনিফিট কি দেওয়া যাবে ?
উত্তর – অবশ্যই দেওয়া যাবে। এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর গেজেট নোটিফিকেশন মেমো নং 215 SE, তারিখ – 08/03/2018 এর প্যারা 23A (g) তে HOI কে এই ব্যাপারে ক্ষমতা দেওয়া হয়েছে। সুতরাং DDO থাকলেও HOI এই বেনিফিট গুলি দিতে পারেন। অবশ্য ১০/২০ বছরের বেনিফিট দেওয়ার ক্ষেত্রে সমস্যা না থাকলেও ১৮ বছরের বেনিফিট এর ক্ষেত্রে সমস্যা হতে পারে কারন ডি আই অফিসগুলি আবার অত কথা না বুঝে এমসি রেজোলিউশন ছাড়া কিছুই করতে চায় না। সেরকম হলে হয় সেটা মেনে নিয়ে আপাতত কম বেতনেই চালিয়ে নিতে হবে অথবা এই অর্ডারের বেসিসে কেস করতে হবে।
৭) প্রশ্ন – DDO থাকাকালীন অবস্থায় যদি কারোর পেনশন পেপার সাবমিট করার সময় চলে আসে তাহলে কি আপাতত পেনশন পেপার সাবমিট করা যাবে না ?
উত্তর – অবশ্যই সাবমিট করা যাবে। এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর গেজেট নোটিফিকেশন মেমো নং – 215 SE, তারিখ- 08/03/2018 এর প্যারা 23A (h) তে বলেছে যে পেনশন পেপার সাবমিট করার ক্ষমতা HOI এর। তাই DDO থাকলেও পেনশন পেপার সাবমিট করতে বাধা নেই।
৮) প্রশ্ন – এমসি বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর অনুপস্থিতিতে এবং DDO এর উপস্থিতিতে পি এফ থেকে refundable/ non refundable advance বা ফাইনাল পেমেন্ট কি সম্ভব ?
উত্তর – এটি একটা জটিল প্রশ্ন। GPF Rules 1995 পরিষ্কার করে বলেছে যে PF এর অ্যাডভান্স বা ফাইনাল পেমেন্ট এর Sanctioning Authority হলেন HOI। উপরে উল্লেখিত গেজেট নোটিফিকেশন এর প্যারা 23 A (e) স্পষ্ট ভাবে একই কথা বলেছে। অথচ এই Rules গুলিকে অগ্রাহ্য করে আমাদের পি এফ অফিসগুলো এমসি রেজোলিউশন দাবি করে। এখন অনলাইনেও একই সিস্টেম। এটা নিয়ে প্রতিবাদ হওয়া দরকার। পি এফ withdrawal এর ব্যাপারে এমসির কোনো ভূমিকা আছে এমন কথা উক্ত নোটিফিকেশনের প্যারা 23 (এটাতে এমসির ক্ষমতা, দায়িত্ব ও কর্তব্য নির্দিষ্ট করা হয়েছে) এ বলা হয়নি। তাই আমরা বলতেই পারি HOI এর Sanctioning ই যথেষ্ট। দরকারে কেস করা যেতে পারে। অথবা এমসি গঠিত না হওয়া পর্যন্ত বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ না হওয়া পর্যন্ত PF withdrawal করা যাবে না।
৯) প্রশ্ন – DDO থাকাকালীন HOI কি সার্ভিসবুক আপডেট করতে পারবেন ?
উত্তর – হ্যাঁ পারবেন। কোনো সমস্যা নেই। উল্লেখিত গেজেট নোটিফিকেশন মেমো নং – 215 SE, তারিখ -08/03/2018 এর প্যারা 23A (f) অনুযায়ী HOI স্কুলের সমস্ত স্টাফদের সার্ভিস বুক মেনটেন করবেন। সুতরাং এমসি থাকল কী নেই সেটার সঙ্গে সার্ভিস বুক এন্ট্রির কোনো সম্পর্ক নেই। অবশ্য তাঁর নিজেরটা DDO থাকাকালীন করতে পারবেন না কারণ সেটা করেন এমসির প্রেসিডেন্ট বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর।
১০) প্রশ্ন – DDO থাকাকালীন স্কুলের সমস্ত নথির দায়িত্ব কার ? DDO কি এইগুলির custody নিতে পারেন ?
উত্তর – না পারেন না। স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর গেজেট নোটিফিকেশন মেমো নং – 215 SE, তারিখ – 08/03/2018 এর প্যারা 23A(i) তে বলা হয়েছে যে স্কুলের সমস্ত নথির Custodian হলেন HOI। অবশ্য এই নথিগুলি Higher Authority চাইলে তিনি অবশ্যই তাঁদের দেখাবেন। DDO কোনো নথি দেখতে চাইলে HOI কে বলবেন। HOI সেটা দেখাবেন। কিন্তু স্কুলের কোনো নথির দখল DDO নিতে পারবেন না।
১১) প্রশ্ন – যদি DDO থাকাকালীন কোনো ক্যান্ডিডেট ট্রান্সফার নিয়ে বা ফ্রেশ অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিয়ে জয়েন করতে আসে তাহলে কি সে জয়েন করতে পারবে ?
উত্তর – হ্যাঁ পারবে। এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর গেজেট নোটিফিকেশন মেমো নং – 215 SE , তারিখ -08/03/2018 এর ধারা 23(A) (a) তে এই জয়েনিং করার দায়িত্ব দেওয়া হয়েছে HOI কে।
১২) প্রশ্ন – DDO থাকাকালীন কোনো স্টাফ যদি ট্রান্সফার বা অন্য কোনো কারনে NOC বা Release চায় সে কি পাবে ?
উত্তর – না। স্বাভাবিক নিয়মে পাবে না। কারণ উপরোক্ত গেজেট নোটিফিকেশন এর ধারা 23(f) অনুযায়ী এটা দেওয়ার ক্ষমতা আছে শুধুমাত্র এমসি বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর এর। HOI এটা দিতে পারেন না। তবে যদি ট্রান্সফার অর্ডারে বা কোর্ট অর্ডারে এই দায়িত্ব HOI কে দেওয়া হয় তাহলে HOI সেই NOC/ Release Order দিয়ে দেবেন। এখানে একটা কথা মনে রাখতে হবে যে যদি কোনো ক্যান্ডিডেট পূর্বতন এমসি / অ্যাডমিনিস্ট্রেটর থেকে পূর্বেই এই ব্যাপারে NOC পেয়ে থাকেন তাহলে তাঁকে রিলিজ দেওয়ার জন্য আর এমসি রেজোলিউশন দরকার নেই (মেমো নং – 164 SE/S, তারিখ – 03/03/2015) । সেক্ষেত্রে বর্তমানে DDO থাকলেও HOI নিজেই রিলিজ দিয়ে দিতে পারবেন।
১৩) প্রশ্ন – DDO থাকাকালীন কোনো স্টাফ যদি কোনো অন্যায় কাজ করে থাকেন তাহলে তার বিরুদ্ধে ব্যবস্থা কী নেওয়া যাবে ?
উত্তর – অবশ্যই নেওয়া যাবে। Misconduct এর বিরুদ্ধে ব্যবস্থা বলতে বোঝায় বোর্ডের কাছে উক্ত অন্যায় কাজের বিবরণ দিয়ে শাস্তিমূলক ব্যবস্থা নেওয়ার জন্য আবেদন করা। এই রিপোর্টিংটা MC বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর যেমন করতে পারেন তেমনি এককভাবে HOI ও করতে পারেন। এই ব্যাপারে পরিষ্কার নির্দেশনা রয়েছে স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর গেজেট নোটিফিকেশন মেমো নং – 214 SE, তারিখ -08/03/2018 এর ধারা 5(1) এ।
১৪) প্রশ্ন – DDO থাকাকালীন স্কুলের বিভিন্ন ধরনের ছুটি যেমন CL, ML, Commuted Leave, Half Average Pay Leave, Special Leave, CCL, Maternity Leave, Compensatory Leave ইত্যাদি কি নেওয়া যাবে ?
উত্তর – Leave Rules অনুযায়ী CL এর Sanctioning Authority হলেন HOI। তাই স্কুলে MC বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর না থাকলেও CL নিতে বাধা নেই কারন CL মঞ্জুর করবেন HOI। কিন্তু স্কুল এডুকেশন ডিপার্টমেন্ট এর গেজেট নোটিফিকেশন মেমো নং – 215 SE, তারিখ – 08/03/2018 এর প্যারা 23 (d) অনুযায়ী CL ছাড়া অন্য সমস্ত ছুটির Sanctioning Authority হলো MC বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর (অবশ্য দুই একটা ছুটিতে বোর্ডের অনুমোদনও লাগে)। যেহেতু DDO র ছুটি Sanction করার ক্ষমতা নেই তাই এই সময় সাধারণ নিয়মে CL ছাড়া অন্য কোনো ছুটি পাওয়া যাবে না।
১৫) প্রশ্ন – উপরে বলা হলো DDO থাকাকালীন CL ছাড়া অন্য কোনো ছুটি পাওয়া যাবে না। তাহলে বিশেষ প্রয়োজনেও কি ছুটি পাওয়া যাবে না ?
উত্তর – সাধারণ নিয়মে পাওয়া যাবে না। একটা উপায় আছে। সেটাকে বলে Post Facto Approval of leaves। কোনো GO তে এই কথাটা খুঁজে পাওয়া যাবে না। কিন্তু এটা একটা অফিসিয়াল প্রসিডিওর। এটা অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ কাজে বৈধ একটা পদ্ধতি। এই পদ্ধতিতে ছুটি আগে নেওয়া হয়ে যাবে আর তার অনুমোদন হবে পরে। উদাহরণ স্বরূপ ধরা যাক একজন ফিমেল টিচার বাচ্চার জরুরি অসুস্থতার জন্য অথবা অন্য যে কোনো টিচার নিজের অসুস্থতার জন্য স্কুলে DDO থাকাকালীন জরুরি ভিত্তিতে যথাক্রমে CCL ও মেডিকেল লিভ নিতে বাধ্য হলেন 25/06/2026 তারিখ থেকে 20/07/2026 তারিখ পর্যন্ত। তাহলে আসুন দেখি কোন পদ্ধতিতে এই ছুটি নেওয়া যেতে পারে যখন স্কুলে এমসি বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নেই, আছে DDO –
i) আবেদনকারী টিচার HOI কাছে উপযুক্ত ডকুমেন্টস দিয়ে সাদা কাগজে একটা অ্যাপ্লিকেশন লিখে HOI কে অনুরোধ করবেন বিশেষ পরিস্থিতির কারনে তাঁকে যেন 25/06/2026 তারিখ থেকে 20/07/2026 তারিখ পর্যন্ত CCL/ML এনজয় করতে Allow করা হয়। ভালো করে লক্ষ্য করুন ছুটি অনুমোদনের আবেদন নয়। ছুটি নিতে allow করার আবেদন।
ii) এই আবেদন পাওয়ার পর HOI বলতে পারেন আপনাকে শর্ত সাপেক্ষে ছুটিতে যাওয়ার অনুমতি দিতে পারি। তবে আপনাকে ডিক্লারেশন দিতে হবে যে এই ছুটিতে নিতে তাকে Provosionallay allow করা হচ্ছে। পরে এমসি গঠিত হলে বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ হলে এই ছুটির ব্যাপারে তাঁরা যে সিদ্ধান্ত নেবেন সেটাই মেনে নিতে বাধ্য থাকবেন আবেদনকারী। আবেদনকারী অ্যাপ্লিকেশন এর মধ্যেই এই ডিক্লারেশন লিখে দেবেন। অথবা আলাদা কাগজে দেবেন এই ডিক্লারেশন।
iii) এরপর HOI তাঁকে শর্ত সাপেক্ষে ছুটিতে যেতে অনুমতি দেবেন। আবেদনকারীর অ্যাপ্লিকেশন ও ডিক্লারেশন এর অরিজিনালটা HOI গ্রহণ করবেন। আর একটা ডুপ্লিকেট কপির উপরে লিখে দেবেন, “Application received and the applicant is provisionally allowed to go for the leave as applied in this application. This application will be placed before the Administrator/ MC whenever it comes into existence for its acceptance and sanction of the leave on post facto basis.”
iv) এরপর ক্যান্ডিডেট ছুটি ভোগ করবেন। ছুটি শেষে ফিরে এসে জয়েনও করবেন। অ্যাটেনডেন্স রেজিষ্টারে তাঁর অনুপস্থিতির দিনগুলিতে আপাতত শুধু লাল দাগ দিয়ে রেখে দেবেন HOI।
v) এরপর যখন নতুন এমসি গঠিত হবে বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর নিয়োগ হবে তখন একটা Resolution/ Order পাস করা হবে এইভাবে —
” Mr/ Mrs ———-, AT, was allowed to go for CCL/ML for the period from 25/06/2026 to 20/06/2026 by the HOI of the School provisionally as at that time the School was under the DDO . The HOI has placed the application and relevant documents relating to the application for consideration. Considering all aspects in this regard CCL/ ML in favour of ———, is hereby sanctioned with pay for the period from 25/06/2026 to 20/072026 on post facto basis. The HOI is requested to hand over a copy of this Resolution/Order to the applicant as early as possible.”
vi) এভাবে ছুটি Sanctioned হয়ে গেল। এবার HOI অ্যাটেনডেন্স রেজিষ্টারে লাল দাগ দেওয়া ছুটির দিনগুলির উপরে লাল রঙে লিখে দেবেন “CCL” বা “ML” বা অন্য কোনো ছুটি যেটা প্রযোজ্য হবে।
বিঃ দ্রঃ – উপরের যা কিছু আলোচনা করা হল সেগুলি সবই এক্সিসটিং নিয়মের উপর ভিত্তি করে। ভবিষ্যতে শিক্ষা দফতর এসব নিয়মের পরিবর্তন আনতেই পারেন। সেদিকে খেয়াল রাখুন।
