১) প্রশ্ন – বোর্ডের রেকর্ডে অর্থাৎ মাধ্যমিক সংক্রান্ত রেকর্ড যথা মাধ্যমিকের রেজিস্ট্রেশন, অ্যাডমিট, মার্কশিট, সার্টিফিকেট ইত্যাদিতে নাম , বাবার নাম, ডেট অফ বার্থ ইত্যাদি সংশোধন করতে হলে কী করতে হবে ?

উত্তর – ক্লাস নাইনে রেজিস্ট্রেশন ফর্ম জমা পড়ে যাওয়ার পর কোনো পরিবর্তন করা দরকার হয়ে পড়লে তখনই চেঞ্জ করার উদ্যোগ নেওয়া যেতে পারে। নাহলে মাধ্যমিক পরীক্ষা পর্যন্ত ঐ ভুল তথ্য সংশোধন করার দরকার নেই। মাধ্যমিকের রেজাল্ট বেরোনোর পর নিম্নলিখিত পদ্ধতিতে সেই তথ্য সংশোধন করে নেবেন সমস্ত নথিতে-

ক) বোর্ডের ওয়েবসাইটে গিয়ে Form সেকশন এ যাবেন। সেখানে Application Form for Correction ডাউনলোড করে নেবেন। অথবা সরাসরি বোর্ডের রিজিওনাল অফিসে গিয়ে এই ফর্ম সংগ্রহ করতে পারেন।

খ) সেটা পূরণ করে নিয়ে বোর্ডের রিজিওনাল অফিসে যাবেন। সেখানে গিয়ে জমা দেবেন —

i) উক্ত পূরণ করা ফর্ম

ii) HOI দ্বারা Attested করা মাধ্যমিকের রেজিস্ট্রেশন সার্টিফিকেট, অ্যাডমিট কার্ড, মার্কশিট, সার্টিফিকেট এর জেরক্স।

iii) ডি আই বা কোনো গেজেটেড অফিসার দ্বারা Attested করা বার্থ সার্টিফিকেট (পুরোনো নতুন যতগুলি আছে ) এর জেরক্স।

iv) এছাড়া স্কুলের অ্যাডমিশান রেজিষ্টারের সংশ্লিষ্ট পেজটির জেরক্স। সেই জেরক্সের উপরে যে জায়গাটায় কারেকশন হবে সেই জায়গাটা একটা দাগ দিয়ে কেটে কারেকশন করে পাশে HOI সই করে দেবেন। তার পাশে SI এর সই করাবেন।

এরপর সেই জেরক্স কপি, HOI এর ফরওয়ার্ডিং লেটার, এমসি রেজোলিউশন, ক্যান্ডিডেট এবং অভিভাবকের যৌথ আবেদনপত্র, অরিজিনাল অ্যাডমিশন রেজিষ্টার এবং অন্যান্য সাপোর্টিং ডকুমেন্টস নিয়ে ডি আই অফিসে যাবেন। ডি আই সন্তুষ্ট হলে জেরক্স কপির উপরে Countersign করে দেবেন এবং যদি DI রাজি থাকেন তাহলে অরিজিনাল অ্যাডমিশন রেজিস্টারে কারেকশন করে নিয়ে তার উপরেও ডি আই এর সই করিয়ে নেবেন।

গ) এরপর “খ” এর (i) থেকে (iii) এ তে উল্লেখিত ডকুমেন্টস এবং “খ” এর (iv) এ উল্লেখিত ডি আই এর Countersign করা অ্যাডমিশন রেজিস্টারের জেরক্স কপি দিয়ে বোর্ডের রিজিওনাল অফিসে জমা দিতে হবে।

ঘ) বোর্ডে জমা দেওয়ার পর ওখানে চেকিং হবে। তারপর সেই দিনই বা পরে চিঠি দিয়ে, মেল করে বা ফোন করে ক্যান্ডিডেটকে ডেকে নেবে বোর্ড অফিস থেকে। তখন বোর্ডের অফিস থেকে চালান সংগ্রহ করে পূরণ করে নির্ধারিত ফিজ সেখানেই জমা দিতে হবে। এরপর বোর্ডের ঐ অফিসেই মাধ্যমিকের ডকুমেন্টসগুলির ভুলগুলি কেটে কারেকশন করে রিজিওনাল অফিসারের সই করিয়ে ক্যান্ডিডেটকে দিয়ে দেবে। অথবা ফ্রেশ Corrected Copy গুলি কয়েকদিন পরে দেবে।

২) প্রশ্ন – যে সমস্ত স্টুডেন্টের এখনও মাধ্যমিকের রেজিস্ট্রেশন জমা হয়নি অর্থাৎ IX এর নীচের ক্লাসগুলিতে পড়ছে বা আগে পড়েছিল তাদের তথ্য সংশোধন করার দরকার হলে স্কুলের রেকর্ডে কী ভাবে সংশোধন করা হবে ?

উত্তর – এই ব্যাপারে অনেক পুরোনো একটা অর্ডার আছে মধ্যশিক্ষা পর্ষদের যার মেমো নং – 12/60, তারিখ -19/07/1960 । এই অর্ডারে বলা হয়েছে যে সমস্ত স্টুডেন্টদের এখনও মাধ্যমিকের রেজিস্ট্রেশন হয়নি তাঁদের নামের (প্রথম নাম বা পদবী) পরিবর্তন করতে হলে সেই আবেদন বোর্ডে পাঠানোর দরকার নেই। সেটা করবেন HOI। এটা করার সময় HOI রা মনে রাখবেন এটা কিন্তু অত্যন্ত সেনসিটিভ একটা ইস্যু। দুমদাম করে অ্যাডমিশন রেজিষ্টারে কাটাকুটি করবেন না। ফল হতে পারে মারাত্মক। যাইহোক সেই অর্ডারের আলোকে নিম্নলিখিত পদ্ধতিতে HOI স্কুলের অ্যাডমিশন রেজিষ্টারে সংশ্লিষ্ট স্টুডেন্টের নামের পরিবর্তন ঘটাবেন –

i) প্রথমে স্টুডেন্টের অভিভাবক তাঁর নিজের নামের বা স্টুডেন্টের নামের বানান ঠিক করার জন্য দরখাস্ত দেবেন স্কুলের HOI এর নিকট। দরখাস্তের সঙ্গে দিতে হবে পরিবর্তন করে যে নামটা করতে চাইছেন সেটার প্রমাণ স্বরূপ Corrected বার্থ সার্টিফিকেট, আধার কার্ড, রেশন কার্ড এবং অন্য কোনো ডকুমেন্টস যাতে আছে সেই বানানটা যেটা তিনি কারেকশন করে করতে চান।

ii) এরপর HOI সেগুলি খুঁটিয়ে পরীক্ষা করবেন। যদি তিনি প্রাথমিকভাবে সন্তুষ্ট হন তাহলে তিনি সংশ্লিষ্ট ক্যান্ডিডেটকে বলবেন নিম্নলিখিত অতিরিক্ত ডকুমেন্টস গুলি দিতে —

ক) উক্ত নাম চেঞ্জের ব্যাপারে একটা Affidavit যেটা নেওয়া হবে ফার্ষ্ট ক্লাস জুডিশিয়াল ম্যাজিস্ট্রেটের কাছ থেকে।

খ) এই নাম চেঞ্জের ব্যাপারে একটি দৈনিক সংবাদপত্রে বিজ্ঞাপন দিয়ে সেই বিজ্ঞাপনের কপি।

গ) ক্যান্ডিডেট যে প্রাইমারী স্কুলে পড়ত সেখান থেকে একটা Corrected ডুপ্লিকেট TC । এটা ম্যানুয়াল TC হলেও চলবে।

iv) উপরোক্ত ডকুমেন্টসগুলি পাওয়ার পর HOI এই ব্যাপারে একটা এমসি বা অ্যাডমিনিস্ট্রেটর রেজোলিউশন করিয়ে নেবেন।

v) এরপর Correction করবেন অ্যাডমিশন রেজিষ্টারে। সেখানে ভুলেও সাদা রং ব্যবহার করে কিছু চাপা দেবেন না। ভুল নামের সবটা পেন দিয়ে একটা লাইন টেনে কেটে দেবেন। তার পাশে ঠিক নামটা পরিষ্কার করে লিখে দেবেন। সেটার উপরে বা নীচে একটা ইনিশিয়াল সাইন করে দেবেন HOI। তারপর উক্ত রেজিষ্টারের রিমার্কস কলমে এই কারেকশনের ব্যাপারে একটা নোট দেবেন। সেখানে নিজে সই করবেন। তার পাশে ঐ স্টুডেন্টের অভিভাবকের সই করাবেন। এই ভাবে অ্যাডমিশন রেজিষ্টারে Correction এর কাজটা সমাধা হবে।

vi) এবার স্কুলের অন্যান্য ডকুমেন্টস গুলিতে অর্থাৎ অ্যাটেনডেন্স রেজিষ্টার, প্রোগ্রেস রেজিষ্টার এবং বিভিন্ন পোর্টালে উক্ত Correction করে দেবেন।

৩) প্রশ্ন – স্কুলের অ্যাডমিশন রেজিষ্টারে জন্ম তারিখ কী ভাবে পরিবর্তন করতে হবে ?

উত্তর – প্রথম কথা জন্ম তারিখ বা Date of Birth পরিবর্তন করবেন না। এই কাজ করাটা এড়িয়ে যাবেন। যদি করতেই হয় তাহলে নিম্নলিখিত পদ্ধতি মেনে করতে হবে —

i) প্রথমে ক্যান্ডিডেটের অভিভাবক HOI এর নিকট দরখাস্ত করবেন। কী থেকে কীসে পরিবর্তন করতে চাইছেন সেটা দরখাস্তে পরিষ্কার করে লিখবেন। নীচে অভিভাবক সই করবেন। সঙ্গে দেবেন —

ক) Corrected বার্থ সার্টিফিকেট। বার্থ সার্টিফিকেট জন্মের পাঁচ বছরের পর হলে গ্রাহ্য হবে না।

খ) শুধু বার্থ সার্টিফিকেট নয় এটার সত্যতা নিয়ে কোনো সরকারি অফিসারের থেকে সার্টিফিকেট নিতে হবে।

গ) যে হাসপাতালে জন্মেছিল সেখানকার সার্টিফিকেট আনতে হবে যাতে জন্ম তারিখ লেখা থাকবে।

ঘ) যে প্রাইমারি স্কুলে পড়েছিল সেখান থেকে Corrected ডুপ্লিকেট TC certificate।

ঙ) ফার্স্ট ক্লাস জুডিসিয়াল ম্যাজিস্ট্রেটের কাছ থেকে একটা Affidavit ।

চ) এরপর সেটা ডি আই এর কাছে এবং বোর্ডের কাছে ফরোয়ার্ড করুন এই সংশোধনের পারমিশন চেয়ে।

ছ) পারমিশন না পেলে করবেন না। তাকে বলুন আপনার এই সিদ্ধান্তের বিরূদ্ধে যদি Higher Authority র কাছে অভিযোগ করতে চায় বা কোর্টে মামলা করতে চায় সে করতে পারে। Higher Authority লিখিত নির্দেশ দিলে বা কোর্ট অর্ডার দিলে আপনি প্রার্থীত Correction করে দেবেন। নাহলে করবেন না। সোজা কথায় ডেট অফ বার্থ কারেকশন করবেন না সহজে।

৪) প্রশ্ন – কোনও ছাত্রী যদি বিবাহের কারনে পদবী পরিবর্তন করতে চায় তার পদ্ধতি কেমন হওয়া উচিত ?

উত্তর – এই ব্যাপারে একটু বলা আছে WBBSE এর উপরোক্ত অর্ডারে (মেমো নং – 12/60, তারিখ -19/07/1960)। কিন্তু বর্তমানে ওটা ছাড়াও আরও কিছু সতর্কতা অবলম্বন করা উচিত। এই ক্ষেত্রে HOI যা করতে পারেন তা হলো —

i) প্রথম কথা বর্তমান কোনও ছাত্রী বিবাহিত হতেই পারে না। হলেও সেই আবেদন অগ্রাহ্য করুন কারন আইনের চোখে ১৮ বছরের নীচে বিবাহ স্বীকৃত নয়।

ii) যদি এমন হয় যে কোনো প্রাক্তন ছাত্রী মাধ্যমিক রেজিস্ট্রেশনের আগেই পড়াশোনা ছেড়ে দিয়েছিল এবং এখন তার বিবাহ পরবর্তী পদবী চেঞ্জ করতে চায় তাহলে তাকে দরখাস্ত করতে হবে HOI কে অ্যাড্রেস করে। দরখাস্তের সঙ্গে দিতে হবে First Class Judicial Magistrate Affidavit, Marriage Registration Certificate, নিজের এবং হাজব্যান্ডের ভোটার কার্ড ও আধার কার্ড, বর্তমান বাসিন্দা সার্টিফিকেট।

iii) উপরোক্ত সমস্ত ডকুমেন্টস পেলে HOI তারপর Admission Register এ উক্ত ছাত্রীর পদবী একটা দাগ দিয়ে কেটে প্রার্থিত পদবী পাশে লিখে দেবেন। তার পাশে সই করবেন। এরপর এই ব্যাপারে একটা নোট দেবেন অ্যাডমিশন রেজিষ্টারের Remarks কলামে। তার পাশে সই করবেন নিজে। পাশে একটা সই নেবেন ঐ ছাত্রীর। এই পরিবর্তনের ব্যাপারে মেল করে একটা ইন্টিমেশন দিয়ে দেবেন ডি আই ও বোর্ডকে।

iv) যদি কোনো এমন প্রাক্তন ছাত্রী আসে যার মাধ্যমিকের রেজিস্ট্রেশন হয়েছিল বিবাহের আগের পদবী দিয়ে কিন্তু এখন বিবাহের কারনে মাধ্যমিকের ডকুমেন্টস গুলিতে পদবী চেঞ্জ করতে চায় তাহলে তাকে বলতে হবে সমস্ত ডকুমেন্টস দিয়ে আবেদন করতে। এরপর ১ নং প্রশ্নের উত্তরে যে ভাবে বলা হয়েছে সেই ভাবে বোর্ডের নিয়ম অনুযায়ী প্রয়োজনীয় ফর্ম ও ডকুমেন্টস দিয়ে বোর্ডে আবেদন করবেন।