Monthly Treasury Account Submission Online via IFMS
ACCOUNTANT GENERAL(এখানে ক্লিক করুন)
PAY AND ACCOUNTS(এখানে ক্লিক করুন)
| Government of West Bengal |
| Finance Department, eGovernance Group |
| Nabanna, Howrah-711102 |
| No. 579-F(Y) Dated: 02.02.2024 |
| MEMORANDUM |
| Subject:- e-Accounts – online submission of monthly Treasury Accounts |
| All the Treasuries, PAOs, PD cell, Calcutta Collectorate, Directorate of Treasuries & Accounts (for e-Treasury) etc. are required to submit monthly accounts to the Accountant General (Accounts and Entitlement), West Bengal (AGWB) in compliance with T.R. 2.34 and 2.35-2.38 of West Bengal Treasury Rules, 2005. All the treasuries are to print a large number of reports and returns including Cash Account, List of Payments, Plus-Minus Memos, Schedules of Payments and Receipts etc. and compile all the vouchers, sub vouchers, required reports-returns, challans etc. for physical submission to AGWB. The process involves huge carrying costs and hazards especially for the treasuries situated in the farthest corners of the state. |
| After successful implementation of first-generation reforms in the realm of Public Finance, the Government of West Bengal was contemplating to introduce a secure, authentic and transparent online method for the purpose of monthly accounts submission leveraging the advancements in the field of Information Technology. Keeping this object in view and considering its importance, the two teams of Finance Department and of the AGWB discussed the issue in depth for a considerable period and reached consensus as regards the mechanism and business process modifications. For this purpose, to transfer voluminous data and files, seamless integration between AGWB middleware and WBIFMS servers has been established. |
| After carefully considering the matter in a holistic manner, the Governor is please to introduce the online accounts submission procedure in the form of a sub-module ‘e-Accounts’ under CTS module of WBIFMS. Considering the enormity and the complexities of the whole process, it has been decided to introduce the procedure in a phased manner. And both the processes – the existing procedure of physical submission accounts will run simultaneously with the newly commenced online method as a parallel run until any further order is issued in this regard. |
| First stage will come into force from the time for submission of accounts to AGWB for the month of January, 2024. The following salient changes in documentation and procedures are to be noted: |
| An extract of monthly accounts, namely, ‘Summary Report Annexure C’ has been devised which includes all important figures of Cash Account, List of Payment, RBD, a few certificates and the list of data files accompanying monthly accounts. It is only to be signed both by the TO/PAO and e-Accounts Approver. This is to avoid existing rule of signing Multiple documents like Cash Accounts, List of Payments etc. |
| Henceforth, all the PAOs, Treasury Officers etc. will have to digitally sign the e-Accounts with Aadhar based e-signing process as provided by C-DAC. |
| The Collector/ e-Accounts Approver will also have to follow the same Aadhar based e-signing process on the monthly e-Accounts. |
| This being a parallel run of the two processes – physical as well as online – the process for physical submission has to be followed, as it is, until further order. |
| All other relevant data and files generated on the basis of monthly accounts finalized by the TO/PAO etc. and e-Accounts Approver, as has been unanimously decided by both the teams of Finance Department and that of WGWB, would be shared to AGWB middleware server from the WBIFMS portal with server signing. |
| A new set of «Menu’s» for closure and online submission of accounts has been provided in place of the older ones. |
| Last date of accounts submission for the month of January, 24 is extended up to 15.02.2024. |
| The detailed guidelines in this regard have been made available under ‘Guidelines’ menu of WBIFMS portal. |
| Necessary modification in West Bengal Treasury Rules, 2005 will be made in due course. |
| Additional Chief Secretary to the Government of West Bengal |
| Finance Department |
SOURCE–WBXPRESS
============================================================================================
IFMS এর মাধ্যমে মাসিক ট্রেজারি অ্যাকাউন্টের অনলাইন জমা
ACCOUNTANT GENERAL(এখানে ক্লিক করুন)
PAY AND ACCOUNTS(এখানে ক্লিক করুন)
পশ্চিমবঙ্গ সরকারের
অর্থ বিভাগ, ই-গভর্ন্যান্স গ্রুপ
নবান্ন, হাওড়া-711102
নং 579-F(Y) তারিখ: 02.02.2024
স্মারকলিপি
বিষয়:- ই-অ্যাকাউন্ট – মাসিক ট্রেজারি অ্যাকাউন্টের অনলাইন জমা
সমস্ত ট্রেজারি, PAOs, PD সেল, কলকাতা কালেক্টরেট, ডিরেক্টরেট অফ ট্রেজারিস অ্যান্ড অ্যাকাউন্টস (ই-ট্রেজারির জন্য) ইত্যাদিকে TR-এর সাথে সম্মতিতে অ্যাকাউন্ট্যান্ট জেনারেল (অ্যাকাউন্টস অ্যান্ড এনটাইটেলমেন্ট), পশ্চিমবঙ্গ (AGWB) এর কাছে মাসিক অ্যাকাউন্ট জমা দিতে হবে। পশ্চিমবঙ্গ ট্রেজারি রুলস, 2005 এর 2.34 এবং 2.35-2.38 । সমস্ত কোষাগারগুলি নগদ অ্যাকাউন্ট, অর্থপ্রদানের তালিকা, প্লাস-মাইনাস মেমো, অর্থপ্রদানের সময়সূচী এবং রসিদ ইত্যাদি সহ প্রচুর পরিমাণে রিপোর্ট এবং রিটার্ন মুদ্রণ করে এবং সমস্ত ভাউচার, সাব ভাউচার, প্রয়োজনীয় রিপোর্ট-রিটার্ন, চালান ইত্যাদি সংকলন করে। AGWB-তে শারীরিক জমা দেওয়ার জন্য। এই প্রক্রিয়ায় বিশেষ করে রাজ্যের দূরতম কোণে অবস্থিত কোষাগারগুলির জন্য বিশাল বহন খরচ এবং বিপদ জড়িত।
পাবলিক ফাইন্যান্সের ক্ষেত্রে প্রথম প্রজন্মের সংস্কারের সফল বাস্তবায়নের পর, পশ্চিমবঙ্গ সরকার তথ্য প্রযুক্তির ক্ষেত্রে অগ্রগতি লাভের জন্য মাসিক অ্যাকাউন্ট জমা দেওয়ার উদ্দেশ্যে একটি নিরাপদ, খাঁটি এবং স্বচ্ছ অনলাইন পদ্ধতি চালু করার কথা ভাবছিল। এই বস্তুটিকে সামনে রেখে এবং এর গুরুত্ব বিবেচনা করে, অর্থ বিভাগ এবং AGWB-এর দুটি দল যথেষ্ট সময় ধরে বিষয়টি নিয়ে গভীরভাবে আলোচনা করেছে এবং প্রক্রিয়া এবং ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া পরিবর্তনের বিষয়ে ঐকমত্যে পৌঁছেছে। এই উদ্দেশ্যে, প্রচুর পরিমাণে ডেটা এবং ফাইল স্থানান্তর করার জন্য, AGWB মিডলওয়্যার এবং WBIFMS সার্ভারগুলির মধ্যে বিরামহীন একীকরণ প্রতিষ্ঠিত হয়েছে।
বিষয়টিকে সামগ্রিকভাবে মনোযোগ সহকারে বিবেচনা করার পর, গভর্নর দয়া করে WBIFMS-এর CTS মডিউলের অধীনে একটি সাব-মডিউল ‘ই-অ্যাকাউন্টস’ আকারে অনলাইন অ্যাকাউন্ট জমা দেওয়ার পদ্ধতি চালু করবেন। পুরো প্রক্রিয়ার ব্যাপকতা ও জটিলতা বিবেচনা করে পর্যায়ক্রমে পদ্ধতি চালু করার সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে। এবং উভয় প্রক্রিয়াই – এই বিষয়ে পরবর্তী কোনো আদেশ জারি না করা পর্যন্ত ফিজিক্যাল সাবমিট অ্যাকাউন্টের বিদ্যমান পদ্ধতি নতুন শুরু হওয়া অনলাইন পদ্ধতির সাথে একই সাথে চলবে।
জানুয়ারী, 2024 মাসের জন্য AGWB-তে অ্যাকাউন্ট জমা দেওয়ার সময় থেকে প্রথম পর্যায় কার্যকর হবে। ডকুমেন্টেশন এবং পদ্ধতিতে নিম্নলিখিত উল্লেখযোগ্য পরিবর্তনগুলি লক্ষ করা উচিত:
- মাসিক অ্যাকাউন্টগুলির একটি নির্যাস, যথা, ‘সারাংশ রিপোর্ট অ্যানেক্সার সি’ তৈরি করা হয়েছে যাতে নগদ অ্যাকাউন্টের সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ পরিসংখ্যান, অর্থপ্রদানের তালিকা, RBD, কয়েকটি শংসাপত্র এবং মাসিক অ্যাকাউন্টের সাথে থাকা ডেটা ফাইলগুলির তালিকা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। এটি শুধুমাত্র TO/PAO এবং ই-অ্যাকাউন্ট অনুমোদনকারী উভয়ের দ্বারা স্বাক্ষরিত হতে হবে। এটি নগদ অ্যাকাউন্ট, অর্থপ্রদানের তালিকা ইত্যাদির মতো একাধিক নথিতে স্বাক্ষর করার বিদ্যমান নিয়ম এড়াতে।
- এখন থেকে, সমস্ত PAO, ট্রেজারি অফিসার ইত্যাদিকে C-DAC দ্বারা প্রদত্ত আধার ভিত্তিক ই-সাইনিং প্রক্রিয়ার সাথে ই-অ্যাকাউন্টগুলিতে ডিজিটালি স্বাক্ষর করতে হবে।
- কালেক্টর/ই-অ্যাকাউন্ট অনুমোদনকারীকেও মাসিক ই-অ্যাকাউন্টগুলিতে একই আধার ভিত্তিক ই-সাইনিং প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হবে।
- এটি দুটি প্রক্রিয়ার সমান্তরাল রান – ভৌত এবং অনলাইন – ফিজিক্যাল জমা দেওয়ার প্রক্রিয়াটি অনুসরণ করতে হবে, যেমনটি আছে, পরবর্তী আদেশ না হওয়া পর্যন্ত।
- TO/PAO ইত্যাদি এবং ই-অ্যাকাউন্ট অ্যাপ্রোভার দ্বারা চূড়ান্ত করা মাসিক অ্যাকাউন্টের ভিত্তিতে উত্পন্ন অন্যান্য সমস্ত প্রাসঙ্গিক ডেটা এবং ফাইলগুলি, যেমনটি ফিনান্স ডিপার্টমেন্ট এবং WGWB-এর উভয় দলই সর্বসম্মতভাবে সিদ্ধান্ত নিয়েছে, AGWB মিডলওয়্যারের সাথে শেয়ার করা হবে। সার্ভার স্বাক্ষর সহ WBIFMS পোর্টাল থেকে সার্ভার।
- অ্যাকাউন্ট বন্ধ এবং অনলাইন জমা দেওয়ার জন্য পুরানোগুলির পরিবর্তে একটি নতুন সেট “মেনুস” প্রদান করা হয়েছে৷
- 24 জানুয়ারি মাসের জন্য অ্যাকাউন্ট জমা দেওয়ার শেষ তারিখ 15.02.2024 পর্যন্ত বাড়ানো হয়েছে।
- এই বিষয়ে বিস্তারিত নির্দেশিকা WBIFMS পোর্টালের ‘নির্দেশিকা’ মেনুতে উপলব্ধ করা হয়েছে।
ওয়েস্ট বেঙ্গল ট্রেজারি রুলস, 2005-এ প্রয়োজনীয় পরিবর্তন যথাসময়ে করা হবে।
অর্থ বিভাগের অতিরিক্ত মুখ্য সচিব
পশ্চিমবঙ্গ সরকার
DOWNLOAD ORDER COPY-
No. 579-F dated 02.02.2024, Source