Introduction of Schematic Bank Account Management System in IFMS
Government of West Bengal
Finance Department
Audit Branch
Nabanna, Howrah
No. 2603-F(Y) Dated 30th April, 2019
MEMORANDUM
Sub: Introduction of Schematic Bank Account Management System (SBMS) Module in IFMS
The State Government has introduced IFMS for improving Public Financial Management in the State and the Institutional Agencies receiving funds from the State Government. Different Modules in IFMS like Centralized Treasury System (CTS), e-Bantan, e-Pradan, GRIPS, HRMS, e-Billing, Online LF/PL Module and Inter Treasury Transfer of funds, etc. have become operational.
2. The Finance Department has been contemplating second generation Public Financial Management reforms through introduction of IFMS 2.0. As part of this exercise, it has been felt that there is scope for further improvement in the administrative and financial management of Schemes where Schematic funds need to be transferred into institutional Bank Accounts. The introduction of a System for accounting of schematic funds maintained in Bank Accounts has been under active consideration since some time past.
3. Now, therefore, the Governor is pleased to introduce “Schematic Bank Account Management System” (SBMS) Module in IFMS for management of Bank Accounts operations in connection with schematic funds disbursed through those Bank Accounts for different Schemes.
The scope of the SBMS Module inter alia includes:
i. Registration of institutional Bank Accounts in SBMS;
ii. Tagging of the respective Schemes in the Bank Account that arc operated through that institutional Bank Account;
iii. Online maintenance of Scheme-wise Balances in that Bank Account;
iv. Generation of online Payment Advice in SBMS itself for effecting transactions out of the registered Bank Account;
v. Bank Reconciliation Statement;
vi. e-Payment Mandate.
4. Definitions and Modalities:
4.1 Identification of Institutions and creation of Institutional Operators of Schemes:
The Administrative Departments shall identify the Government Offices, Boards, Corporations, Municipal Bodies, Development Authorities, Trusts, Societies, Undertakings, Commissions, Statutory Bodies, Autonomous Bodies, Parastatals. etc. (hereinafter referred to as “Institutions”) under their control or receiving funds from the Department which maintain Bank Accounts for utilizing Schematic funds allotted to them for the execution of different Schemes.
All Bank Accounts maintaining Schematic funds of any Institution shall be termed as “Institutional Bank Accounts”.
The Bank Account Operators of such Institutions shall be called as “Institutional Operators” in SBMS Module and they shall be assigned an Institutional Code which shall be the same as their HOO Code/ Parastatal Code in HRMS Module.
All State Government Offices have already been assigned their respective HOO Code in HRMS Module of IFMS. However, in case HOO Code has not yet been generated for any particular reason(s) then the same can be created in “Stakeholder Mapping” Sub-Module of HRMS by the “Nodal Officer for HRMS” of the Department.
Similarly, other Institutions may already have been assigned their respective Parastatal Codes in HRMS Module as all Departments were requested to create Parastatal Codes in HRMS vide FD Memo Nos. 4472 dated 12/07/2018, 6375-F(Y) dated 04/10/2018 and 1314-F(Y) dated 25/02/2019. In case Parastatal Codes in HRMS have not yet been created by the respective Departments for any particular Parastatals, the Nodal Officer for HRMS of the Department needs to immediately create the Institutions as Parastatals in HRMS to generate their Parastatal Codes.
4.2 Registration of existing Institutional Bank Accounts:
All Institutional Bank Accounts opened upto 30th April, 2019 shall have to be mandatorily registered in SBMS by 15th June, 2019 for receiving Scheme funds in that Bank Account and further performing Schematic transactions & operations through that Bank Account.
Necessary flexibility has been incorporated in SBMS Module for ease of registration of Bank Accounts. The Registration of Bank Accounts in SBMS Module can be done by any of the following:
i. The Institutions themselves; or
ii. Any other Office like Directorates, etc. on behalf of the Department/ Institutions; or
iii. The Department itself for its Institutions.
The controlling Department of the concerned Institutions shall tag the respective Institutions and provide access of SBMS Module to the Heads of Offices (HOOs) of the respective Institutions in their existing HOO User Logins. There is no need to create new HOO User Credentials by their controlling Departments for SBMS for Institutional HOOs. In case there already multiple User Credentials exist of the HOO, only the HRMS User Credentials of the HOO would be tagged to access SBMS Module. The HOOs using User Administration in IFMS shall provide the role(s) of Institutional Operator(s) and Approver(s) in SBMS to the IFMS User(s) performing such functions for registration of Bank Details by the respective Institutional Operator(s) even if the concerned HOO is performing the functions of Operator/ Approver himself.
Further, the mode of data entry for Registration of a Bank Account can be done individually for respective Bank Accounts or by bulk uploading of details of multiple Bank Accounts in the prescribed MS Excel format named “Existing Institutional Bank A/C Master” available under the “Guidelines” Tab of IFMS Portal. Departments may use the detailed Database of Bank Accounts along with other related details already available with them as was requested to be prepared vide FD Letter No. FS-93/2018 dated 04/09/2018. In case the details of U.O. No. of Finance Department regarding permission for opening of the Bank Account as required as per Memo No. 675-F dated 22/01/2008 is available with the Institutional Operator, the same may be entered in the relevant field during registration of the Bank Account in SBMS Module.
Exceptions: There are some Entities which are not a Government Office/ Board/ Corporation/ Municipal Body/ Development Authority/ Trust/ Society/ Undertaking/ Commission/ Statutory Body/ Parastatal, etc. under the control of a Department and which are mere recipients of Schematic funds in their Bank Account(s). These Entities generally receive funds as advance but not in significant portion for any particular Scheme, neither do they transfer the funds received to any other Institutional Account nor do they receive funds directly from Treasury/ PAO. Also, they do not qualify to have any HOO/ Parastatal Code allotted in HRMS. Such Entities may be termed as Agencies in SBMS Module by the Department.
For example: Primary & Secondary Aided Schools receive Scheme funds of School Education Department from the Sub-Inspector of Schools, different NGOs and Societies under Health Department, Self Help Groups, etc.
No Institutional Operators are required to be created for Agencies in SBMS Module as they would not transact using SBMS Module but their Bank Accounts arc to be registered by the fund allotting Institutions to track the flow of funds. The Institutional Operator shall register the Bank Accounts) of such Agency(s) using “Agency Registration” Menu in SBMS Module. For uploading the existing Agency Bank Account details in SBMS Module, an MS Excel Sheet format named “Existing Agency Bank A/C Master” has also been made available under the “Guidelines” Tab of IFMS Portal.
Select Features in SBMS Module related to Bank Accounts:
i. Prevalidation of Bank Accounts before Registration/ Beneficiary Payment: At the time of registration of an Institutional/Agency Bank Account or payment to a beneficiary Bank Account, the name of the Bank Account Holder of the provided Bank Account No. and IFSC shall be verified as per Bank records in SBMS Module after online confirmation by the Bank Portal within a few hours.
ii. Global Beneficiary Accounts: All the Bank Accounts registered in SBMS shall be treated as Global Beneficiary Accounts and once registered by any Authority these Bank Accounts would be available to other SBMS Users (like other Departments, Directorates, District Offices, etc.) in the registered Database of Institutional Bank Accounts to transfer funds as per any Scheme Guidelines, if applicable.
iii. Bank Balances available in registered Bank Accounts will be available in SBMS in near real-time as IFMS has been integrated with the Portals of leading Banks to facilitate Institutional Operators and Departments to get information of Available Bank Balance and daily transactions on T+l Day basis for all Institutional Bank Accounts registered in SBMS. The list of Integrated Banks is available at Annexure III of this Memorandum. Any further Banks that get added to the list of Integrated Banks shall be intimated in due course.
Bank Account Codes will be generated in SBMS Module against each validated Institutional Bank Account after registration. In ease the Bank Account is maintained in one of the Integrated Banks (listed in Annexure III of this Memorandum), the Bank Account Code will be generated automatically. However, the Institutions having Bank Accounts in Banks not integrated with SBMS need to upload a Statement (Format attached herewith at Annexure IV) for such verification by Directorate of Treasuries and Accounts before generation of Bank Account Code by the System in SBMS Module.
4.3 Permission for Opening new Bank Account:
No new Institutional Bank Accounts shall be opened in any non-Integrated Banks. Any Administrative Department who’s Institution (as mentioned in Para 4.1 above) intends to open a new’ Bank Account for the purpose of maintaining Schematic funds will have to seek concurrence of the Group T, Finance Department online through SBMS Module and on file through e-Office. The Institution may initiate the request for opening a new Bank Account and send to the Administrative Department within SBMS Module. Alternately, the Administrative Department may itself initiate the request on behalf of the Institution as well. After approval of the Group T. Finance Department in the file. Group T shall approve the request in SBMS Module and a System based U.O. No. will be generated. The Modalities to seek permission for opening of a New Bank Account are available at Annexure I of this Memorandum.
4.4 Creation of Scheme Component Master:
Schemes are implemented by different Administrative Departments. The Scheme Implementing Departments (SIDs) are those Departments which execute the Scheme through Field Level Offices/ Units. In case of multiple Departments executing the Scheme, one of the Departments is designated as the Nodal Department by the State Government. In case only one Department is executing a Scheme, it is the Nodal Department of that Scheme by definition itself.
The “Nodal Department” of a Scheme will be responsible for entering the Hierarchy Tree of a Scheme in SBMS Module. In general, the Hierarchy Tree of a Scheme may have multiple levels and multiple branches of respective levels as per Scheme requirements.
The Scheme Master maintained in CBMS Module of IFMS has been incorporated in SBMS Module along with the identified Nodal Departments. In SBMS Module, the concerned Nodal Department shall decide the level of entries it needs to maintain in a Scheme’s Hierarchy Tree.
For example: Health & Family Welfare Department being the Nodal Department for NRHM shall enter the Scheme Component Activity Master of NRHM in SBMS.
The SIDs and the Field Offices under their administrative control shall maintain the Scheme related Accounts in SBMS Module by capturing the Opening Balances mandatorily up to Level 2 in the Scheme’s Hierarchy Tree. However, Hierarchy Tree and transactions can be made up to Activity level or further, if desired.
An example of a Scheme s Hierarchy Tree for the Scheme “National Health Mission” is shown below:
Nodal Department Health & Family Welfare Department
Level 1: Scheme Name: National Health Mission
Sub Level 1: Sub Scheme: National Health Mission
Level 2: Component/Programme: Reproductive Child Health
Level 3: Group: Maternal Health
Sub Level 3: Sub Group Janani Suraksha Yojana (JSY)
Level 4: Activity Institutional Delivery
Sub Level 4: Sub Activity: Rural Institutional Delivery
5. Monitoring & Implementation of SBMS Module:
For implementation of SBMS, the Departments shall designate a Nodal Officer for SBMS Module. Responsibilities of the Nodal Officer are as follows:
i. To monitor the progress of implementation of SBMS in the entire Department and Institutions;
ii. Capacity building of Institutional Operators for implementing SBMS:
iii. Keep close liaison with Field Offices and other Departments for clarifications regarding the Scheme Structures and Guidelines.
The District Magistrates in their respective Districts shall constitute a District Level Committee (DLC). The DLC may be chaired by District Magistrate or the designated Additional District Magistrate. Other members of the Committee may be:
i. CMOH.
ii. Project Director, DRDC.
iii. Deputy Director, Agriculture.
iv. Deputy Magistrate & Deputy Collectors/ Officers-in-Charge of various Sections looking after different Schemes.
v. FCCAO of Zilla Parishad.
vi. Treasury Officer.
vii. Finance Officer(s) of Municipality(s).
viii. Representative(s) of Development Authority(s).
ix. Any other officer as deemed necessary by the District Magistrate.
Responsibilities of the DLC:
iv. To monitor the progress of implementation of SBMS in the District/ Field Offices;
v. Capacity building of Institutional Operators for implementing SBMS in the District/ Field Offices;
vi. Keep close liaison with Nodal Officer of the Nodal Departments and Administrative Departments for clarifications regarding the Scheme Structures and Guidelines.
For better monitoring, DMs may further constitute Sub-Division Level Committees (SDLC) in Sub-Divisions, if required.
The details of Nodal Officers of the Departments and DLCs constituted may be intimated by the Departments/District Magistrates to Finance Department in the attached format provided at Annexure V of this Memorandum. Any subsequent changes in such Committees shall at once be intimated to Finance Department.
6. Mandatory use of SBMS:
All existing Institutional Bank Accounts as on 30th April, 2019 operated by all the Institutional Operators have to be mandatorily registered in SBMS by 15th June, 2019. The concerned Institutional Operator shall be held personally responsible for non-compliance if an Institutional Bank Account is operated without registering in SBMS. The Finance Department shall conduct regular audits of the same from time to time.
Henceforth, as mentioned at Para 4.3 above, a new Bank Account can only be opened with online concurrence of Group T, Finance Department through SBMS.
The DDOs and Treasury Officer/ PAO shall take utmost care to ensure that no transfer of Schematic fund is made to any unregistered Institutional Bank Account after 15th June, 2019.
7. Though SBMS Module shall be used mandatorily for the purpose of all Schematic fund transactions by Institutional Operators, it is suggested to use the Module for all other Bank Accounts operated by Institutional Operators where no such Schematic funds are maintained considering the convenience of utilising the features of the SBMS Module like near real-time Scheme-wise Bank Balance, online Payment Advice, automatic preparation of Cash Book, and Bank Reconciliation Statement, etc.
8. Detailed Guidelines regarding SBMS Module shall be available in Guidelines Tab of JFMS Portal.
9. This order shall take immediate effect.
Sd/- H.K. Dwivedi
Additional Chief Secretary to the
Government of West Bengal
Annexure I to FD Memo No. 2603-F(Y) dated 30th April, 2019
Modalities to seek permission for opening of a New Bank Account
1. The Institutional Operator intending to open a Bank Account may forward an online request to its Administrative Department through SBMS with the name of Scheme(s) for which such Bank Account is proposed to be opened and the purpose for opening such Bank Account in addition to communications through letters, etc. The Department can also process/initiate such request of opening of a Bank Account on behalf of any Institution under their organizational structure and administrative control.
2. After finalizing the request and its contents, the Administrative Department would forward the online proposal through SBMS to the Finance Department for concurrence. Simultaneously, the detailed proposal shall be referred to Finance Department in file (eOffice) by the Administrative Department.
3. Finance Department shall examine the file and provide concurrence if deemed fit along with approving the request in SBMS for generation of System based U.O. No. through SBMS. Thereafter, the Administrative Department Order shall be issued by the Administrative Department online.
4. Henceforth, no new Bank Account(s) shall be opened by Banks without producing the Administrative Approval Order for opening of such Bank Account(s).
5. All Institutional Bank Accounts numbers shall be maintained as Global Database in SBMS Institutional Bank Master, and any Bank Account Number once registered by any Institution would be available at Institutional Master Data of all Institutions in SBMS.
6. The registered Institutional Bank Account would be validated through SBMS and once validated near real-time Bank Balance of that Bank Account would appear against that Bank Account Number in SBMS. Transaction data shall be available on T + 1 Day for those Banks integrated with SBMS.
7. For Non-Integrated Banks (i.e. any Bank not mentioned in the List of Integrated Banks at Annexure III of this Memorandum) the User should have to once upload the copy of Bank Statement in given format (given at Annexure IV of this Memorandum) at the time of Registration of Bank Account and such Balance would be verified by Directorate of Treasuries & Accounts (DTA). Since the Bank Balances of such Bank Accounts would not be auto updated by System as these Banks Accounts are opened with Non-Integrated Banks, their Bank Balances shall have to regularly updated manually in SBMS by providing the Opening Bank Balance on first day of each month.
8. A unique Bank Account Code against each validated Bank Account would be generated by the System in SBMS. The Bank Account would become operational in SBMS after generation of such Bank Account Code.
9. For registration of Bank Accounts and entering Bank details by institutions two users will be required – Operator (Maker of information) and Approver (Checker of information). Two separate users should be given those roles mandatorily.
Annexure II to FD Memo No. 2603-F(Y) dated 30th April, 2019
Role of PAO/Treasury officer
1. Departments shall ensure that all Institutional Bank Accounts are registered in SBMS Module by 15th June, 2019 by the Departments and/or subordinate offices & Institutions themselves. Thereafter, the DDO/ LF Operator shall not transfer any funds to any Institutional Bank Account that is not yet registered in SBMS Module.
2. After 15th June 2019, the Treasury Officer/ PAO shall ensure that no fund would be transferred by any DDO or by any LF Operator to any Institutional Bank Account not registered in SBMS Module. Further, transfer of funds to registered Bank Accounts shall also be guided by the extant GOs issued in this regard from time to time.
3. The concerned Dealing Assistant as well as the Additional Treasury Officer giving Payment Mandate shall be vigilant to restrict transfer of funds to Institutional Bank Accounts without proper reason/ purpose.
4. The beneficiary data should thoroughly be checked to ensure that there is no presence of any Institutional Bank Account not maintained in SBMS Global Database especially with other normal beneficiary data.
Annexure III to FD Memo No. 2603-F(Y) dated 30th April, 2019
List of Integrated Banks
1. State Bank of India
2. UCO Bank
3. United Bank of India
4. Punjab National Bank
5. Axis Bank
6. HDFC Bank
7. Induslnd Bank
NB: Integration Process is underway with other Banks. The list will be supplemented further with their names in due course.
Annexure IV to FD Memo No. 2603-F(Y) dated 30th April, 2019
Format of Bank Statement for the Non-Integrated Banks
Name of the Bank:
Name of Branch:
IFSC Code:
Account Number:
Date on which the Account was opened:
Name of the Office/Organization:
Name(s) and designation(s) of the Operator(s) of the Bank Account:
1.
2.
3.
Name of Scheme(s) for which fund is maintained in the Bank Account:
1.
2.
3…. up to the total no. of Schemes.
Opening Balance as on 1st April, 2019:
This is to certify that the information provided above is true to the best of my knowledge and belief.
| Signature of Operators Seal |
Signature of Bank Authority Seal |
Annexure V to FD Memo No. 2603-F(Y) dated 30th April, 2019
Format for providing information of Nodal Officers of Departments and DLC/SDLC in Districts
Name of the Department/District (Strike out whichever is not applicable):
| Name | Designation | Mobile No. | Email ID |
NB: Please highlight the name of the Single Point of Contact (SPOC) for SBMS Module in District/Sub-Division along with Phone No. and Email ID above.
Signature
DOWNLOAD ORDER COPY :-
===============================================================================================================
IFMS-এ স্কিম্যাটিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের পরিচিতি
পশ্চিমবঙ্গ সরকারের
অর্থ বিভাগ
অডিট শাখা
নবান্ন, হাওড়া
নং 2603-F(Y) তারিখ 30 এপ্রিল, 2019
স্মারকলিপি
উপ: IFMS-এ স্কিম্যাটিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (SBMS) মডিউলের ভূমিকা
রাজ্য সরকার রাজ্যে পাবলিক ফিনান্সিয়াল ম্যানেজমেন্টের উন্নতির জন্য IFMS চালু করেছে এবং রাজ্য সরকারের কাছ থেকে তহবিল প্রাপ্ত প্রাতিষ্ঠানিক সংস্থাগুলি। সেন্ট্রালাইজড ট্রেজারি সিস্টেম (সিটিএস), ই-বান্তান, ই-প্রদান, গ্রিপস, এইচআরএমএস, ই-বিলিং, অনলাইন এলএফ/পিএল মডিউল এবং আন্তঃ ট্রেজারি ট্রান্সফার অফ ফান্ড ইত্যাদির মতো IFMS-এর বিভিন্ন মডিউল চালু হয়েছে।
2. অর্থ বিভাগ IFMS 2.0 প্রবর্তনের মাধ্যমে দ্বিতীয় প্রজন্মের পাবলিক ফাইন্যান্সিয়াল ম্যানেজমেন্ট সংস্কারের কথা ভাবছে। এই অনুশীলনের অংশ হিসাবে, এটি অনুভূত হয়েছে যে স্কিমগুলির প্রশাসনিক এবং আর্থিক ব্যবস্থাপনায় আরও উন্নতির সুযোগ রয়েছে যেখানে পরিকল্পিত তহবিলগুলি প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলিতে স্থানান্তর করা প্রয়োজন৷ ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে রক্ষণাবেক্ষণকৃত পরিকল্পিত তহবিলের অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য একটি সিস্টেমের প্রবর্তন বেশ কিছু সময় ধরে সক্রিয় বিবেচনাধীন রয়েছে।
3. তাই, এখন, গভর্নর IFMS-এ “ স্কিম্যাটিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ” (SBMS) মডিউল চালু করতে পেরে আনন্দিত হচ্ছেন বিভিন্ন স্কিমের জন্য সেই ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলির মাধ্যমে বিতরণ করা পরিকল্পিত তহবিলের সাথে ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পরিচালনার জন্য।
অন্যান্য বিষয়ের সাথে SBMS মডিউলের সুযোগ অন্তর্ভুক্ত :
i SBMS-এ প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাংক অ্যাকাউন্টের নিবন্ধন;
ii. সেই প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে পরিচালিত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে সংশ্লিষ্ট স্কিমগুলির ট্যাগিং;
iii. সেই ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে স্কিম অনুযায়ী ব্যালেন্সের অনলাইন রক্ষণাবেক্ষণ;
iv নিবন্ধিত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট থেকে লেনদেনগুলি কার্যকর করার জন্য SBMS-এ অনলাইন পেমেন্ট পরামর্শ তৈরি করা;
v. ব্যাংক পুনর্মিলন বিবৃতি;
vi ই-পেমেন্ট ম্যান্ডেট।
4. সংজ্ঞা এবং পদ্ধতি :
4.1 প্রতিষ্ঠানের সনাক্তকরণ এবং স্কিমগুলির প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটর তৈরি করা :
প্রশাসনিক বিভাগগুলি সরকারী অফিস, বোর্ড, কর্পোরেশন, পৌর সংস্থা, উন্নয়ন কর্তৃপক্ষ, ট্রাস্ট, সমিতি, উদ্যোগ, কমিশন, সংবিধিবদ্ধ সংস্থা, স্বায়ত্তশাসিত সংস্থা, প্যারাস্ট্যাটালগুলিকে চিহ্নিত করবে৷ ইত্যাদি।
যেকোন প্রতিষ্ঠানের পরিকল্পিত তহবিল রক্ষণাবেক্ষণকারী সমস্ত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলিকে “প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট” হিসাবে অভিহিত করা হবে।
এই ধরনের প্রতিষ্ঠানের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট অপারেটরদের SBMS মডিউলে “প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটর” বলা হবে এবং তাদের একটি প্রাতিষ্ঠানিক কোড বরাদ্দ করা হবে যা HRMS মডিউলে তাদের HOO কোড/ প্যারাস্ট্যাটাল কোডের মতোই হবে।
সমস্ত রাজ্য সরকারি অফিস ইতিমধ্যেই IFMS-এর HRMS মডিউলে তাদের নিজ নিজ HOO কোড বরাদ্দ করা হয়েছে৷ যাইহোক, যদি HOO কোড এখনও কোনো বিশেষ কারণে (গুলি) তৈরি করা না হয়ে থাকে তবে বিভাগের “HRMS-এর জন্য নোডাল অফিসার” দ্বারা HRMS-এর “স্টেকহোল্ডার ম্যাপিং” সাব-মডিউলে এটি তৈরি করা যেতে পারে।
একইভাবে, অন্যান্য প্রতিষ্ঠানকে ইতিমধ্যেই এইচআরএমএস মডিউলে তাদের নিজ নিজ প্যারাস্ট্যাটাল কোড বরাদ্দ করা হয়েছে কারণ সমস্ত বিভাগকে এফডি মেমো নং 4472 তারিখ 12/07/2018, 04/10 তারিখের 6375-F(Y) দ্বারা HRMS-এ প্যারাস্ট্যাটাল কোড তৈরি করার জন্য অনুরোধ করা হয়েছিল। /2018 এবং 1314-F(Y) তারিখ 25/02/2019। যদি HRMS-এ প্যারাস্ট্যাটাল কোডগুলি এখনও কোনও নির্দিষ্ট প্যারাস্ট্যাটালের জন্য সংশ্লিষ্ট বিভাগগুলি তৈরি না করে, তবে বিভাগের HRMS-এর নোডাল অফিসারকে অবিলম্বে তাদের প্যারাস্ট্যাটাল কোডগুলি তৈরি করার জন্য HRMS-এ প্যারাস্ট্যাটাল হিসাবে প্রতিষ্ঠানগুলি তৈরি করতে হবে।
4.2 বিদ্যমান প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাংক অ্যাকাউন্টের নিবন্ধন :
30শে এপ্রিল, 2019 পর্যন্ত খোলা সমস্ত প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলিকে সেই ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে স্কিম তহবিল প্রাপ্তির জন্য এবং সেই ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের মাধ্যমে আরও পরিকল্পিত লেনদেন এবং ক্রিয়াকলাপ সম্পাদনের জন্য 15 জুন, 2019 এর মধ্যে বাধ্যতামূলকভাবে SBMS-এ নিবন্ধিত হতে হবে।
ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের নিবন্ধন সহজ করার জন্য SBMS মডিউলে প্রয়োজনীয় নমনীয়তা অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। SBMS মডিউলে ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের নিবন্ধন নিম্নলিখিত যে কোনও দ্বারা করা যেতে পারে:
i প্রতিষ্ঠানগুলো নিজেই; বা
ii. অধিদপ্তর/প্রতিষ্ঠানের পক্ষে অধিদপ্তর ইত্যাদির মতো অন্য কোনো অফিস; বা
iii. বিভাগ নিজেই তার প্রতিষ্ঠানের জন্য.
সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের নিয়ন্ত্রক বিভাগ সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানকে ট্যাগ করবে এবং তাদের বিদ্যমান HOO ব্যবহারকারী লগইনগুলিতে সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের অফিস প্রধানদের (HOOs) SBMS মডিউলের অ্যাক্সেস প্রদান করবে। প্রাতিষ্ঠানিক HOO-এর জন্য SBMS-এর জন্য তাদের নিয়ন্ত্রণকারী বিভাগগুলির দ্বারা নতুন HOO ব্যবহারকারীর শংসাপত্র তৈরি করার প্রয়োজন নেই। যদি ইতিমধ্যেই HOO-এর একাধিক ব্যবহারকারীর শংসাপত্র বিদ্যমান থাকে, শুধুমাত্র HOO-এর HRMS ব্যবহারকারীর শংসাপত্রগুলি SBMS মডিউল অ্যাক্সেস করতে ট্যাগ করা হবে৷ IFMS-এ ব্যবহারকারী প্রশাসন ব্যবহার করে HOO গুলি SBMS-এ প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটর(গুলি) এবং অনুমোদনকারী(গুলি) এর ভূমিকা(গুলি) প্রদান করবে IFMS ব্যবহারকারীদের(গুলি) সংশ্লিষ্ট প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটর(গুলি) দ্বারা ব্যাঙ্কের বিবরণ নিবন্ধনের জন্য এই ধরনের কার্য সম্পাদন করে৷ এমনকি যদি সংশ্লিষ্ট HOO নিজেই অপারেটর/অ্যাপ্রোভারের কার্য সম্পাদন করে থাকেন।
আরও, একটি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের নিবন্ধনের জন্য ডেটা এন্ট্রির পদ্ধতিটি স্বতন্ত্র ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলির জন্য বা একাধিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের বিশদ বিশদ আপলোড করার মাধ্যমে নির্ধারিত এমএস এক্সেল ফর্ম্যাটে “এক্সিস্টিং ইনস্টিটিউশনাল ব্যাঙ্ক এ/সি মাস্টার” নামে উপলব্ধ। IFMS পোর্টালের “নির্দেশিকা” ট্যাব। বিভাগগুলি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলির বিশদ ডেটাবেস ব্যবহার করতে পারে এবং তাদের কাছে ইতিমধ্যে উপলব্ধ অন্যান্য সম্পর্কিত বিবরণগুলি ব্যবহার করতে পারে যেমনটি FD লেটার নং FS-93/2018 তারিখ 04/09/2018 এর মাধ্যমে প্রস্তুত করার জন্য অনুরোধ করা হয়েছিল৷ যদি 22/01/2008 তারিখের মেমো নং 675-F অনুযায়ী ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলার অনুমতি সংক্রান্ত অর্থ বিভাগের UO নম্বরের বিশদ বিবরণ প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটরের কাছে পাওয়া যায়, তাহলে তা প্রাসঙ্গিকটিতে প্রবেশ করা যেতে পারে। SBMS মডিউলে ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের নিবন্ধনের সময় ক্ষেত্র।
ব্যতিক্রম : এমন কিছু সত্ত্বা আছে যেগুলো কোনো সরকারি অফিস/বোর্ড/কর্পোরেশন/পৌরসভা/উন্নয়ন কর্তৃপক্ষ/ট্রাস্ট/সোসাইটি/আন্ডারটেকিং/কমিশন/সংবিধিবদ্ধ সংস্থা/প্যারাস্ট্যাটাল ইত্যাদি কোনো বিভাগের নিয়ন্ত্রণাধীন নয় এবং যারা কেবলমাত্র এর প্রাপক তাদের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে পরিকল্পিত তহবিল। এই সংস্থাগুলি সাধারণত অগ্রিম হিসাবে তহবিল গ্রহণ করে তবে কোনও নির্দিষ্ট স্কিমের জন্য উল্লেখযোগ্য অংশে নয়, তারা প্রাপ্ত তহবিলগুলি অন্য কোনও প্রাতিষ্ঠানিক অ্যাকাউন্টে স্থানান্তর করে না বা তারা সরাসরি ট্রেজারি/PAO থেকে তহবিল গ্রহণ করে না। এছাড়াও, তারা HRMS-এ বরাদ্দকৃত কোনো HOO/ প্যারাস্ট্যাটাল কোড থাকার যোগ্যতা রাখে না। বিভাগ দ্বারা এই ধরনের সংস্থাগুলিকে SBMS মডিউলে এজেন্সি হিসাবে আখ্যায়িত করা যেতে পারে।
উদাহরণস্বরূপ: প্রাথমিক ও মাধ্যমিক সাহায্যপ্রাপ্ত স্কুলগুলি স্কুলের সাব-ইন্সপেক্টর, স্বাস্থ্য বিভাগের অধীনে বিভিন্ন এনজিও এবং সমিতি, স্বনির্ভর গোষ্ঠী ইত্যাদির কাছ থেকে স্কুল শিক্ষা দফতরের স্কিম তহবিল পায়।
SBMS মডিউলের এজেন্সিগুলির জন্য কোনও প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটর তৈরি করার প্রয়োজন নেই কারণ তারা SBMS মডিউল ব্যবহার করে লেনদেন করবে না তবে তাদের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি তহবিল বরাদ্দকারী সংস্থাগুলির দ্বারা তহবিলের প্রবাহ ট্র্যাক করার জন্য নিবন্ধিত হতে হবে৷ ইনস্টিটিউশনাল অপারেটর SBMS মডিউলে “এজেন্সি রেজিস্ট্রেশন” মেনু ব্যবহার করে এই জাতীয় সংস্থার (গুলি) ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি নিবন্ধন করবে৷ SBMS মডিউলে বিদ্যমান এজেন্সি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের বিবরণ আপলোড করার জন্য, IFMS পোর্টালের “নির্দেশিকা” ট্যাবের অধীনে “বিদ্যমান এজেন্সি ব্যাঙ্ক এ/সি মাস্টার” নামে একটি এমএস এক্সেল শীট ফর্ম্যাটও উপলব্ধ করা হয়েছে।
ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট সম্পর্কিত SBMS মডিউলের বৈশিষ্ট্যগুলি নির্বাচন করুন :
i রেজিস্ট্রেশন/বেনিফিশিয়ারি পেমেন্টের আগে ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের প্রাধান্য: একটি প্রাতিষ্ঠানিক/এজেন্সি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের নিবন্ধন বা সুবিধাভোগী ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে অর্থ প্রদানের সময়, প্রদত্ত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট নম্বরের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট হোল্ডারের নাম এবং IFSC হিসাবে যাচাই করা হবে কয়েক ঘন্টার মধ্যে ব্যাংক পোর্টাল দ্বারা অনলাইন নিশ্চিতকরণের পরে SBMS মডিউলে প্রতি ব্যাঙ্ক রেকর্ড।
ii. গ্লোবাল বেনিফিশিয়ারি অ্যাকাউন্ট: SBMS-এ নিবন্ধিত সমস্ত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলিকে গ্লোবাল বেনিফিশিয়ারি অ্যাকাউন্ট হিসাবে গণ্য করা হবে এবং কোনও কর্তৃপক্ষের দ্বারা নিবন্ধিত হলে এই ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি নিবন্ধিত অন্যান্য SBMS ব্যবহারকারীদের (যেমন অন্যান্য বিভাগ, অধিদপ্তর, জেলা অফিস ইত্যাদি) উপলব্ধ হবে। প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলির ডেটাবেস যে কোনও স্কিমের নির্দেশিকা অনুযায়ী তহবিল স্থানান্তর করার জন্য, যদি প্রযোজ্য হয়।
iii. নিবন্ধিত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলিতে উপলব্ধ ব্যাঙ্ক ব্যালেন্সগুলি SBMS-এ প্রায় রিয়েল-টাইমে উপলব্ধ হবে কারণ IFMS অগ্রণী ব্যাঙ্কগুলির পোর্টালগুলির সাথে একীভূত করা হয়েছে যাতে প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটর এবং বিভাগগুলি উপলব্ধ ব্যাঙ্ক ব্যালেন্স এবং T+l দিনের ভিত্তিতে দৈনিক লেনদেনের তথ্য পেতে সহায়তা করে। SBMS-এ নিবন্ধিত সমস্ত প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের জন্য। সমন্বিত ব্যাঙ্কগুলির তালিকা এই মেমোরেন্ডামের পরিশিষ্ট III এ উপলব্ধ। সমন্বিত ব্যাঙ্কগুলির তালিকায় যুক্ত হওয়া আরও কোনও ব্যাঙ্ক যথাসময়ে অবহিত করা হবে।
রেজিস্ট্রেশনের পর প্রতিটি বৈধ প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের বিপরীতে SBMS মডিউলে ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট কোড তৈরি করা হবে। সহজে ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টটি সমন্বিত ব্যাঙ্কগুলির একটিতে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় (এই মেমোরেন্ডামের পরিশিষ্ট III এ তালিকাভুক্ত), ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট কোড স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি হবে। যাইহোক, SBMS-এর সাথে একীভূত নয় এমন ব্যাঙ্কগুলিতে ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট থাকা প্রতিষ্ঠানগুলিকে SBMS মডিউলে সিস্টেমের দ্বারা ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট কোড তৈরির আগে ট্রেজারি এবং অ্যাকাউন্টস অধিদপ্তর দ্বারা এই ধরনের যাচাইকরণের জন্য একটি স্টেটমেন্ট (সংযোজন IV এ সংযুক্ত ফর্ম্যাট) আপলোড করতে হবে।
4.3 নতুন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলার অনুমতি :
কোনো নন-ইন্টিগ্রেটেড ব্যাঙ্কে নতুন কোনো প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলা হবে না। যে কোনো প্রশাসনিক বিভাগ যে প্রতিষ্ঠানের (উপরে অনুচ্ছেদ 4.1-এ উল্লিখিত) পরিকল্পিত তহবিল বজায় রাখার উদ্দেশ্যে একটি নতুন ‘ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খুলতে চায় তাকে SBMS মডিউলের মাধ্যমে অনলাইনে এবং ই-এর মাধ্যমে ফাইলে গ্রুপ T, অর্থ বিভাগের সম্মতি নিতে হবে। অফিস। ইনস্টিটিউশন একটি নতুন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলার অনুরোধ শুরু করতে পারে এবং SBMS মডিউলের মধ্যে প্রশাসনিক বিভাগে পাঠাতে পারে। বিকল্পভাবে, প্রশাসনিক বিভাগ নিজেও প্রতিষ্ঠানের পক্ষ থেকে অনুরোধটি শুরু করতে পারে। ফাইলে গ্রুপ T. অর্থ বিভাগের অনুমোদনের পর। গ্রুপ টি SBMS মডিউলে অনুরোধটি অনুমোদন করবে এবং একটি সিস্টেম ভিত্তিক UO নম্বর তৈরি করা হবে। একটি নতুন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলার অনুমতি চাওয়ার উপায়গুলি এই মেমোরেন্ডামের পরিশিষ্ট I-এ উপলব্ধ।
4.4 স্কিম কম্পোনেন্ট মাস্টার তৈরি করা :
বিভিন্ন প্রশাসনিক বিভাগ দ্বারা পরিকল্পনা বাস্তবায়ন করা হয়। স্কিম ইমপ্লিমেন্টিং ডিপার্টমেন্ট (SIDs) হল সেই সব বিভাগ যারা মাঠ পর্যায়ের অফিস/ইউনিটগুলির মাধ্যমে স্কিমটি কার্যকর করে। একাধিক বিভাগ এই স্কিমটি কার্যকর করার ক্ষেত্রে, একটি বিভাগকে রাজ্য সরকার দ্বারা নোডাল বিভাগ হিসাবে মনোনীত করা হয়। যদি শুধুমাত্র একটি বিভাগ একটি স্কিম চালায়, তবে সংজ্ঞা অনুসারে এটি সেই স্কিমের নোডাল বিভাগ।
একটি স্কিমের “নোডাল বিভাগ” SBMS মডিউলে একটি স্কিমের হায়ারার্কি ট্রিতে প্রবেশ করার জন্য দায়ী থাকবে৷ সাধারণভাবে, স্কিমের প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী একটি স্কিমের হায়ারার্কি ট্রিতে একাধিক স্তর এবং সংশ্লিষ্ট স্তরের একাধিক শাখা থাকতে পারে।
IFMS-এর CBMS মডিউলে রক্ষণাবেক্ষণ করা স্কিম মাস্টারকে চিহ্নিত নোডাল বিভাগের সাথে SBMS মডিউলে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে। SBMS মডিউলে, সংশ্লিষ্ট নোডাল বিভাগ সিদ্ধান্ত নেবে যে এটি একটি স্কিমের হায়ারার্কি ট্রিতে রক্ষণাবেক্ষণের জন্য প্রয়োজনীয় এন্ট্রিগুলির স্তর।
উদাহরণস্বরূপ: স্বাস্থ্য ও পরিবার কল্যাণ বিভাগ এনআরএইচএম-এর নোডাল বিভাগ হচ্ছে এসবিএমএসে এনআরএইচএম-এর স্কিম কম্পোনেন্ট অ্যাক্টিভিটি মাস্টারে প্রবেশ করবে।
SIDs এবং তাদের প্রশাসনিক নিয়ন্ত্রণাধীন মাঠ অফিসগুলি SBMS মডিউলে স্কিম সম্পর্কিত অ্যাকাউন্টগুলিকে স্কিমের হায়ারার্কি ট্রিতে লেভেল 2 পর্যন্ত বাধ্যতামূলকভাবে খোলার ব্যালেন্সগুলি ক্যাপচার করে বজায় রাখবে৷ যাইহোক, হায়ারার্কি ট্রি এবং লেনদেনগুলি যদি ইচ্ছা হয় তবে অ্যাক্টিভিটি স্তর পর্যন্ত বা আরও বেশি করা যেতে পারে।
“জাতীয় স্বাস্থ্য মিশন” প্রকল্পের জন্য একটি প্রকল্পের শ্রেণিবিন্যাস গাছের উদাহরণ নীচে দেখানো হয়েছে:
নোডাল বিভাগ স্বাস্থ্য ও পরিবার কল্যাণ বিভাগ
লেভেল 1: স্কিমের নাম: জাতীয় স্বাস্থ্য মিশন
সাব লেভেল 1: সাব স্কিম: জাতীয় স্বাস্থ্য মিশন
স্তর 2: উপাদান/প্রোগ্রাম: প্রজনন শিশু স্বাস্থ্য
লেভেল 3: গ্রুপ: মাতৃস্বাস্থ্য
সাব লেভেল 3: সাব গ্রুপ জননী সুরক্ষা যোজনা (JSY)
স্তর 4: কার্যকলাপ প্রাতিষ্ঠানিক বিতরণ
সাব লেভেল 4: সাব অ্যাক্টিভিটি: গ্রামীণ প্রাতিষ্ঠানিক ডেলিভারি
5. SBMS মডিউলের পর্যবেক্ষণ ও বাস্তবায়ন :
SBMS বাস্তবায়নের জন্য, বিভাগগুলি SBMS মডিউলের জন্য একজন নোডাল অফিসার নিয়োগ করবে। নোডাল অফিসারের দায়িত্ব নিম্নরূপ:
i সমগ্র বিভাগ ও প্রতিষ্ঠানে SBMS বাস্তবায়নের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করা;
ii. SBMS বাস্তবায়নের জন্য প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটরদের সক্ষমতা বৃদ্ধি:
iii. স্কিম স্ট্রাকচার এবং নির্দেশিকা সম্পর্কে স্পষ্টীকরণের জন্য ফিল্ড অফিস এবং অন্যান্য বিভাগের সাথে ঘনিষ্ঠ যোগাযোগ রাখুন।
নিজ নিজ জেলায় জেলা ম্যাজিস্ট্রেটরা একটি জেলা স্তরের কমিটি (DLC) গঠন করবেন। ডিএলসি জেলা ম্যাজিস্ট্রেট বা মনোনীত অতিরিক্ত জেলা ম্যাজিস্ট্রেটের সভাপতিত্বে হতে পারে। কমিটির অন্যান্য সদস্যরা হতে পারেন:
i সিএমওএইচ।
ii. প্রকল্প পরিচালক, ডিআরডিসি।
iii. উপ-পরিচালক, কৃষি মো.
iv ডেপুটি ম্যাজিস্ট্রেট এবং ডেপুটি কালেক্টর/অফিসার-ইন-চার্জ বিভিন্ন সেকশনের বিভিন্ন স্কিম দেখাশোনা করছেন।
v. জেলা পরিষদের এফসিসিএও।
vi ট্রেজারি অফিসার।
vii পৌরসভার অর্থ কর্মকর্তা(গুলি)৷
viii. উন্নয়ন কর্তৃপক্ষের (গুলি) প্রতিনিধি
ix জেলা ম্যাজিস্ট্রেট কর্তৃক প্রয়োজনীয় বিবেচিত অন্য কোন কর্মকর্তা।
DLC এর দায়িত্ব :
iv জেলা/ফিল্ড অফিসে SBMS বাস্তবায়নের অগ্রগতি পর্যবেক্ষণ করা;
v. জেলা/ফিল্ড অফিসে SBMS বাস্তবায়নের জন্য প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটরদের সক্ষমতা বৃদ্ধি;
vi স্কিম স্ট্রাকচার এবং নির্দেশিকা সম্পর্কে স্পষ্টীকরণের জন্য নোডাল বিভাগ এবং প্রশাসনিক বিভাগের নোডাল অফিসারের সাথে ঘনিষ্ঠ যোগাযোগ রাখুন।
আরও ভালো মনিটরিংয়ের জন্য, প্রয়োজনে ডিএম আরও সাব-ডিভিশন লেভেল কমিটি (SDLC) গঠন করতে পারে।
বিভাগগুলির নোডাল অফিসার এবং গঠিত ডিএলসিগুলির বিশদ বিবরণ বিভাগ/জেলা ম্যাজিস্ট্রেট অর্থ বিভাগকে এই স্মারকলিপির পরিশিষ্ট V এ দেওয়া সংযুক্ত বিন্যাসে অবহিত করতে পারেন। এই জাতীয় কমিটিগুলির পরবর্তী যে কোনও পরিবর্তনের সাথে সাথে অর্থ বিভাগকে অবহিত করা হবে।
6. SBMS এর বাধ্যতামূলক ব্যবহার :
30শে এপ্রিল, 2019 পর্যন্ত সমস্ত প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটর দ্বারা পরিচালিত সমস্ত বিদ্যমান প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি 15 জুন, 2019 এর মধ্যে বাধ্যতামূলকভাবে SBMS-এ নিবন্ধিত হতে হবে ৷ SBMS-এ নিবন্ধন না করে যদি একটি প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট পরিচালনা করা হয় তাহলে সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠান অপারেটরকে অ-সম্মতির জন্য ব্যক্তিগতভাবে দায়ী করা হবে । অর্থ বিভাগ সময়ে সময়ে এর নিয়মিত অডিট পরিচালনা করবে।
অতঃপর, উপরের অনুচ্ছেদ 4.3-এ উল্লিখিত হিসাবে, একটি নতুন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট শুধুমাত্র SBMS-এর মাধ্যমে গ্রুপ T, অর্থ বিভাগের অনলাইন সম্মতিতে খোলা যেতে পারে।
15ই জুন, 2019-এর পরে কোনও অনিবন্ধিত প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে পরিকল্পিত তহবিলের কোনও স্থানান্তর যাতে না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য DDO এবং ট্রেজারি অফিসার/PAO সর্বোচ্চ যত্ন নেবেন৷
7. যদিও SBMS মডিউলটি প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটরদের দ্বারা সমস্ত পরিকল্পিত তহবিল লেনদেনের উদ্দেশ্যে বাধ্যতামূলকভাবে ব্যবহার করা হবে, তবে প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটরদের দ্বারা পরিচালিত অন্যান্য সমস্ত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের জন্য মডিউলটি ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে যেখানে ব্যবহারের সুবিধার কথা বিবেচনা করে এই ধরনের কোনও পরিকল্পিত তহবিল বজায় রাখা হয় না। SBMS মডিউলের বৈশিষ্ট্যগুলি যেমন রিয়েল-টাইম স্কিম অনুযায়ী ব্যাঙ্ক ব্যালেন্স, অনলাইন পেমেন্ট পরামর্শ, ক্যাশ বুকের স্বয়ংক্রিয় প্রস্তুতি, এবং ব্যাঙ্ক পুনর্মিলন বিবৃতি ইত্যাদি।
8. SBMS মডিউল সংক্রান্ত বিস্তারিত নির্দেশিকা JFMS পোর্টালের নির্দেশিকা ট্যাবে পাওয়া যাবে।
9. এই আদেশ অবিলম্বে কার্যকর হবে৷
এসডি/- এইচ কে দ্বিবেদী পশ্চিমবঙ্গ সরকারের
অতিরিক্ত মুখ্য সচিব
30শে এপ্রিল, 2019 তারিখের FD মেমো নং 2603-F(Y) এর সাথে সংযুক্তি I
একটি নতুন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলার অনুমতি নেওয়ার পদ্ধতি
1. একটি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খুলতে ইচ্ছুক প্রাতিষ্ঠানিক অপারেটর SBMS-এর মাধ্যমে তার প্রশাসনিক বিভাগে একটি অনলাইন অনুরোধ পাঠাতে পারে যার জন্য এই ধরনের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলার প্রস্তাব করা হয়েছে এবং এই ধরনের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলার উদ্দেশ্য চিঠিপত্র, ইত্যাদির মাধ্যমে যোগাযোগের জন্য। বিভাগ তাদের সাংগঠনিক কাঠামো এবং প্রশাসনিক নিয়ন্ত্রণের অধীনে যে কোনও প্রতিষ্ঠানের পক্ষে একটি ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলার এই ধরনের অনুরোধ প্রক্রিয়া/সূচনা করতে পারে।
2. অনুরোধ এবং এর বিষয়বস্তু চূড়ান্ত করার পর, প্রশাসনিক বিভাগ SBMS-এর মাধ্যমে অনলাইন প্রস্তাবটি সম্মতির জন্য অর্থ বিভাগের কাছে পাঠাবে। একই সাথে, বিস্তারিত প্রস্তাবটি প্রশাসনিক বিভাগ দ্বারা ফাইলে (eOffice) অর্থ বিভাগের কাছে পাঠানো হবে।
3. অর্থ বিভাগ ফাইলটি পরীক্ষা করবে এবং SBMS-এর মাধ্যমে সিস্টেম ভিত্তিক UO নম্বর তৈরির জন্য SBMS-এ অনুরোধ অনুমোদনের সাথে উপযুক্ত বলে বিবেচিত হলে সম্মতি প্রদান করবে। তারপরে, প্রশাসনিক বিভাগ অনলাইনে প্রশাসনিক বিভাগ আদেশ জারি করবে।
4. এখন থেকে, এই ধরনের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট (গুলি) খোলার জন্য প্রশাসনিক অনুমোদনের আদেশ তৈরি না করে ব্যাঙ্কগুলি দ্বারা কোনও নতুন ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট খোলা হবে না৷
5. সমস্ত প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট নম্বরগুলি SBMS ইনস্টিটিউশনাল ব্যাঙ্ক মাস্টারের গ্লোবাল ডেটাবেস হিসাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা হবে এবং যে কোনও ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট নম্বর একবার যে কোনও প্রতিষ্ঠান দ্বারা নিবন্ধিত হলে SBMS-এর সমস্ত প্রতিষ্ঠানের ইনস্টিটিউশনাল মাস্টার ডেটাতে পাওয়া যাবে।
6. নিবন্ধিত প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টটি SBMS-এর মাধ্যমে যাচাই করা হবে এবং একবার যাচাই করা হলে সেই ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের রিয়েল-টাইম ব্যাঙ্ক ব্যালেন্স SBMS-এ সেই ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট নম্বরের বিপরীতে উপস্থিত হবে। SBMS-এর সাথে সমন্বিত ব্যাঙ্কগুলির জন্য T + 1 দিনে লেনদেনের ডেটা পাওয়া যাবে।
7. নন-ইন্টিগ্রেটেড ব্যাঙ্কগুলির জন্য (অর্থাৎ এই স্মারকলিপির পরিশিষ্ট III-এ সমন্বিত ব্যাঙ্কগুলির তালিকায় উল্লেখ করা হয়নি এমন কোনও ব্যাঙ্ক) ব্যবহারকারীকে একবার প্রদত্ত বিন্যাসে ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টের অনুলিপি আপলোড করতে হবে (এই মেমোরেন্ডামের পরিশিষ্ট IV এ দেওয়া হয়েছে) ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের রেজিস্ট্রেশনের সময় এবং এই ধরনের ব্যালেন্স ডিরেক্টরেট অফ ট্রেজারিস অ্যান্ড অ্যাকাউন্টস (DTA) দ্বারা যাচাই করা হবে। যেহেতু এই ধরনের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলির ব্যাঙ্ক ব্যালেন্সগুলি সিস্টেম দ্বারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে না কারণ এই ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি অ-ইন্টিগ্রেটেড ব্যাঙ্কগুলির সাথে খোলা হয়, তাই তাদের ব্যাঙ্ক ব্যালেন্সগুলি নিয়মিতভাবে SBMS-এ ম্যানুয়ালি আপডেট করতে হবে প্রতি মাসের প্রথম দিনে খোলার ব্যাঙ্ক ব্যালেন্স প্রদান করে। .
8. প্রতিটি বৈধ ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের বিপরীতে একটি অনন্য ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট কোড SBMS-এ সিস্টেম দ্বারা তৈরি করা হবে। এই ধরনের ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্ট কোড তৈরির পর ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টটি SBMS-এ চালু হয়ে যাবে।
9. ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের নিবন্ধন এবং প্রতিষ্ঠানগুলির দ্বারা ব্যাঙ্কের বিবরণ প্রবেশের জন্য দুটি ব্যবহারকারীর প্রয়োজন হবে – অপারেটর (তথ্য নির্মাতা) এবং অনুমোদনকারী (তথ্য পরীক্ষক)। দুটি পৃথক ব্যবহারকারীকে বাধ্যতামূলকভাবে সেই ভূমিকা দেওয়া উচিত।
30শে এপ্রিল, 2019 তারিখের FD মেমো নং 2603-F(Y) এর পরিশিষ্ট II
PAO/ট্রেজারি অফিসারের ভূমিকা
1. বিভাগগুলি নিশ্চিত করবে যে সমস্ত প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলি 15 জুন, 2019 এর মধ্যে SBMS মডিউলে বিভাগ এবং/অথবা অধস্তন অফিস এবং প্রতিষ্ঠানগুলি দ্বারা নিবন্ধিত হয়েছে৷ তারপরে, DDO/LF অপারেটর এমন কোনও প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে কোনও তহবিল স্থানান্তর করবে না যা এখনও SBMS মডিউলে নিবন্ধিত নয়৷
2. 15ই জুন 2019-এর পরে, ট্রেজারি অফিসার/PAO নিশ্চিত করবেন যে কোনও DDO বা কোনও LF অপারেটর দ্বারা SBMS মডিউলে নিবন্ধিত নয় এমন কোনও প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে কোনও তহবিল স্থানান্তর করা হবে না। অধিকন্তু, নিবন্ধিত ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টগুলিতে তহবিল স্থানান্তর সময়ে সময়ে এই বিষয়ে জারি করা বিদ্যমান জিও দ্বারা পরিচালিত হবে।
3. সংশ্লিষ্ট ডিলিং অ্যাসিস্ট্যান্টের পাশাপাশি অতিরিক্ত ট্রেজারি অফিসার অর্থপ্রদানের আদেশ প্রদানকারী যথাযথ কারণ/উদ্দেশ্য ছাড়াই প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে তহবিল স্থানান্তর সীমাবদ্ধ করতে সজাগ থাকবেন।
4. সুবিধাভোগীর ডেটা পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে পরীক্ষা করা উচিত যাতে SBMS গ্লোবাল ডেটাবেসে বিশেষ করে অন্যান্য সাধারণ সুবিধাভোগী ডেটার সাথে রক্ষণাবেক্ষণ না করা কোনও প্রাতিষ্ঠানিক ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের উপস্থিতি নেই।
পরিশিষ্ট III থেকে FD মেমো নং 2603-F(Y) তারিখ 30 এপ্রিল, 2019
সমন্বিত ব্যাংকের তালিকা
1. স্টেট ব্যাঙ্ক অফ ইন্ডিয়া
2. UCO ব্যাংক
3. ইউনাইটেড ব্যাঙ্ক অফ ইন্ডিয়া
4. পাঞ্জাব ন্যাশনাল ব্যাঙ্ক
5. অ্যাক্সিস ব্যাঙ্ক
6. HDFC ব্যাঙ্ক
7. ইন্ডাসল্যান্ড ব্যাংক
দ্রষ্টব্য: অন্যান্য ব্যাঙ্কগুলির সাথে একীকরণ প্রক্রিয়া চলছে৷ তালিকাটি যথাসময়ে তাদের নামের সাথে আরও সম্পূরক করা হবে।
30 এপ্রিল, 2019 তারিখের FD মেমো নং 2603-F(Y) এর সাথে সংযুক্তি IV
অ-ইন্টিগ্রেটেড ব্যাঙ্কগুলির জন্য ব্যাঙ্ক স্টেটমেন্টের ফর্ম্যাট
ব্যাংকের নাম:
শাখার নাম:
IFSC কোড:
অ্যাকাউন্ট নম্বর:
যে তারিখে অ্যাকাউন্ট খোলা হয়েছিল:
অফিস/সংস্থার নাম:
ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টের অপারেটর (গুলি) এর নাম এবং পদবি:
1.
2.
3.
ব্যাঙ্ক অ্যাকাউন্টে তহবিল রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় এমন স্কিমের নাম:
1.
2.
3… মোট সংখ্যা পর্যন্ত স্কিম
1লা এপ্রিল, 2019 তারিখে খোলা ব্যালেন্স:
এটি প্রত্যয়িত করার জন্য যে উপরে প্রদত্ত তথ্যগুলি আমার সর্বোত্তম জ্ঞান এবং বিশ্বাস অনুসারে সত্য।
| অপারেটর সীল স্বাক্ষর | ব্যাংক কর্তৃপক্ষের সিল স্বাক্ষর |
30 এপ্রিল, 2019 তারিখের FD মেমো নং 2603-F(Y) এর সাথে সংযুক্তি V
ডিপার্টমেন্টের নোডাল অফিসার এবং জেলাগুলিতে DLC/SDLC-এর তথ্য প্রদানের ফর্ম্যাট
বিভাগ/জেলার নাম (যেটি প্রযোজ্য নয় তা স্ট্রাইক করুন):
| নাম | পদবী | মোবাইল নং | ইমেইল আইডি |
দ্রষ্টব্য: দয়া করে উপরে ফোন নম্বর এবং ইমেল আইডি সহ জেলা/উপ-বিভাগে SBMS মডিউলের জন্য একক যোগাযোগের (SPOC) নামটি হাইলাইট করুন।
স্বাক্ষর
DOWNLOAD ORDER COPY :-