Maintenance of Cash Book

Maintenance of Cash Book

WB FINANCE ( CLICK HERE)

 

  1. All monetary transactions should be entered in the cash book as soon as they occur (SR 31).
  2. Cheque/ Draft should be considered as cash. The same should be entered in the cash book immediately after receipt of the same. Date of encashment of said cheque/ draft should be noted in the cash book.
  3. Cash book should be closed and balanced each day. In no case any officer should continue transaction of his office without closing, balancing the cash book after the day’s transaction. DDO should write himself the amount of closing balance in figure and word in the cash book in each day.
  4. DDO should verify all entries in the cash book with original documents viz. receipt book counterfoil, bill register, cheque register, vouchers, payment receipts etc. and also totaling of cash book. DDO will initial against each entry of cash book on being satisfied about its correctness.
  5. Balance of cash book should be analyzed daily at the bottom of the cash book or in a separate register from which DDO can understand easily how long the money is lying un-disbursed or the money is not credited to Government account.
  6. Erasing or overwriting of an entry once made in the cash book is strictly prohibited. If any mistake is detected, it should be corrected by drawing the pen through the incorrect entry and inserting the correct one in red ink between the lines. DDO should initial each and every correction with his dated initial.
  7. At the end of the month of Head of Office should verify the cash balance in the cash book and record a certificate to that effect in respect of physical verification of cash with his dated signature.
  8. Machine page number of cash book should be used. Before using the cash book DDO should satisfy about page number of cash book and issue certificate to the effect in the cash book in the front page.
  9. The blank receipt books shall be kept in the safe custody of the official authorized to sign the receipt. Receipt should be signed by Head of Office or any other Officer subordinate to him may be authorized to sign. (SR 36) unless otherwise prescribed in departmental regulation framed in terms of SR 41.
  10. Any temporary advance when made out of Departmental Cash should be recorded in the cash book. There are columns in the cash book for the purpose of recording advances and their adjustments. In offices where there are number of cases of advances, it is better to open an advance register.
  11. In an office where an account of banking nature (PL account) is in operation, separate double column Cash Book may be maintained for the purpose. Total of the transactions of each day may be recorded at the bottom of main cash book. PL account should be closed on the last working day of the financial year, if not otherwise stated by special Govt. order (SR 410).
  12. For each office there shall be only one cash book.
  13. The Govt. Officer who handles government money should not, except with the special sanction of Head of Office, be allowed to handle also in his official capacity money which does not belong to Government. When Govt. and Non-Govt. money will be handled, the same should be kept in separate box and the transaction of the Non-Govt. money should be accounted in a separate set of books and kept entirely out of Govt. account.
  14. When numbers of deposit are more than ten or total amount exceeds Rs. 1000 in a month, Treasury verification of the same is must.
  15. Government Cheque is valid for three months after the month of issue (SR 116).
  16. No money shall be drawn from Govt. account unless it requires for immediate disbursement (SR 229).
  17. The money received by Government shall be deposited into the Bank or Treasury within the next working day at the latest unless otherwise specified by the Government in terms of TR 7. No Officer is authorized to make expenditure out of departmental receipt except with the special sanction of the Govt. as defined in TR 7.
  18. Undisbursed amount of cash should be deposited to the Govt. account within three months from the date of encashment (GO No. 2388-F dated 09.03.1990).
  19. As soon as any defalcation, misappropriation of loss or shortage of stores, Government property or money is detected, the Head of Office/ DDO shall forthwith:
    • Report to higher authority.
    • Report to Finance Department.
    • Report to AG, West Bengal (in cash amount involved more than Rs. 200).
    • Lodge FIR with the police.

Reference: GO No. 12155-F dated 04.12.1990, Rule 39 – 42 of WBFR Vol – I, Appendix 2 of WBFR Vol – II, GO No. 2455(52)-F dated 08.05.1975.

 

=========================================================================================== 

নগদ বই রক্ষণাবেক্ষণ

WB FINANCE ( CLICK HERE)

 

  1. সমস্ত আর্থিক লেনদেন হওয়ার সাথে সাথে নগদ বইতে প্রবেশ করা উচিত (SR 31)।
  2. চেক/ড্রাফ্ট নগদ হিসাবে বিবেচনা করা উচিত। একই প্রাপ্তির সাথে সাথে নগদ বইয়ে লিখতে হবে। উল্লিখিত চেক/ড্রাফ্টের নগদকরণের তারিখ নগদ বইয়ে উল্লেখ করতে হবে।
  3. নগদ বই প্রতিদিন বন্ধ এবং ভারসাম্যপূর্ণ হওয়া উচিত। দিনের লেনদেনের পরে নগদ বইয়ের ভারসাম্য বজায় রেখে কোনো অবস্থাতেই কোনো কর্মকর্তার তার অফিস বন্ধ না করে লেনদেন চালিয়ে যাওয়া উচিত নয়। DDO-কে প্রতিদিন ক্যাশ বইয়ে চিত্র ও শব্দে ক্লোজিং ব্যালেন্সের পরিমাণ লিখতে হবে।
  4. DDO-এর উচিত নগদ বইয়ের সমস্ত এন্ট্রি মূল নথি সহ যাচাই করা। রসিদ বইয়ের কাউন্টারফয়েল, বিল রেজিস্টার, চেক রেজিস্টার, ভাউচার, পেমেন্ট রসিদ ইত্যাদি এবং নগদ বইয়ের মোট। DDO নগদ বইয়ের সঠিকতা সম্পর্কে সন্তুষ্ট হওয়ার জন্য প্রতিটি এন্ট্রির বিপরীতে শুরু করবে।
  5. নগদ বইয়ের ভারসাম্য প্রতিদিন ক্যাশ বইয়ের নীচে বা একটি পৃথক রেজিস্টারে বিশ্লেষণ করা উচিত যেখান থেকে DDO সহজেই বুঝতে পারে কতদিন টাকা বিতরণ করা হয়নি বা টাকা সরকারি অ্যাকাউন্টে জমা হয়নি।
  6. নগদ বইয়ে একবার করা একটি এন্ট্রি মুছে ফেলা বা ওভাররাইট করা কঠোরভাবে নিষিদ্ধ। কোনো ভুল ধরা পড়লে, ভুল এন্ট্রির মাধ্যমে কলম আঁকতে এবং লাইনের মাঝে লাল কালিতে সঠিকটি ঢোকিয়ে তা সংশোধন করতে হবে। DDO তার তারিখের আদ্যক্ষর দিয়ে প্রতিটি সংশোধন শুরু করবে।
  7. অফিস প্রধানের মাসের শেষে নগদ বইতে নগদ ব্যালেন্স যাচাই করতে হবে এবং তার তারিখযুক্ত স্বাক্ষর সহ নগদ প্রকৃত যাচাইকরণের ক্ষেত্রে একটি শংসাপত্র রেকর্ড করতে হবে।
  8. নগদ বইয়ের মেশিন পৃষ্ঠা নম্বর ব্যবহার করতে হবে। ক্যাশ বুক ব্যবহার করার আগে ডিডিও-কে নগদ বইয়ের পৃষ্ঠা নম্বর সম্পর্কে সন্তুষ্ট করতে হবে এবং প্রথম পৃষ্ঠায় নগদ বইয়ের প্রভাবের জন্য শংসাপত্র প্রদান করতে হবে।
  9. খালি রসিদ বইগুলো রসিদে স্বাক্ষর করার জন্য অনুমোদিত কর্মকর্তার নিরাপদ হেফাজতে রাখা হবে। রসিদ অফিস প্রধানের দ্বারা স্বাক্ষর করা উচিত বা তার অধীনস্থ অন্য কোন কর্মকর্তা স্বাক্ষর করার জন্য অনুমোদিত হতে পারে। (SR 36) যদি না অন্যথায় SR 41 এর শর্তে প্রণীত বিভাগীয় প্রবিধানে নির্ধারিত হয়।
  10. বিভাগীয় নগদ থেকে তৈরি কোনো অস্থায়ী অগ্রিম নগদ বইয়ে লিপিবদ্ধ করা উচিত। অগ্রিম রেকর্ড এবং তাদের সমন্বয়ের উদ্দেশ্যে নগদ বইতে কলাম রয়েছে। যেসব অফিসে অগ্রিমের মামলা রয়েছে, সেখানে অগ্রিম রেজিস্টার খোলাই ভালো।
  11. একটি অফিসে যেখানে ব্যাঙ্কিং প্রকৃতির একটি অ্যাকাউন্ট (পিএল অ্যাকাউন্ট) চালু আছে, সে উদ্দেশ্যে পৃথক ডাবল কলাম ক্যাশ বুক রাখা যেতে পারে। প্রতিটি দিনের মোট লেনদেন মূল নগদ বইয়ের নীচে রেকর্ড করা যেতে পারে। PL অ্যাকাউন্ট আর্থিক বছরের শেষ কার্যদিবসে বন্ধ করা উচিত, যদি বিশেষ সরকার দ্বারা অন্যথায় বলা না হয়। অর্ডার (SR 410)।
  12. প্রতিটি অফিসের জন্য শুধুমাত্র একটি নগদ বই থাকবে।
  13. সরকার যে অফিসার সরকারী অর্থ পরিচালনা করেন, অফিস প্রধানের বিশেষ অনুমোদন ব্যতীত, তাকে তার সরকারী ক্ষমতার অর্থেও পরিচালনা করার অনুমতি দেওয়া উচিত নয় যা সরকারের অন্তর্গত নয়। যখন সরকার এবং বেসরকারি অর্থ পরিচালনা করা হবে, একই আলাদা বাক্সে রাখতে হবে এবং অ-সরকারি লেনদেন করতে হবে। টাকা আলাদা আলাদা বইয়ে হিসাব করা উচিত এবং সম্পূর্ণভাবে সরকারের বাইরে রাখা উচিত। অ্যাকাউন্ট
  14. যখন জমার সংখ্যা দশের বেশি বা মোট পরিমাণ টাকা এক মাসে 1000, এর ট্রেজারি ভেরিফিকেশন আবশ্যক।
  15. সরকারি চেক ইস্যু করার মাস (SR 116) পরে তিন মাসের জন্য বৈধ।
  16. সরকারের কাছ থেকে কোনো টাকা নেওয়া হবে না। অবিলম্বে বিতরণের প্রয়োজন না হলে অ্যাকাউন্ট (SR 229)।
  17. সরকার কর্তৃক প্রাপ্ত অর্থটি পরবর্তী কার্যদিবসের মধ্যে ব্যাংক বা কোষাগারে জমা করা হবে যদি না সরকার TR 7 এর শর্তাবলীতে অন্যথায় নির্দিষ্ট করে থাকে। সরকার TR 7 এ সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে।
  18. সরকারের কাছে বিতরণ না করা নগদ পরিমাণ জমা করা উচিত। নগদকরণের তারিখ থেকে তিন মাসের মধ্যে অ্যাকাউন্ট (GO No. 2388-F তারিখ 09.03.1990 )।
  19. যত তাড়াতাড়ি কোনো খেলাপি, অপব্যবহার বা দোকান, সরকারি সম্পত্তি বা অর্থের ঘাটতি ধরা পড়ে, অফিসের প্রধান/ডিডিও অবিলম্বে:
    • উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের কাছে রিপোর্ট করুন।
    • অর্থ বিভাগে রিপোর্ট করুন।
    • এজি, পশ্চিমবঙ্গকে রিপোর্ট করুন (নগদ পরিমাণে 200 টাকার বেশি জড়িত)।
    • পুলিশের কাছে এফআইআর করুন।

রেফারেন্স: GO No. 12155-F তারিখ 04.12.1990, WBFR ভলিউম – I এর বিধি 39 – 42, WBFR ভলিউম – II এর পরিশিষ্ট 2, GO নং 2455(52)-F তারিখ 08.05.1975৷

 

©Kamaleshforeducation.in (2023)

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

error: Content is protected !!