Standard Operating Procedure (SOP) for Family Pension
| FINANCE DEPARTMENT |
| PENSION BRANCH |
| WRITERS’ BUILDINGS |
| BLOCK NO – IV, 2nd FLOOR |
| KOLKATA – 700 001 |
| No. 202-F(Pen) Dated, Kolkata, the 15th March, 2024 |
| MEMORANDUM |
| Subject: Standard operating procedure (SOP) for Family Pension. |
| The simplification of procedures to expedite disposal of Family Pension cases has been under active consideration of the Government. |
| The Governor is now pleased to lay down the following standard operating procedure to be followed by various authorities for settlement of family pension claims in respect of deceased Government employees. |
| A. Procedure to be followed by the claimant |
| The claimant shall apply to the office where the deceased Govt. employee was last serving. The claimant shall submit as enclosure the following documents: |
| (a) In case of Family Pension claimed by the spouse: |
| If spouse of the deceased employee has been co-authorised for family pension in the PPO, the spouse shall apply to the treasury/bank (as the case may be) from where pension was drawn against the PPO issued to the deceased pensioner with intimation to the Bank concerned along with death registration certificate and P.P.O. Thereafter, the Treasury/ Bank (as the case may be) shall do the needful for payment of Family Pension to the family pensioner. |
| If the employee died in harness, the spouse will apply in plain paper to the P.S.A. along with necessary documents required as per extant norms. |
| (b) In case of claim by unmarried/ divorced/ widowed daughters of the deceased employee: |
| An application on plain paper for the claim of family pension is to be made before the PSA along with the following documents: |
| 1) An original application of claim for family pension should be made on plain paper of the Claimant who will have to apply to the Head of Office where her deceased father/ mother served at the time of retirement and duly authenticated by the Pension Sanctioning Authority. |
| 2) Original Annexure ‘A’ duly filled in (4 Copies), (in Kolkata Municipal area) |
| 3) Original Annexure-II (4 Copies) duly filled in and countersigned by the P.S.A. (containing signature of two persons as witness and two attestations by competent authority) |
| 4) Original Annexure-III (4 Copies) duly filled in. |
| 5) Passport size photographs (4 Copies) duly attested, in four separate Sheets. (The attestation of the Photographs of the Claimant is required to be in such a manner that the signature of attesting officer with seal should be affixed with the photographs.) |
| 6) Four slips each bearing three (3) Specimen Signature of the Claimant duly attested, in four separate Sheets. |
| 7) Current original (not older than six months) income certificate in favour of the claimant with marital status from a Gazetted Officer of Central or State Govt. belonging to Gr. ‘A’ service (other than concerned P.S.A./ Head of Office/ any other officer of the respective Department/ Directorate/ Office from where the concerned employee retired/ deceased) in his own capacity and responsibility. |
| The name of the Ex-Govt. Employee and the relation between him/her & the claimant must be mentioned in the certificate. |
| Full name, official seal and official address with pin code of the official concerned must be mentioned in the income certificate. |
| 8) A certificate by the P.S.A./ Head of Office to the effect that “there is no other recipient of family pension of the deceased Govt., employee i.e. minor son/ daughters, physically handicapped sons/ daughters of the family” to claim family pension other than the claimant. |
| 9) List of family members of the deceased Govt. employee indicating their Date of Birth, sex, occupation, income and marital status duly authenticated by any Group A officer other than P.S.A. |
| 10) Original Service Book of the concerned Govt. Employee. If Service Book is not available a certificate by P.S.A./ Head of Office to the effect that “Service Book of the concerned Govt. Employee cannot be traced out in spite of thorough search and it is certified that the case will not be submitted again in future” is to be submitted. |
| 11) Attested copy of P.P.O. of deceased Govt. Employee. (If P.P.O. is already issued in favour of Govt. Employee) |
| 12) Attested copy of death certificate of the deceased Govt. employee duly certified by the Registrar, Birth and Death. |
| 13) Attested copy of death certificate of spouse of deceased Govt. employee duly certified by the Registrar, Birth and Death. |
| 14) Attested copy of age proof certificate of the Claimant. (School Leaving/ Admit Card of any recognised board or council/ Birth Certificate/ AADHAR/ Passport/ PAN etc.) |
| 15) Attested copy of Address proof document of the Claimant, i.e. Voter Identity card, Ration card, Aadhaar card etc. |
| 16) Attested copy of death certificate of deceased husband of the Claimant duly certified by the Registrar, Birth and Death, (in case of Widow Daughter) |
| 17) Attested copy of Divorce Certificate issued by the Court of Law. (in case of Divorced Daughter). |
| 18) Name of the deceased husband of the Claimant duly certified by the P.S.A. (in case of Widow Daughter) |
| 19) An original affidavit made by the Claimant, before Ld. 1st Class Magistrate regarding Declaration of family pension. (Affidavit from Notary Public would not be accepted.) |
| B. Procedure to be followed by the PSA |
| 1. The PSA will examine and process the case within two (2) weeks of receipt of the claim and forward to the Principal Accountant General (A&E), West Bengal, with documents required in terms of Memo. No. 100-F(Pen) dt. 28.02.2022 read with Memo. No. 732-F(Pen) dt 12.11.2008 for issuance of Family Pension Payment Order (FPPO) in favour of the claimant. |
| 2. If it is a pre-deceased case of family pension, |
| (i) the PSA will examine and process the case of family pension within 2 weeks of receipt of the claim as per memo. no. 830-F(Pen) dt 20.09.2010 with documents required in terms of memo. no. 100-F(Pen) dt 28.02.2022 read with no. 732-F( Pen) dt 12.11.2008 and forward the same to the Administrative Department in terms of memo. no. 400-F(Pen) dt 03.05.2023. |
| (ii) The Administrative Department will examine and forward such cases to Finance Department, Pension Branch within two weeks from receipt of the same for necessary concurrence in terms of memo. no. 400-F(Pen) dt 03.05.2023. |
| (iii) The Finance Department (Pension Branch) shall examine the case and issue necessary concurrence within 10 working days subject to the fulfilment of the criteria. |
| (iv) The Administrative Department will then forward the same to the PSA within two weeks from the date of receipt. |
| (v) The PSA, on receipt of the documents, from the Administrative Department, shall forward the matter with Sanctioned Order to the Principal Accountant General (A&E), West Bengal, within 2 weeks. |
| (vi) The Pr. A.G.(A&E), WB, will process the claim of family pension and issue Family Pension Payment Order (FPPO) in favour of the claimant subject to the fulfilment of necessary criteria. |
| C. This is issued in addendum to the order no. 100-F(Pen) dated 28.02.2022. |
Sd/- Dr. Manoj Pant
Additional Chief Secretary to the
Govt of West Bengal
DOWNLOAD OREDR COPY ;-
No. 202-F dated 15.03.2024, Source
SOURCE–WBXPRESS
================================================================================================================
পারিবারিক পেনশনের জন্য স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং প্রসিডিউর (SOP)
পশ্চিমবঙ্গ সরকারের অর্থ
বিভাগ
পেনশন শাখা
লেখকদের বিল্ডিং
ব্লক নং – IV, দ্বিতীয় তলা
কলকাতা – 700 001
নং 202-এফ(পেন) তারিখ, কলকাতা, 15ই মার্চ, 2024
স্মারকলিপি
বিষয়: পারিবারিক পেনশনের জন্য স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি (এসওপি)।
পারিবারিক পেনশন মামলা দ্রুত নিষ্পত্তির জন্য পদ্ধতির সরলীকরণ সরকারের সক্রিয় বিবেচনাধীন রয়েছে।
গভর্নর এখন মৃত সরকারি কর্মচারীদের পারিবারিক পেনশন দাবির নিষ্পত্তির জন্য বিভিন্ন কর্তৃপক্ষ দ্বারা অনুসরণ করা নিম্নোক্ত স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি নির্ধারণ করতে পেরে খুশি।
A. দাবিদার দ্বারা অনুসরণ করা পদ্ধতি৷
দাবীকারীকে সেই অফিসে আবেদন করতে হবে যেখানে মৃত সরকার। কর্মচারী শেষ সেবা ছিল. দাবিদার নিম্নলিখিত নথি ঢের হিসাবে জমা দিতে হবে:
(ক) পত্নী কর্তৃক দাবিকৃত পারিবারিক পেনশনের ক্ষেত্রে:
- যদি মৃত কর্মচারীর পত্নীকে PPO-তে পারিবারিক পেনশনের জন্য সহ-অনুমোদিত করা হয়, তাহলে স্বামী/স্ত্রী সেই ট্রেজারি/ব্যাঙ্কে (যেমনটা হতে পারে) আবেদন করবেন যেখান থেকে মৃত পেনশনভোগীকে দেওয়া PPO-এর বিরুদ্ধে পেনশন নেওয়া হয়েছিল মৃত্যু নিবন্ধন শংসাপত্র এবং পিপিও সহ সংশ্লিষ্ট ব্যাঙ্ক তারপরে, ট্রেজারি/ব্যাঙ্ক (যেমনটি হতে পারে) পারিবারিক পেনশনভোগীকে পারিবারিক পেনশন প্রদানের জন্য প্রয়োজনীয় কাজ করবে৷
- কর্মচারীর মৃত্যু হলে, স্বামী/স্ত্রী বর্তমান নিয়ম অনুযায়ী প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সহ PSA-তে সাধারণ কাগজে আবেদন করবেন।
(খ) মৃত কর্মচারীর অবিবাহিত/তালাকপ্রাপ্ত/বিধবা কন্যাদের দাবির ক্ষেত্রে:
পারিবারিক পেনশনের দাবির জন্য সাধারণ কাগজে একটি আবেদন নিম্নলিখিত নথি সহ PSA-এর আগে করতে হবে:
1) পারিবারিক পেনশনের দাবির একটি আসল আবেদন দাবিকারীর সরল কাগজে করা উচিত যাকে অফিসের প্রধানের কাছে আবেদন করতে হবে যেখানে তার মৃত বাবা/মা অবসর গ্রহণের সময় কাজ করেছিলেন এবং পেনশন অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষ দ্বারা যথাযথভাবে প্রমাণীকৃত।
2) মূল অ্যানেক্সার ‘A’ যথাযথভাবে পূরণ করা হয়েছে (4 কপি), (কলকাতা পৌর এলাকায়)
3) মূল অ্যানেক্সার-II (4 কপি) পিএসএ দ্বারা যথাযথভাবে পূরণ করা এবং প্রতিস্বাক্ষর করা (সাক্ষী হিসাবে দুই ব্যক্তির স্বাক্ষর এবং উপযুক্ত কর্তৃপক্ষের দ্বারা দুটি প্রত্যয়ন সহ)
4) মূল অ্যানেক্সার-III (4 কপি) যথাযথভাবে পূরণ করা।
5) পাসপোর্ট আকারের ছবি (4 কপি) চারটি পৃথক শীটে যথাযথভাবে সত্যায়িত। (দাবীকারীর ফটোগ্রাফের প্রত্যয়ন এমনভাবে হতে হবে যাতে সিলসহ সত্যায়িত কর্মকর্তার স্বাক্ষর ছবির সাথে লাগানো থাকে।)
6) চারটি স্লিপ যার প্রতিটিতে তিনটি (3) দাবিদারের নমুনা স্বাক্ষর যথাযথভাবে প্রত্যয়িত, চারটি পৃথক শীটে।
7) কেন্দ্রীয় বা রাজ্য সরকারের গেজেটেড অফিসারের কাছ থেকে বৈবাহিক অবস্থা সহ দাবিদারের পক্ষে বর্তমান আসল (ছয় মাসের বেশি পুরানো নয়) আয়ের শংসাপত্র। Gr এর অন্তর্গত ‘ক’ পরিষেবা (সংশ্লিষ্ট পিএসএ/ অফিস প্রধান ব্যতীত/ সংশ্লিষ্ট বিভাগ/ অধিদপ্তর/ অফিসের অন্য কোনো কর্মকর্তা যেখান থেকে সংশ্লিষ্ট কর্মচারী অবসর গ্রহণ করেছেন/ মৃত) তার নিজের ক্ষমতা এবং দায়িত্বে।
প্রাক্তন সরকারের নাম। কর্মচারী এবং তার/তার এবং দাবিদারের মধ্যে সম্পর্ক অবশ্যই শংসাপত্রে উল্লেখ করতে হবে।
আয়ের শংসাপত্রে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার পিন কোডসহ পুরো নাম, অফিসিয়াল সিল এবং অফিসিয়াল ঠিকানা অবশ্যই উল্লেখ করতে হবে।
8) পারিবারিক পেনশন দাবি করার জন্য PSA/ অফিস প্রধানের দ্বারা একটি শংসাপত্র যে “মৃত সরকারের পারিবারিক পেনশনের অন্য কোন প্রাপক নেই, কর্মচারী অর্থাৎ নাবালক পুত্র/কন্যা, পরিবারের শারীরিকভাবে প্রতিবন্ধী পুত্র/কন্যা” দাবিদার ছাড়া অন্য।
9) মৃত সরকারের পরিবারের সদস্যদের তালিকা। কর্মচারী তাদের জন্মতারিখ, লিঙ্গ, পেশা, আয় এবং বৈবাহিক অবস্থা নির্দেশ করে PSA ব্যতীত অন্য কোন গ্রুপ A অফিসার দ্বারা যথাযথভাবে প্রমাণীকৃত
10) সংশ্লিষ্ট সরকারের মূল পরিষেবা বই । কর্মচারী। যদি পরিষেবা বই পাওয়া না যায় তাহলে PSA/ অফিসের প্রধানের দ্বারা একটি শংসাপত্র পাওয়া যায় যে “সংশ্লিষ্ট সরকারের পরিষেবা বই। পুঙ্খানুপুঙ্খ অনুসন্ধানের পরেও কর্মচারীকে খুঁজে পাওয়া যাচ্ছে না এবং এটি প্রত্যয়িত হয় যে ভবিষ্যতে আর মামলাটি জমা দেওয়া হবে না” জমা দিতে হবে।
11) মৃত সরকারের PPO এর সত্যায়িত কপি। কর্মচারী। (যদি PPO ইতিমধ্যেই সরকারি কর্মচারীর অনুকূলে জারি করা হয়)
12) মৃত সরকারের মৃত্যু শংসাপত্রের সত্যায়িত কপি। রেজিস্ট্রার, জন্ম ও মৃত্যু দ্বারা যথাযথভাবে প্রত্যয়িত কর্মচারী।
13) মৃত সরকারের পত্নীর মৃত্যু শংসাপত্রের সত্যায়িত অনুলিপি। রেজিস্ট্রার, জন্ম ও মৃত্যু দ্বারা যথাযথভাবে প্রত্যয়িত কর্মচারী।
14) দাবিদার বয়স প্রমাণ শংসাপত্রের সত্যায়িত কপি। (স্কুল ছেড়ে যাওয়া/যেকোনো স্বীকৃত বোর্ড বা কাউন্সিলের প্রবেশপত্র/জন্ম শংসাপত্র/আধার/পাসপোর্ট/প্যান ইত্যাদি)
15) দাবিদারের ঠিকানা প্রমাণ নথির সত্যায়িত কপি, যেমন ভোটার আইডেন্টিটি কার্ড, রেশন কার্ড, আধার কার্ড ইত্যাদি।
16) দাবিদারের মৃত স্বামীর মৃত্যু শংসাপত্রের সত্যায়িত অনুলিপি নিবন্ধক, জন্ম ও মৃত্যু, (বিধবা কন্যার ক্ষেত্রে) দ্বারা যথাযথভাবে প্রত্যয়িত
17) আইন আদালত কর্তৃক প্রদত্ত বিবাহবিচ্ছেদ শংসাপত্রের সত্যায়িত অনুলিপি। (তালাকপ্রাপ্ত কন্যার ক্ষেত্রে)।
18) PSA দ্বারা যথাযথভাবে প্রত্যয়িত দাবিদারের মৃত স্বামীর নাম (বিধবা কন্যার ক্ষেত্রে)
19) Ld এর আগে দাবিকারীর দ্বারা তৈরি একটি আসল হলফনামা। পারিবারিক পেনশন ঘোষণা সংক্রান্ত ১ম শ্রেণীর ম্যাজিস্ট্রেট। (নোটারী পাবলিক থেকে হলফনামা গ্রহণ করা হবে না।)
B. PSA দ্বারা অনুসরণ করা পদ্ধতি
1. পিএসএ দাবি প্রাপ্তির দুই (2) সপ্তাহের মধ্যে মামলাটি পরীক্ষা করবে এবং প্রক্রিয়া করবে এবং মেমোর শর্তাবলীতে প্রয়োজনীয় নথি সহ প্রিন্সিপাল অ্যাকাউন্ট্যান্ট জেনারেল (A&E), পশ্চিমবঙ্গের কাছে পাঠাবে। নং 100-F(পেন) dt. 28.02.2022 মেমো সহ পড়ুন। নং 732-F(পেন) dt 12.11.2008 দাবিদারের পক্ষে ফ্যামিলি পেনশন পেমেন্ট অর্ডার (FPPO) জারি করার জন্য।
2. যদি এটি পারিবারিক পেনশনের প্রাক-মৃত মামলা হয়,
(i) পিএসএ মেমো অনুসারে দাবি পাওয়ার 2 সপ্তাহের মধ্যে পারিবারিক পেনশনের ক্ষেত্রে পরীক্ষা করবে এবং প্রক্রিয়া করবে। না 830-F(পেন) dt 20.09.2010 মেমোর ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয় নথি সহ। না 100-F(পেন) dt 28.02.2022 নম্বর সহ পড়ুন। 732-F(পেন) dt 12.11.2008 এবং মেমোর পরিপ্রেক্ষিতে প্রশাসনিক বিভাগে প্রেরণ করুন। না 400-F(পেন) dt 03.05.2023
(ii) প্রশাসনিক বিভাগ মেমোর শর্তাবলীতে প্রয়োজনীয় সম্মতির জন্য একই প্রাপ্তির পর থেকে দুই সপ্তাহের মধ্যে অর্থ বিভাগ, পেনশন শাখায় এই ধরনের মামলাগুলি পরীক্ষা করবে এবং প্রেরণ করবে। না 400-F(পেন) dt 03.05.2023
(iii) অর্থ বিভাগ (পেনশন শাখা) মামলাটি পরীক্ষা করবে এবং মানদণ্ড পূরণ সাপেক্ষে 10 কার্যদিবসের মধ্যে প্রয়োজনীয় সম্মতি প্রদান করবে।
(iv) প্রশাসনিক বিভাগ তারপর প্রাপ্তির তারিখ থেকে দুই সপ্তাহের মধ্যে PSA-তে পাঠাবে।
(v) PSA, প্রশাসনিক বিভাগ থেকে নথি প্রাপ্তির পরে, 2 সপ্তাহের মধ্যে, পশ্চিমবঙ্গের প্রধান হিসাবরক্ষক জেনারেল (A&E), পশ্চিমবঙ্গের কাছে অনুমোদিত আদেশ সহ বিষয়টি পাঠাবে৷
(vi) প্র. AG(A&E), WB, পারিবারিক পেনশনের দাবি প্রক্রিয়া করবে এবং প্রয়োজনীয় মানদণ্ড পূরণ সাপেক্ষে দাবিদারের পক্ষে ফ্যামিলি পেনশন পেমেন্ট অর্ডার (FPPO) জারি করবে।
C. এটি আদেশ নং এর সংযোজনে জারি করা হয়েছে। 100-F(পেন) তারিখ 28.02.2022।
এসডি/- ড. মনোজ পন্ত পশ্চিমবঙ্গ সরকারের
অতিরিক্ত মুখ্য সচিব
DOWNLOAD OREDR COPY ;-
No. 202-F dated 15.03.2024, Source
SOURCE–WBXPRESS