Control and Management of GPF (Group D Employees)

Finance Department
Audit Branch

No: 734-F(J)W.B. Dated:- 28.02.2018.

NOTIFICATION

Sub:- Change in control and management of General Provident Fund of Group D employees of the State

At present, the General Provident Fund (GPF) Accounts of the State Government Employees of Group A, B and C are maintained by the Accountant General, West Bengal and the General Provident Fund (GPF) Accounts of the Group D State Government Employees are maintained by their respective Head of Office. Since the General Provident Fund (GPF) Accounts are not maintained on any online platform, status of the GPF Account, i.e. balance, outstanding loan, recovery, nominations etc are not available to employees as well as the Head of Office on real-time basis.

Since the rollout of IFMS across the State, the State Government has been contemplating maintenance of the General Provident Fund (GPF) Accounts in IFMS under the supervision of a centralised office to enhance the transparency and accuracy in management of GPF Accounts and to provide employees real time access to their GPF Accounts. Therefore, to extend such facilities to Government employees of the State, a dedicated GPF module has been developed in IFMS.

Now, the Governor is pleased to decide the rollout of the said Online GPF module for the Group D State Government employees. Accordingly, as a prerequisite, the GPF balances of the employees are to be recorded in IFMS in the following manner:-

1. Opening Balance standing to the credit of the GPF Accounts of the Group D employees as on 01/04/2018 are to be entered online in GPF Module by the Head of Offices on the basis of manual GPF register maintained at their end. However, opening balance as on 01/04/2018 may also be entered by the Group D employees themselves by using their own user credentials, i.e. the login ID/Unique ID and password created by them for ESS in IFMS Portal, on the basis of GPF Account Statement to be issued by respective Head of Office for the financial year 2017-18.
2. The opening balances as on 01.04.2018 are to be entered only in respect of those Group D employees who will be in service on or after 01.04.2018.
3. The balances entered as per Serial No. 1 in whatever manner as above are to be approved by the respective Head of Office. GPF balances as on 01/04/2018 can be approved only by using Digital Signature Certificate (DSC). In case of not having a DSC at present, procurement and use of DSC will be guided by G.O. No. 6138-F(Y) dated- 28.11.2016 read with G.O No. 5209-F(Y) dated- 22.08.2017.
4. Once approved, the Head of Office shall arrange to send signed hard copies of the list of employees for whom opening balance has been approved in the format as given in Annexure I (to be generated from system) to the Director, Directorate of Pension, Provident Fund and Group Insurance, West Bengal, Purta Bhavan, 2nd Floor, Salt Lake, Kolkata-700091. Annexure-I shall be accompanied by GPF Accounts Statements for the financial year 2017-18 for Group D employees in the format given in Annexure II as to be prepared from manual records maintained by the Head of Office.
5. On receipt of Annexure I and II from the Offices, Directorate of Pension, Provident Fund and Group Insurance, West Bengal shall approve the balances on the basis of Annexure-I & II. In case of any discrepancy in between Annexure I and II, the balances may not be accepted and the Head of Offices shall have to re-initiate the process as stated in serial no. 1-4 above afresh for such employees.
6. The Head of Offices shall update the manual GPF registers of Group D employees within March, 2018 and issue the Accounts Statement to the Group D employees after crediting interest for the Financial Year 2017-18 within 09.04.2018.
7. The Head of Offices shall discontinue to maintain manual GPF register from 1st April, 2018. The manual register for maintenance of GPF Accounts of Group D employees’ updated upto March, 2018 shall be permanently preserved in the respective Heads of Offices.
8. Claim for final payment of GPF money of the Group D employees arising due to retirement, resignation, death or otherwise on or after 01.04.2018 shall be made as per the authority to be issued by Directorate of Pension, Provident Fund and Group Insurance, West Bengal against submission of online sanction in Form 10A/ 10B, as the case may be.
9. Henceforth, Unique Id generated in the Human Resource Management System (HRMS) shall be treated as the GPF Account Number for the Group D Employees and the Heads of Offices need not allot any separate GPF Account Number to the new entrants.
10. Approval of balances of all Group D employees by the Heads of Offices shall be completed within 20/04/2018 and the documents as mentioned in serial no. 4 shall be sent to the Directorate of Pension, Provident Fund and Group Insurance, West Bengal within 27/04/2018 without fail.
11. The user manual for GPF module and registration of DSC is available under the ‘Guidelines’ tab of the IFMS portal.
12. The Head of Office shall cease to maintain GPF Accounts of Group D employees from the Financial Year 2018-19 and the Director of Pension, Provident Fund and Group Insurance, West Bengal shall maintain the GPF Accounts for Group D employees with effect from Financial Year 2018-19. Director of Pension, Provident Fund and Group Insurance, West Bengal shall initiate necessary actions which are pre-requisite to such switchover with effect from 01/04/2018.
13. This order will take immediate effect and shall cover employees having HRMS unique Id only. Employees posted in deputation and not having unique Id in HRMS shall not be brought into the purview of this Online GPF module at present. Maintenance of the GPF accounts in respect of the Group D employees posted in deputation shall continue to be maintained as per existing process until further order.
14. Necessary amendments in The General Provident Fund (West Bengal Services) Rules’ will be made in due course.

Sd/- H.K. Dwivedi
Additional Chief Secretary
to the Government of West Bengal

DOWNLOAD ORDER COPY:-

DOWNLOAD  LINK-1

DOWNLOAD  LINK-2

No. 734-F dated 28.02.2018, Source

পশ্চিমবঙ্গ সরকারের
অর্থ বিভাগ
অডিট শাখা

নং: 734-F(J)WB তারিখ:- 28.02.2018।

বিজ্ঞপ্তি

উপ:- রাজ্যের গ্রুপ ডি কর্মচারীদের সাধারণ ভবিষ্য তহবিলের নিয়ন্ত্রণ ও পরিচালনায় পরিবর্তন

বর্তমানে, গ্রুপ A, B এবং C-এর রাজ্য সরকারি কর্মচারীদের সাধারণ ভবিষ্য তহবিল (GPF) অ্যাকাউন্টগুলি পশ্চিমবঙ্গের অ্যাকাউন্ট্যান্ট জেনারেল দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় এবং গ্রুপ D রাজ্য সরকারি কর্মচারীদের সাধারণ ভবিষ্য তহবিল (GPF) অ্যাকাউন্টগুলি রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়। তাদের নিজ নিজ অফিস প্রধান দ্বারা। যেহেতু সাধারণ ভবিষ্য তহবিল (GPF) অ্যাকাউন্টগুলি কোনও অনলাইন প্ল্যাটফর্মে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় না, তাই GPF অ্যাকাউন্টের স্থিতি, যেমন ব্যালেন্স, বকেয়া ঋণ, পুনরুদ্ধার, নমিনেশন ইত্যাদি কর্মচারীদের পাশাপাশি অফিস প্রধানের কাছে রিয়েল-টাইম ভিত্তিতে উপলব্ধ নয়। .

রাজ্য জুড়ে IFMS চালু হওয়ার পর থেকে, রাজ্য সরকার GPF অ্যাকাউন্টগুলির পরিচালনায় স্বচ্ছতা এবং নির্ভুলতা বাড়াতে এবং কর্মীদের প্রকৃত অর্থ প্রদানের জন্য একটি কেন্দ্রীয় অফিসের তত্ত্বাবধানে IFMS-এ সাধারণ ভবিষ্য তহবিল (GPF) অ্যাকাউন্টগুলির রক্ষণাবেক্ষণের কথা ভাবছে। তাদের জিপিএফ অ্যাকাউন্টে সময় অ্যাক্সেস। তাই, রাজ্যের সরকারি কর্মচারীদের এই ধরনের সুবিধাগুলি প্রসারিত করার জন্য, IFMS-এ একটি ডেডিকেটেড GPF মডিউল তৈরি করা হয়েছে।

এখন, রাজ্যপাল গ্রুপ ডি রাজ্য সরকারী কর্মচারীদের জন্য উল্লিখিত অনলাইন জিপিএফ মডিউল চালু করার সিদ্ধান্ত নিতে পেরে খুশি। তদনুসারে, পূর্বশর্ত হিসাবে, কর্মচারীদের জিপিএফ ব্যালেন্সগুলি নিম্নলিখিত পদ্ধতিতে IFMS-এ রেকর্ড করতে হবে:-

1. 01/04/2018 তারিখে গ্রুপ D কর্মীদের GPF অ্যাকাউন্টের ক্রেডিট হিসাবে খোলার ব্যালেন্স তাদের শেষে রক্ষিত ম্যানুয়াল GPF রেজিস্টারের ভিত্তিতে অফিসের প্রধানকে GPF মডিউলে অনলাইনে প্রবেশ করাতে হবে। যাইহোক, 01/04/2018 তারিখে ওপেনিং ব্যালেন্স গ্রুপ ডি কর্মচারীরাও তাদের নিজস্ব ব্যবহারকারীর শংসাপত্র ব্যবহার করে প্রবেশ করতে পারে, যেমন লগইন আইডি/ইউনিক আইডি এবং পাসওয়ার্ড IFMS পোর্টালে ESS-এর জন্য তৈরি করা হয়েছে। GPF অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট 2017-18 আর্থিক বছরের জন্য সংশ্লিষ্ট অফিস প্রধান দ্বারা জারি করা হবে।
2. 01.04.2018 তারিখের ওপেনিং ব্যালেন্সগুলি শুধুমাত্র সেই সমস্ত গ্রুপ ডি কর্মচারীদের ক্ষেত্রে লিখতে হবে যারা 01.04.2018 তারিখে বা তার পরে চাকরিতে থাকবেন৷
3. ক্রমিক নং 1 অনুযায়ী উপরে যে পদ্ধতিতে প্রবেশ করানো ব্যালেন্সগুলি সংশ্লিষ্ট অফিসের প্রধান কর্তৃক অনুমোদিত হতে হবে। 01/04/2018 তারিখের GPF ব্যালেন্স শুধুমাত্র ডিজিটাল স্বাক্ষর সার্টিফিকেট (DSC) ব্যবহার করে অনুমোদিত হতে পারে। বর্তমানে একটি DSC না থাকলে, DSC-এর সংগ্রহ ও ব্যবহার GO নং 6138-F(Y) তারিখ- 28.11.2016 দ্বারা নির্দেশিত হবে GO নং 5209-F(Y) তারিখ- 22.08.2017 এর সাথে পঠিত ।
4. একবার অনুমোদিত হলে, অফিসের প্রধান কর্মচারীদের তালিকার স্বাক্ষরিত হার্ড কপি পাঠানোর ব্যবস্থা করবেন যাদের জন্য ওপেনিং ব্যালেন্সটি অ্যানেক্সার I (সিস্টেম থেকে তৈরি করা হবে) ডিরেক্টর, ডিরেক্টরেট অফ পেনশন, প্রভিডেন্টের কাছে দেওয়া বিন্যাসে অনুমোদিত হয়েছে। তহবিল ও গোষ্ঠী বীমা, পশ্চিমবঙ্গ, পূর্ত ভবন, দ্বিতীয় তলা, সল্টলেক, কলকাতা-700091। অ্যানেক্সার-I-এর সাথে গ্রুপ ডি কর্মীদের জন্য 2017-18 আর্থিক বছরের জন্য GPF অ্যাকাউন্টের স্টেটমেন্ট থাকবে যা পরিশিষ্ট II- তে দেওয়া ফর্ম্যাটে অফিসের প্রধানের দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা ম্যানুয়াল রেকর্ড থেকে প্রস্তুত করা হবে।
5. অফিস, পেনশন অধিদপ্তর, ভবিষ্য তহবিল এবং গ্রুপ ইন্স্যুরেন্স, পশ্চিমবঙ্গ থেকে অ্যানেক্সার I এবং II প্রাপ্তির পরে, অ্যানেক্সার-I এবং II-এর ভিত্তিতে ব্যালেন্সগুলি অনুমোদন করবে৷ অ্যানেক্সার I এবং II-এর মধ্যে কোনও অমিলের ক্ষেত্রে, ব্যালেন্সগুলি গ্রহণ করা যাবে না এবং অফিসের প্রধানকে ক্রমিক নং-এ বর্ণিত প্রক্রিয়াটি পুনরায় আরম্ভ করতে হবে৷ 1-4 এই ধরনের কর্মীদের জন্য নতুন করে উপরে.
6. অফিসের প্রধানরা মার্চ, 2018-এর মধ্যে গ্রুপ ডি কর্মীদের ম্যানুয়াল GPF রেজিস্টার আপডেট করবেন এবং 09.04.2018-এর মধ্যে আর্থিক বছরের 2017-18-এর জন্য সুদ জমা দেওয়ার পরে গ্রুপ ডি কর্মীদের অ্যাকাউন্ট স্টেটমেন্ট জারি করবেন৷
7. অফিসের প্রধান 1লা এপ্রিল, 2018 থেকে ম্যানুয়াল GPF রেজিস্টার বজায় রাখা বন্ধ করে দেবেন৷ মার্চ, 2018 পর্যন্ত আপডেট করা গ্রুপ D কর্মীদের জিপিএফ অ্যাকাউন্টগুলির রক্ষণাবেক্ষণের জন্য ম্যানুয়াল রেজিস্টার সংশ্লিষ্ট অফিসের প্রধানগুলিতে স্থায়ীভাবে সংরক্ষিত থাকবে৷
8. 01.04.2018 তারিখে বা তার পরে অবসর গ্রহণ, পদত্যাগ, মৃত্যু বা অন্যথায় উদ্ভূত গ্রুপ D কর্মচারীদের GPF অর্থের চূড়ান্ত অর্থ প্রদানের দাবি পেনশন, ভবিষ্য তহবিল এবং গ্রুপ বীমা, পশ্চিমের অধিদপ্তর দ্বারা জারি করা কর্তৃপক্ষ অনুসারে করা হবে। বেঙ্গল ফর্ম 10A/10B-তে অনলাইন অনুমোদন জমা দেওয়ার বিরুদ্ধে, যেমনটি হতে পারে।
9. অতঃপর, হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (HRMS)-এ উত্পন্ন অনন্য আইডি গ্রুপ ডি কর্মচারীদের জন্য GPF অ্যাকাউন্ট নম্বর হিসাবে গণ্য হবে এবং অফিসের প্রধানদের নতুন প্রবেশকারীদের জন্য আলাদা GPF অ্যাকাউন্ট নম্বর বরাদ্দ করতে হবে না।
10. অফিস প্রধানদের দ্বারা সমস্ত গ্রুপ ডি কর্মচারীদের ব্যালেন্সের অনুমোদন 20/04/2018 এর মধ্যে সম্পন্ন করা হবে এবং ক্রমিক নং-এ উল্লিখিত নথিগুলি। 4 পেনশন, ভবিষ্য তহবিল এবং গোষ্ঠী বীমা, পশ্চিমবঙ্গের 27/04/2018-এর মধ্যে ব্যর্থ না হয়ে অধিদপ্তরে পাঠানো হবে।
11. GPF মডিউল এবং DSC নিবন্ধনের জন্য ব্যবহারকারীর ম্যানুয়াল IFMS পোর্টালের ‘নির্দেশিকা’ ট্যাবের অধীনে উপলব্ধ।
12. অফিসের প্রধান আর্থিক বছর 2018-19 থেকে গ্রুপ ডি কর্মীদের GPF অ্যাকাউন্টগুলি বজায় রাখা বন্ধ করে দেবেন এবং পেনশন, ভবিষ্য তহবিল এবং গ্রুপ বীমা পরিচালক, পশ্চিমবঙ্গ আর্থিক বছর 2018 থেকে কার্যকরী গ্রুপ ডি কর্মীদের জন্য GPF অ্যাকাউন্টগুলি বজায় রাখবেন৷ -19। পেনশন, ভবিষ্য তহবিল এবং গ্রুপ ইন্স্যুরেন্সের পরিচালক, পশ্চিমবঙ্গ প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি শুরু করবেন যা 01/04/2018 থেকে এই ধরনের সুইচওভারের জন্য প্রাক-প্রয়োজনীয়৷
13. এই আদেশ অবিলম্বে কার্যকর হবে এবং শুধুমাত্র HRMS অনন্য আইডি থাকা কর্মচারীদের কভার করবে। ডেপুটেশনে পোস্ট করা এবং HRMS-এ অনন্য আইডি না থাকা কর্মচারীদের বর্তমানে এই অনলাইন GPF মডিউলের আওতায় আনা হবে না। ডেপুটেশনে পোস্ট করা গ্রুপ ডি কর্মচারীদের ক্ষেত্রে জিপিএফ অ্যাকাউন্টের রক্ষণাবেক্ষণ পরবর্তী আদেশ না হওয়া পর্যন্ত বিদ্যমান প্রক্রিয়া অনুযায়ী বজায় রাখা হবে।
14. দ্য জেনারেল প্রভিডেন্ট ফান্ড (ওয়েস্ট বেঙ্গল সার্ভিসেস) রুলস’-এ প্রয়োজনীয় সংশোধনগুলি যথাসময়ে করা হবে।

এসডি/- এইচ কে দ্বিবেদী পশ্চিমবঙ্গ সরকারের
অতিরিক্ত মুখ্য সচিব

SOURCE-WBXPRESS